Wissensmanagement (Knowledge Management) umfasst alle strategischen und operativen Maßnahmen, die darauf abzielen, das intellektuelle Kapital einer Organisation systematisch zu erfassen, zu strukturieren, zu verteilen und nutzbar zu machen. Es betrachtet Wissen als entscheidende Ressource, die aktiv bewirtschaftet werden muss, um Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Das Konzept geht weit über die reine Bereitstellung von IT-Systemen hinaus. Es verbindet Organisation, Mensch und Technik, um sicherzustellen, dass vorhandenes Know-how nicht in Köpfen einzelner isoliert bleibt, sondern der gesamten Organisation zur Verfügung steht. Ziel ist es, die „kollektive Intelligenz“ des Unternehmens zu steigern und den Wissensverlust bei Mitarbeiterfluktuation zu verhindern.
Die zwei Dimensionen des Wissens
Eine der größten Herausforderungen im Wissensmanagement ist die unterschiedliche Natur von Informationen. Man unterscheidet zwei Hauptkategorien:
Explizites Wissen
Dies sind Informationen, die sich leicht in Worte, Zahlen oder Formeln fassen lassen. Sie können in Dokumenten, Datenbanken, Handbüchern oder Prozessbeschreibungen gespeichert und digital verarbeitet werden. Die Verwaltung dieses Wissens ist die Domäne von Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
Implizites Wissen (Tacit Knowledge)
Dies bezeichnet das personengebundene Erfahrungswissen, die Intuition und das Kontextverständnis eines Mitarbeitenden. Es ist schwer zu artikulieren („Wir wissen mehr, als wir sagen können“). Eine Hauptaufgabe des Wissensmanagements ist die „Externalisierung“, also der Versuch, dieses Kopfmonopol in dokumentierbare Informationen oder Mentoring-Prozesse zu überführen.
Der Baustein-Ansatz
Wissensmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Kreislauf. In der Praxis hat sich das Modell der Wissensbausteine (nach Probst) etabliert, das folgende Kernprozesse definiert:
- Wissensidentifikation: Analyse, welches Wissen im Unternehmen vorhanden ist und wo Lücken bestehen (Transparenz über interne Experten).
- Wissenserwerb und -entwicklung: Generierung neuen Wissens durch Forschung, Einkauf von externem Know-how oder Fortbildung.
- Wissensverteilung: Der Transfer von Informationen an die richtigen Stellen. Dies verhindert, dass das Rad in verschiedenen Abteilungen mehrfach neu erfunden wird.
- Wissensbewahrung: Die dauerhafte Speicherung und Selektion relevanter Informationen, um sie vor dem Vergessen zu schützen.
Die Rolle der Technologie
IT-Systeme sind das Rückgrat des modernen Wissensmanagements, da sie die Skalierung des Austauschs ermöglichen.
- Enterprise Search: Unternehmensweite Suchmaschinen, die Daten aus verschiedenen Quellen (Fileserver, E-Mails, Intranet) indizieren und auffindbar machen.
- Dokumentenmanagement (DMS): Dient als zentrales Repository („Single Source of Truth„) für explizites Wissen, angereichert mit Metadaten für den Kontext.
- Collaboration Tools & Wikis: Plattformen, die es Teams ermöglichen, Wissen dynamisch und gemeinsam zu dokumentieren.
Kulturelle Herausforderungen
Die größte Hürde bei der Einführung ist oft nicht die Technik, sondern die Unternehmenskultur. In hierarchischen Strukturen wird Wissen oft als persönliches Herrschaftswissen („Wissen ist Macht“) betrachtet und gehortet.
Effektives Wissensmanagement erfordert einen kulturellen Wandel hin zu „Wissen teilen ist Macht“. Mitarbeitende müssen motiviert werden, ihr Wissen und ihre Dokumente proaktiv bereitzustellen. Dies erfordert Zeitressourcen im Arbeitsalltag und oft auch Anreizsysteme, die kooperatives Verhalten belohnen.
Fazit
Wissensmanagement ist die organisatorische Antwort auf die steigende Komplexität und Dynamik der Märkte. Unternehmen, die Wissen effizient fließen lassen, sind innovativer, reagieren schneller auf Fehler und machen sich unabhängiger von der Verfügbarkeit einzelner Schlüsselpersonen