Laut einer Studie verursacht ein einziges Blatt Papier, das in Krankenhäusern über einen Zeitraum von 20 Jahren aufbewahrt wird, Verwaltungs- und Organisationskosten von rund 90 Cent pro Seite. Angesichts dieser Kosten ist es nicht verwunderlich, dass nicht nur Krankenhäuser die Einführung digitaler Akten vorantreiben. Das übergeordnete Ziel ist klar definiert: Papierarchive sollen durch ersetzendes Scannen endgültig aus den Archivräumen verbannt werden. TR-Resiscan, die Technische Richtlinie für das ersetzende Scannen, bietet dafür die rechtliche und technische Grundlage, um diesen Übergang sicher und effizient zu gestalten.
Was ist TR-RESISCAN?
TR-Resiscan, die Technische Richtlinie – Ersetzendes Scannen, ist ein Regelwerk in Deutschland, das die Anforderungen und Standards für das ersetzende Scannen von Dokumenten festlegt. Ziel der Richtlinie ist es, ein rechtlich anerkanntes Verfahren zur Verfügung zu stellen, mit dem Papierdokumente in digitale Formate umgewandelt und anschließend die Originaldokumente vernichtet werden können, ohne dass deren rechtliche Beweiskraft verloren geht. Dazu gehören detaillierte Vorgaben zur Scanqualität, zur Dokumentation des Scanprozesses, zur Integrität und Authentizität der digitalen Kopien sowie zur sicheren und langfristigen Aufbewahrung der elektronischen Dokumente.
Was sind die Ziele des TR-Resiscan?
Welche Ziele werden mit dem TR-Resiscan verfolgt? Wir haben es für Sie die übergeordneten Ziele zusammengestellt:
- Integrität: Sicherstellung, dass keine unbemerkten Änderungen vorgenommen werden.
- Authentizität: Klarheit darüber, von wem die Daten stammen.
- Nachvollziehbarkeit: Dokumentation der einzelnen Schritte eines Prozesses.
- Vertraulichkeit: Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff.
- Löschbarkeit: Daten dauerhaft entfernen oder unkenntlich machen.
- Vollständigkeit: Sicherstellung, dass alle relevanten Datenobjekte vorhanden sind.
- Lesbarkeit: Sicherstellen, dass alle Informationen erkennbar und verständlich sind.
- Übertragbarkeit: Erhaltung der Datenintegrität bei der Übertragung zwischen Systemen.
- Verfügbarkeit: Ständige Erreichbarkeit der IT-Systeme.
Was sind die Vorteile von TR-Resiscan?
TR-Resiscan bietet eine Reihe von Vorteilen, die den Übergang von traditionellen Papierarchiven zu digitalen Systemen erleichtern und verbessern:
Vollständige Digitalisierung: Durch das ersetzende Scannen werden alle Dokumente im digitalen Archiv juristisch als Originale anerkannt und sind somit juristisch voll verwertbar.
Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion: Die herkömmlichen Kosten und der Aufwand für die Lagerung, den Zugriff und schließlich die Vernichtung von Papierdokumenten entfallen. Zudem wird die Fehleranfälligkeit durch manuelle Ablage eliminiert.
Zukunftssicherheit: Der Prozess des ersetzenden Scannens basiert auf einem zertifizierten und transparenten Inputmanagement, das eine solide Basis für zukünftiges Prozess- und Qualitätsmanagement bildet.
Maximale Sicherheit: Durch den Einsatz von Signatur- und Sicherheitslösungen ist die Datensicherheit während des gesamten Digitalisierungsprozesses gewährleistet.
Langzeitarchivierung: Das zertifizierte Lifecycle Management der digitalen Dokumente sowie die hohe Sicherheit durch Versiegelung sorgen für eine zuverlässige Langzeitarchivierung.
Rechtssicherheit: Die Möglichkeit, einzelne Dokumente gesetzeskonform zu löschen, trägt zusätzlich zur Rechtssicherheit bei und ermöglicht eine flexible Handhabung des digitalen Archivs.
Umsetzung – So gelingt ersetzendes Scannen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat mit der „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN)“ einen detaillierten Prozess für das ersetzende Scannen festgelegt. Dieser Prozess ermöglicht die Erstellung digitaler Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit den Papieroriginalen übereinstimmen und die gleiche rechtliche Beweiskraft besitzen. Diese digitalen Kopien werden anschließend in elektronischen Akten (E-Akten) zusammengeführt, während die physischen Originale bis auf wenige sensible Ausnahmen vernichtet werden.
Die hohen Anforderungen der TR RESISCAN machen deutlich, dass einfaches Scannen für Behörden nicht ausreicht, sondern professionelle Scandienstleister gefragt sind. Das Verfahren ist nur ein Teil eines umfassenderen Prozesses zur Erstellung rechtssicherer digitaler Dokumente. Jedes Projekt beginnt gemäß BSI-Richtlinie mit einer umfassenden Analysephase, in der – oft mit Unterstützung des Dienstleisters – der Schutzbedarf der Dokumente ermittelt wird.
Der ermittelte Schutzbedarf ist entscheidend dafür, welche Art der elektronischen Signatur erforderlich ist, um den Scan dauerhaft unveränderbar zu machen und die Integrität zu gewährleisten. Die höchste Form der Rechtssicherheit wird durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erreicht. Diese Signaturen und Siegel erhält der Scan-Dienstleister ausschließlich von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) nach der eIDAS-Richtlinie, zu denen beispielsweise D-Trust, ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe, gehört.