Was ist die DIN EN 16931?
Die DIN EN 16931 ist eine europäische Norm, die sich mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst. Ihr vollständiger Titel lautet „Elektronische Rechnungsstellung – Semantisches Datenmodell der Kernelemente der Rechnungsstellung“. Die Norm wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und 2017 veröffentlicht.
Die DIN EN 16931 legt die grundlegenden Anforderungen und ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen fest. Ziel der Norm ist es, die Interoperabilität und den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen verschiedenen Softwarelösungen und Systemen zu verbessern. Dies wird durch die Definition eines gemeinsamen, standardisierten Datenformats erreicht, das die wichtigsten Elemente einer Rechnung beschreibt.
Die wesentlichen Elemente der DIN EN 16931 sind u.a:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Angaben zum Verkäufer und Käufer
- Informationen über die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
- Steuern und Gesamtbetrag
Durch die Einhaltung dieses Standards können Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und von ihren Geschäftspartnern problemlos verarbeitet werden können. Dies trägt zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduzierung im Rechnungsprozess bei.
E-Rechnungspflicht in Deutschland
Die Bedeutung der DIN EN 16931 wächst aktuell besonders durch die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten, EN 16931-konformen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Damit wird der Austausch standardisierter Rechnungsdaten gesetzlich vorgeschrieben und der bisher verbreitete Versand einfacher PDF-Rechnungen schrittweise abgelöst.
Die Norm bildet somit die technische Grundlage für den verpflichtenden elektronischen Rechnungsaustausch. Unternehmen, die ihre Systeme frühzeitig anpassen, profitieren von rechtssicheren Prozessen, weniger manuellem Aufwand und einer besseren Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Ausblick
Die Norm DIN EN 16931 und die damit verbundene Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung hat weitreichende Auswirkungen auf Wirtschaft und Gesellschaft. Für öffentliche Auftraggeber führt die Norm zu einer effizienteren, transparenteren und kostengünstigeren Auftragsabwicklung.
Unternehmen profitieren von vereinfachten grenzüberschreitenden Geschäftsprozessen und einer verbesserten Rechtskonformität. Gesellschaftlich fördert der Standard die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und sorgt für einen transparenteren und effizienteren Einsatz öffentlicher Mittel. Darüber hinaus unterstützt die Standardisierung der elektronischen Rechnung die ökologische Nachhaltigkeit durch die Reduzierung des Papierverbrauchs.
Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung unter der Norm DIN EN 16931 verspricht eine kontinuierliche Optimierung und Anpassung an neue technologische Entwicklungen. Damit wird nicht nur die Effizienz im Geschäftsverkehr gesteigert, sondern auch ein positiver Beitrag zur digitalen Transformation der Gesellschaft geleistet.