Stellen Sie sich vor, Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Hunderten oder gar Tausenden von Verträgen in Ihrem Unternehmen. Jeder dieser Verträge hat individuelle Fristen, Konditionen und Vorschriften. Es ist nur allzu leicht, den Überblick zu verlieren, und genau hier setzt das Contract Lifecycle Management (CLM) an. CLM ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Was aber genau bedeutet es, den Lebenszyklus eines Vertrags zu managen? Und wie können Unternehmen von einem gut implementierten CLM-System profitieren? In diesem Artikel erfahren Sie, warum CLM eine Schlüsselrolle in modernen Unternehmen spielt und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Was ist Contract Lifecycle Management?
Contract Lifecycle Management umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und -erstellung über die Bearbeitung und Genehmigung bis hin zur Vertragsverlängerung und Archivierung. Hinzu kommt, dass nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens mit dem Vertragslebenszyklus in Berührung kommen.
Entsprechend komplex und umfangreich ist dieser – umso wichtiger ist ein effizientes Contract Lifecycle Management. Digitale Tools unterstützen hier, damit Dokumente, Daten und Verträge jederzeit und von überall verfügbar sind.
Die Phasen des Contract Lifecycle Management
Jeder Vertrag durchläuft verschiedene Phasen von der ersten Idee bis zum Abschluss. Diese Phasen bilden zusammen den sogenannten Vertragslebenszyklus. Ein erfolgreiches CLM hilft dabei, jede Phase zu strukturieren und effizienter zu gestalten. Der typische Vertragslebenszyklus lässt sich in folgende Phasen unterteilen:
- Erstellung und Verhandlung
Der Lebenszyklus eines Vertrags beginnt mit seiner Erstellung. Hier werden die Bedingungen, die den Rahmen des Vertrags bilden, formuliert. Häufig ist dies eine komplexe Phase, da verschiedene Parteien ihre Interessen vertreten und oft mehrere Versionen des Vertrags entstehen. Mit einem CLM-System können Unternehmen die Erstellung von Verträgen standardisieren, indem sie Vorlagen und automatisierte Workflows nutzen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Klauseln und Bestimmungen einheitlich angewendet werden. Außerdem erleichtert ein digitales CLM die Zusammenarbeit, indem es Vertragsänderungen und Feedback in Echtzeit nachverfolgt. - Genehmigung und Unterzeichnung
Nach der Verhandlung folgt die Genehmigung des Vertrags. Hierbei sind häufig mehrere Parteien beteiligt – sei es intern durch die Rechtsabteilung oder extern durch Geschäftspartner. Manuell kann dieser Prozess sehr zeitaufwändig sein, da Unterschriften oder Genehmigungen oft per E-Mail hin- und hergeschickt werden. Ein CLM-System ermöglicht es, Genehmigungen zu automatisieren und den Überblick über den Status des Vertrags zu behalten. Verträge können zudem digital unterschrieben werden, was den Prozess beschleunigt und die Notwendigkeit physischer Dokumente eliminiert. - Ausführung und Verwaltung
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, tritt er in die Ausführungsphase ein. Hierbei ist es entscheidend, die Einhaltung der Vertragsbedingungen im Auge zu behalten. CLM-Systeme bieten Funktionen zur Überwachung von Fristen, Vertragsverpflichtungen und Meilensteinen. So wird sichergestellt, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen einhalten und die gesetzten Fristen nicht überschritten werden. Sie können mit CLM-Systemen auch automatische Erinnerungen für bevorstehende Fristen oder Verlängerungen einrichten, um die Einhaltung wichtiger Termine zu garantieren. - Verlängerung oder Beendigung
Verträge haben eine begrenzte Laufzeit und müssen entweder verlängert oder beendet werden. Dies ist ein kritischer Moment im Vertragslebenszyklus, da es rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben kann, wenn eine Vertragsverlängerung übersehen wird. CLM-Systeme unterstützen Sie dabei, solche Situationen zu vermeiden, indem sie automatische Benachrichtigungen senden, wenn sich das Ende eines Vertrags nähert. So können Sie frühzeitig entscheiden, ob der Vertrag verlängert oder neu verhandelt werden soll.
Warum ist Contract Lifecycle Management so wichtig?
Der manuelle Umgang mit Verträgen kann nicht nur zeitaufwändig und fehleranfällig sein, sondern auch rechtliche und finanzielle Risiken bergen. Studien haben gezeigt, dass Unternehmen bis zu 10 % ihres Umsatzes durch ineffizientes Vertragsmanagement verlieren können. Das liegt oft daran, dass Fristen versäumt, Vertragsverpflichtungen übersehen oder unnötige Verlängerungen eingeleitet werden. CLM-Lösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragsprozess bieten.
Ein weiterer Vorteil von CLM ist die Reduzierung von rechtlichen Risiken. Verträge enthalten oft komplizierte Klauseln und rechtliche Bedingungen, deren Nichteinhaltung schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Mit CLM-Systemen behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Vertragsdetails und stellen sicher, dass alle Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.
Darüber hinaus bietet CLM auch finanzielle Vorteile. Durch eine effizientere Verwaltung der Vertragsfristen und Bedingungen können Unternehmen ihre Einnahmen maximieren und gleichzeitig Kosten reduzieren, die durch Vertragsfehler oder Verzögerungen entstehen.
Wie Sie CLM erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren
Die Implementierung eines CLM-Systems ist ein strategischer Schritt, der sorgfältig geplant werden muss. Beginnen Sie damit, den aktuellen Stand Ihres Vertragsmanagements zu analysieren. Welche Prozesse laufen manuell, wo entstehen Engpässe? Auf dieser Grundlage können Sie ein CLM-System auswählen, das zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Achten Sie darauf, dass die Software leicht in bestehende Systeme integriert werden kann und von den Mitarbeitenden einfach zu bedienen ist.
Schulungen für das Personal sind ebenfalls entscheidend, damit das CLM-System effizient genutzt wird. Ein weiterer Punkt ist die fortlaufende Optimierung: Stellen Sie sicher, dass das System regelmäßig aktualisiert wird und auf die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingeht.
Die Rolle von Automatisierung und KI im CLM
Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) sind entscheidende Werkzeuge, um das Contract Lifecycle Management auf ein neues Level der Effizienz und Genauigkeit zu heben. Durch die Automatisierung können zeitraubende, manuelle Prozesse wie das Erstellen, Prüfen und Nachverfolgen von Verträgen stark beschleunigt werden. So lassen sich Vertragsvorlagen automatisch generieren, Genehmigungsworkflows einrichten und Erinnerungen für Fristen oder Verlängerungen automatisiert versenden. Künstliche Intelligenz geht noch einen Schritt weiter, indem sie Verträge auf bestimmte Klauseln hin analysiert, Risiken identifiziert und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Das führt nicht nur zu einer deutlichen Zeitersparnis, sondern minimiert auch menschliche Fehler und Risiken, die durch übersehene Klauseln oder verpasste Fristen entstehen könnten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie die Amagno Business Cloud unterstützt diese Prozesse, indem es Verträge zentral speichert, versioniert und mit automatisierten Workflows versieht. Das bedeutet, dass Vertragsdokumente nicht mehr mühsam manuell gesucht oder nachverfolgt werden müssen. Stattdessen haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Vertragsdaten – revisionssicher und übersichtlich organisiert.
Dank der Integration von KI in der Amagno Business Cloud können Verträge automatisch kategorisiert und analysiert werden, was eine schnelle Bewertung der rechtlichen und finanziellen Risiken ermöglicht. So wird das CLM zu einem nahtlosen Prozess, der das gesamte Vertragsmanagement erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Fazit
Contract Lifecycle Management ist mehr als nur eine Methode zur Verwaltung von Verträgen. Es ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und Ressourcen effizienter zu nutzen. In einer Welt, in der Verträge das Rückgrat vieler Geschäftsbeziehungen bilden, bietet CLM den entscheidenden Vorteil, den Überblick zu behalten und immer auf der sicheren Seite zu stehen.