Einfach nur ein Link auf eine Datei? Och neee …

Worum geht es? Eigentlich recht einfach: Im Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) werden absichtlich Dateien unter hohen Sicherheitaspekten gegen den Zugriff Unberechtiger abgesichert gespeichert. Trotzdem ist es gelegentlich notwendig, externen Personen oder Anwendungen Dateien ohne Authentifizierung verfügbar zu machen. Beispielsweise möchten Sie im CRM oder ERP einen Verweis auf die Datei hinterlegen, damit die Datei nicht doppelt abgelegt wird. Ebenso gilt es, Dateien externen Ansprechpartnern zur Verfügung zu stellen, ohne das diese einen Zugriff auf den gesamten Datenbestand im DMS erhalten sollen.

Ideal sind Weblinks auch, um Dateien zentral in amagno rechtssicher versioniert zu pflegen und via Weblink auf einer Webseite darzustellen, z.B. AGBs. Viele Anbieter stellen zu diesem Zweck – teilweise sogar, sehr sicherheitskritisch, automatisch – eine URL zur Verfügung, die den externen Zugriff auf die aktuellste Datei ermöglicht. Mehr aber oft nicht. Wie immer bei amagno denken wir genauer über diese Themen nach. Wir betrachten die Möglichkeiten Vielfalt, Verwendung, Performance und Sicherheit.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Weblinks sehr unterschiedlich eingesetzt werden. Daher wird die kommende Version von amagno außergewöhnlich vielfältige Weblinks erhalten. Ein kleiner Auszug der Möglichkeiten:

• Weblink auf die immer aktuellste Version oder eine ganz konkrete Version (z.B. für Qualitätsmanagement)
• Originaldatei oder PDF/A Voransichtsdatei
• Originalformat oder automatisch erzeugte komprimierte Datei (ZIP)
• Optional alle verknüpften Dateien (Compound Documents)

und viele Optionen mehr. Berechtigte Benutzer dürfen über die einfache Weblinkverwaltung bestehende Weblinks verwenden oder neue Weblinks für eigene Zugriffskonstellationen erzeugen.

Hinzu kommt das Thema Sicherheit. Ein Weblink durchbricht grundsätzlich die Sicherheitsmaßnahmen eines Dokumentenmanagements. Daher bestimmt das Unternehmen für die amagno Enterprise Version die Verfügbarkeit von Weblinks. Die Erstellung der Weblinks wird protokolliert, um damit eventuelle Sicherheitsgefahren im Unternehmen beweiskräftig zu sichern. Optional lässt sich der Aufruf der Weblinks mit Datum, Uhrzeit und Teil der aufrufenden IP Adresse protokollieren. Eine Besonderheit ist die Dauer der Verfügbarkeit eines Weblinks. Weblinks können einmalig, dauerhaft oder zeitlich begrenzt verfügbar sein.

Die Weblinks stellt der amagno Mobile Explorer zur Verfügung. Er integriert zudem weitere Sicherheits- und Performancemaßnahmen, beispielsweise, um für die kompakten URLs ein Brute-Forcing zu verhindern. Die kompakten URLs (Short-Links) von amagno sind ideal für die Darstellung im Web sowie in E-Mails geeignet. amagno Network Benutzer erhalten eine Kurz-URL, abgesichert via SSL, z.B. unter https://amagno.me/123456.

Wir glauben, dass wir mit den amagno Weblinks eine der flexibelsten Webverweise auf Dateien in einem Dokumentenmanagement / Enterprise Content Management schaffen. Die alltägliche Arbeit der amagno Benutzer, vor allem mit externen Personen, steigert sich dadurch erheblich.

Weitere Informationen zu amagno erhalten Sie auf www.amagno.de