16. September 2015

AMAGNO Wissen: Sichere Dokumentenlinks versenden

Mit dem digitalen Arbeitsplatz von AMAGNO als Dokumentenmanagement System (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) haben wir uns vorgenommen, Ihre bisherige Arbeit im Unternehmen mit Dateien, Belegen, Emails und Geschäftsprozessen deutlich zu verbessern. Damit Sie täglich mehr erreichen.

Das Teilen von Dokumenten mit externen Personen ist ein wichtiges Element Ihrer täglichen Arbeit. AMAGNO bietet dafür zahlreiche Möglichkeiten, beispielsweise das Einladen von externen Personen direkt in eine abgesicherte Gruppe für eine kollaborative und proaktive Zusammenarbeit an Dokumenten. Die von Ihnen bislang favorisierte Möglichkeit ist das Versenden von Dateien via Email.

AMAGNO bietet Ihnen über das Teilen-Menü verschiedene Optionen, eine Datei an externe Personen zu senden (Abb. 1)

Als Anhang versenden: Die Datei wird direkt als E-Mail Anhang gesendet, wobei Sie auswählen, ob Sie die Datei im Original, z.B. Microsoft Word Format oder als PDF Vorschau oder PDF Vorschau mit Anmerkungen versenden. AMAGNO erzeugt aus über 100 Dateiformaten PDF Dateien auf Basis von Vorschaudateien.

Die Nachteile dieser bisherigen Variante sind klar:

• Einmal versendet – keine Rückholung mehr möglich. Also fehlende nachträgliche Kontrolle der Aussendung.
• Die Email kann sich mit Anhang unkontrolliert verteilen. Jeder kann den Anhang lesen.
• Der Anhang belastet bei Ihnen und beim Empfänger die Speicherkapazität von Festplatten
• Eine optionale Lesebestätigung wird gerne ignoriert.
• Der Anhang könnte sich aktualisieren, so dass die Empfänger beim späteren Lesen einen überalterten Stand lesen, z.B. bei Preislisten, Entwürfen, Verträgen oder AGBs.

Aus diesem Grund ist es sinnvoller, die Datei selbst nicht zu versenden, sondern einen jederzeit kontrollierbaren Link auf die Datei. Vorausgesetzt, der amagno Server ist für den Empfänger erreichbar (Internetzugriff). Dazu bieten wir zwei Linkmöglichkeiten an:

• Als Webink senden: Sie versenden eine kontrollierte URL (Dokumentenlink) an einen Empfänger, der kein Anwender von amagno sein muss.
• Als Link senden: Sie versenden eine URL an einen Empfänger, der sich mit Benutzernamen und Kennwort authentifizieren muss.

Für diesen Beitrag betrachten wir den Weblink (Abb. 2). Ein Weblink erzeugt eine URL, die Sie für den Download in einen Browser eintragen. Viele Emailanwendungen interpretieren automatisch diese URLs, um diese in einer Email direkt anzuklicken.

Tipp: Nutzen Sie den Weblink auch für aktuelle Verweise zwischen Dokumenten untereinander oder z.B. als Download der aktuellsten AGBs oder Preislisten auf Ihrer Homepage.

Nach Auswahl dieses Menüpunkts erhalten Sie die Einstellungsmöglichkeiten eines Weblinks:

Definieren Sie hier, was die Person zum Download über die URL erhält. Einige interessante Einstellungen sind:

• Immer die aktuellste Version: Mit dieser Option wird der Empfänger immer die aktuellste veröffentlichte Version herunterladen. Damit sind Sie sicher, dass der Empfänger – egal wann er auf den Link klickt – keine überalterte Version sieht.
• Link-Kürzel: amagno erzeugt für diese Einstellungen eine kompakte Identifikationsnummer (ID) für die URL. Diese kryptische URL dürfen Sie selbst beeinflussen, wenn Sie einen wichtigen Weblink erzeugen. Geben Sie z.B. für Ihre Preisliste eine sprechende Bezeichnung ein, wie „preisliste“. amagno erzeugt somit einen lesbaren Weblink, z.B: „https://meinserver/amagnome/preisliste“ an Stelle von „https://meinserver/amagnome/2zgH5t“
• Gültigkeit: Legen Sie bereits jetzt eine Gültigkeitsdauer fest, wie lange der Download über diese URL möglich ist. So könnte die Möglichkeit des Downloads z.B. auf einen Tag oder einen einzigen Abruf festgelegt werden.
• Komprimiert: amagno erzeugt automatisch eine ZIP Datei für diese Datei.

Die interessanteste Option ist Passwort.

Natürlich kann auch jeder Empfänger einer Email mit einem Weblink diesen aufrufen. Dies verbessert nicht die Sicherheit – oft wünschen Sie sich mehr Kontrolle. Mit dem Password legen Sie einen Begriff fest, den der Aufrufende der URL eingeben muss, bevor er die Datei wirklich herunterladen darf. (Bei der Einstellung „Komprimiert“ legt AMAGNO das Kennwort für die ZIP Datei fest). Damit erreichen Sie eine sehr gute Kontrolle, denn jeder Leser muss das Kennwort für den Download wissen. Es versteht sich von selbst, dass Sie das Kennwort nicht in der gleichen Mail versenden 🙂

Bestätigen Sie den Dialog, startet AMAGNO Ihre Standardmailanwendung und wird einen Standardtext einsetzen, den Sie jetzt als normale Mail weiter bearbeiten (Abb. 3).

Vorteile dieser Versendung:

• Der Empfänger wird über diese schlanke URL den Inhalt zu Ihren Bedingungen herunterladen und ansehen. Den Weblink können Sie jederzeit löschen und damit eine „Notbremse“ ziehen.
• Die Mailserver bleiben schlank.
• Hohe Sicherheit über Kennwörter.
• Kontrolle des Abrufs über eine Zählung der Downloads.

Haben Sie ein Kennwort eingestellt, so landen die Aufrufenden zuerst auf der Eingabeseite für das Kennwort (Abb. 4):

Erst nach Eingabe des Kennworts startet der Download.

Die Weblinks sind die moderne Form des Teilens von Inhalten. Viel Spass beim Ausprobieren.

Wir hoffen, dieser Beitrag hat Sie über die Möglichkeiten des Teilens weiter informiert. Nutzen Sie hunderte weitere grandiose Funktionen für eine bessere, moderne Büroarbeit mit dem digitalen Arbeitsplatz. Alle diese Möglichkeiten erlernen Sie auch in unserem AMAGNO Training im Rahmen des Produktkaufs.

// Artikel basierend auf AMAGNO Stand 4.8.12. Programmdesign und Funktionen können bei neueren Versionen abweichen.