Von ELO zu amagno … ein Vorschlag

Gestern haben wir eine konzeptionelle Frage von einem amagno Benutzer erhalten, die wir erfolgreich beantworten konnten. Hierbei ging es unter anderem um exportierte Dateien aus dem ELO Dokumentenmanagement. Da wir bereits mehrfach angefragt wurden, wie man aus ELO Daten in amagno importieren kann, möchte ich hier die Lösung dieses Benutzers aufführen, die er wie folgt geschildert hat:

„Auf der Suche nach einem Archivierungssystem, welches zum einen Onlinezugriff und zum anderen Verschlüsselung anbietet, bin ich auf amagno gestoßen.

Größtes Problem beim Wechsel eines Archivierungssystems ist die Datenportierung auf das neue System. Ich habe bisher mit ELO-Office gearbeitet. Hat man seine Daten in ELO-Office halbwegs strukturiert aufgebaut, steht einer relativ einfachen Portierung nichts mehr im Wege.

Da man die Schlagworte nicht übernehmen kann, müssen die Dateinamen als solche herhalten. Beispielhaft gehen wir von einer Ordnerstruktur auf oberster Ebene mit dem Namen ‚Gesundheit‘ und einer untergeordneten Ebene mit dem Namen ‚Belege‘ aus. Die Dateien in der unteren Ebene benötigen demnach den Dateinamen yyyymmdd_gesundheit_belege_fortlaufender index.xyz. Nun hat ELO-Office den Nachteil, dass die Dateien in der Datenbank mit Namen wie z.B. 000003A1.tif versehen sind und zudem in einem Verzeichnis liegen.

Im nächsten Schritt werden also alle Dateien eines ELO-Ordners exportiert. Dazu wählt man in ELO-Office ‚Auschecken und bearbeiten‘ per Rechtsklick auf den Ordner.

Es öffnet sich ein Dateiexplorer-Fenster in dem die exportierten Dateien zu finden sind, leider noch mit altem Namen. Hier hilft ein Datei-Renamer Tool. Ich verwende in der Regel den ‚Advanced Renamer‘, zu erhalten unter http://www.advancedrenamer.com/. Dieses Tool ist Freeware, welches auch unter Windows 8 läuft. Die Software ist weitgehend selbsterklärend. Das vorangestellte Dateidatum kann man mit der Software über voreingestellte Tags definieren. Sortiert man die Dateien vorher noch nach Datum, hat die älteste Datei den Index 001.

Zum Abschluss müssen die Magnete in amagno entsprechend der gewünschte Struktur eingerichtet werden. Als Regel dient ‚Original Dateiname (ohne Dateierweiterung)‘ mit der Filterbedingung ‚Entspricht regulärem Ausdruck‘ und als Suchstring _gesundheit_ für die oberste Ebene. Natürlich gehen mit dieser Methode einige Information verloren, aber eine 100%ige Portierung aller Information würde bei hunderten Dokumenten wohl ewig dauern.“

Vielen Dank an den Benutzer für die Schilderung des Workarrounds. Gerne freuen wir uns auch über andere Vorschläge. Für unsere kostenfreie amagno NETWORK Version ist es derzeit leider nicht wirtschaftlich, einen speziellen Importer für das ELO System zu entwickeln. Dafür benötigen wir noch mehr kommerzielle Business-Kunden, die einen Systemwechsel von ELO zu amagno durchführen möchten. Vielleicht motiviert ihr uns ja mit einer kleinen Bestellung für das amagno NETWORK  🙂