Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt bei der sicheren Verwaltung und schnellen Auffindbarkeit von Dateien und bietet verlässliche nachvollziehbare Prozesse. Aber was macht ein DMS genau?
Automatisierte Geschäftsprozesse
Digitale Workflows ohne Aufwand
Durch automatisierte Geschäftsprozesse steigern Sie Ihre Produktivität im Unternehmen, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen.
Amagno ist Bestandteil Ihrer IT-Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungssystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.
Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung ist darauf zu achten, dass diese alle nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 14 Umsatzsteuergesetz) erforderlichen Bestandteile einer herkömmlichen Papierrechnung enthält. Dazu gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Darüber hinaus verlangt § 5 E-Rech-V weitere spezifische Angaben:
- Die Leitweg-Identifikationsnummer, die Ihnen bei Auftragserteilung mitgeteilt wird
- Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Zusätzliche Zahlungsbedingungen
- Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
- Die De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Bitte beachten Sie auch die besonderen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen.
Ist eine Rechnung per E-Mail weiterhin zulässig?
Ja, sofern die erstellte elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können Sie diese auch per E-Mail versenden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ab 1.1.2025 ist eine einfache PDF-Datei keine elektronische Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.
Werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt?
Elektronisch übermittelte Rechnungen werden unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne digitale
bestimmten Voraussetzungen von der Finanzverwaltung anerkannt, dies ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt.
Wie unterscheidet sich eine XRechnung von einer ZUGFeRD Rechnung?
Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz als XML Datei. Eine solche Datei besitzt kein Belegbild, wie es bislang von Rechnungen bekannt ist. XRechnungen besitzen kein optisches Design mit Grafiken und Logos. Zum Betrachten der XML Daten benötigt mal spezielle Viewer, um eine optische Rechnung zu erzeugen.
ZUGFeRD Dateien besitzen ein Belegbild und auch die XML Daten zusammen in einer PDF Datei. Dies verbindet beide Welten. Die 100% Datenqualität der Rechnung und auch eine für normale Mitabeiter lesbare Ansicht.
Kann Amagno auch XRechnungen anzeigen?
Ja. Amagno erzeugt bereits jetzt eine Interpretation der XML Daten der XRechnung als Vorschau, damit die Mitarbeiter problemlos mit ihren digitalen Prozessen durch optische Stempel und Anmerkungen weiterarbeiten können. Dies ist eine Standardfunktion von Amagno und erzeugt keine Mehrkosten als Modul und ist tief in die Software integriert..
Welcher Inhalt gilt bei abweichendem Belegbild von den Daten?
Für die EN 16931 sind die Daten entscheidend, also nicht das Belegbild. Da grundsätzlich ein Belegbild auf Basis der Daten durch ein digitales System erzeugt sein sollten, dürfte es kein Abweichungen geben. Sind die Daten abweichend, ist die Gültig der Rechnung zu hinterfragen, da eine Manipulation der Daten vorliegen könnte. Der Absender sollte für Klarheit sorgen und der Empfänger für einen manipulationsfreien Empfang und Ablage. Beide Parteien sollten für einen sicheren Transportweg der Datei sorgen.
Kommunikation mit externen Apps
Übertragen Sie einfach und automatisiert Daten an externe Unternehmensanwendungen.
Datenaustausch während Workflows
Profitieren Sie von einem automatisierten Datenaustausch während laufender Workflows.
Wiedervorlagen und Fristen einhalten
Automatische Überwachung von Wiedervorlagen, Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
Amagno.App (Browser)
Nutzung der App auf modernen Web-Browsern (Chrome, Edge) auf aktuellen Betriebssysteme, wie Windows, Linux oder MacOS.
Amagno.App (Windows)
Nutzung der App als selbstaktualisierende Anwendung in Microsoft Windows 10.