17. Februar 2026
Amagno.AI Automate: Best Practices AI-Prompting
Der Premium Service Amagno.Al erweitert Amagno zum Conversational ECM. Die Features Autopilot, Chat und Automate steigern die Produktivität Ihres Teams und verschaffen Ihnen Zeit, indem einzelne Schritte an die KI ausgelagert werden können.
Dabei bietet vor allem Amagno.Al Automate ein enormes Einsparpotenzial, denn es füllt Ihre Merkmale vollautomatisch im Hintergrund. Möglich wird dies durch den Einsatz künstlicher Intelligenz und individuell formulierbarer Prompts, die Inhalte anhand Ihrer Anweisungen erkennen und aufbereiten. Dadurch reduzieren sich manuelle Tätigkeiten erheblich, während Prozesse schneller und flexibler ablaufen.
Einsatz Amagno.AI Automate
Auf dieser Grundlage wird die Erkennung von Dokumenttypen und Merkmalen mit Amagno.AI Automate so einfach wie eine Frage in natürlicher Sprache. Statt starrer Formate, fester Referenzbegriffe oder immer gleicher Muster reicht es aus, dass eine Information irgendwo im Volltext des Dokuments vorkommt – und sie kann unmittelbar für Ihre Automatisierung genutzt werden.
Damit diese Informationen jedoch zuverlässig in Workflows einfließen, braucht es vor allem eines: konsistente Ergebnisse. Und genau hier entscheidet die Qualität der Prompts. Die richtigen Worte machen den Unterschied zwischen Zufallstreffern und stabiler Automatisierung.
Intern nutzen wir dafür eine einfache, aber sehr wirksame Faustregel: Ein Prompt sollte so klar formuliert sein, dass ihn sogar ein Grundschulkind verstehen würde. Dieser Vergleich ist überraschend treffend, denn Grundschulkinder können Texte gut lesen, verfügen aber über kein fachliches Hintergrundwissen. Sie kennen nur wenige Abkürzungen, verlieren bei zu vielen gleichzeitigen Aufgaben schnell den Überblick und werden sehr kreativ, wenn man ihnen zu viel Interpretationsspielraum lässt. Genau diese Eigenschaften spiegeln auch das Verhalten der AI wider, wenn Prompts zu ungenau oder zu offen formuliert sind.
Aus dieser Beobachtung lassen sich einige Tipps ableiten:
Positiv-Formulierungen
Formulieren Sie möglichst positiv und vermeiden Sie Verneinungen. Soll beispielsweise die Dokumenttyp-Erkennung zwischen versendeten und eingegangenen Bestellungen unterscheiden, ist „Bestellung, die von der Clean Power AG an ein anderes Unternehmen gestellt wurde“ klarer und robuster als „Bestellung, die nicht von der Clean Power AG gestellt wurde“. Wie beim menschlichen Unterbewusstsein tut sich auch die AI mit Negationen schwer – positive, eindeutige Aussagen führen deutlich zuverlässiger zum Ziel.
Platzhalter-Werte
Definieren Sie Ausweichwerte für fehlende Informationen. Anstatt der Anweisung „Wenn keine Ansprechperson vorhanden ist, gib nichts zurück“, ist „Wenn die Ansprechperson fehlt, gib ‚UNBEKANNT‘ zurück“ wesentlich effektiver. Da die AI immer versucht, eine Antwort zu liefern, erfindet sie sonst eher einen Wert, als ihn leer zu lassen. Ein klar definierter Platzhalter macht fehlende Daten sichtbar und erlaubt es, in Amagno gezielt Folgeprozesse oder Prüfregeln auszulösen.
Vollständige Worte
Verzichten Sie auf Abkürzungen. Schreiben Sie „Umsatzsteuer“ statt „USt“ und „Mindesthaltbarkeitsdatum“ statt „MHD“. Ausgeschriebene Begriffe erleichtern der AI das thematische Verständnis und reduzieren Fehlinterpretationen.
Ausgabeformat
Legen Sie, vor allem bei Zahlen- und Datumsmerkmalen das gewünschte Ausgabeformat fest. Eine Anweisung wie „Gib den Übergabetermin als Datum zurück“ verhindert Antworten wie „in zwei Wochen“ oder „am Monatsende“, die zwar inhaltlich korrekt den Übergabetermin beschreiben, allerdings nicht als Datumsmerkmal genutzt werden können.
Möchten Sie Rückgabeformate noch genauer beschreiben, sind weitere Konkretisierungen möglich: „Nutze das Format DD-MM-YYYY“. Durch klare Anweisungen sorgen Sie für direkt weiter verarbeitbare Ergebnisse.
Beispiele
Nutzen Sie Beispiele, wenn trotz klarer Formulierung Interpretationsspielraum bleiben könnte. Eine präzise Vorgabe wie „Gib alle Zeichen der Steuernummer ohne Leerzeichen und Sonderzeichen aus – aus ‚012 / 345 / 67890‘ wird ‚01234567890‘“ lässt keinen Zweifel daran, was erwartet wird.
Starten Sie mit möglichst simplen Prompts
Mithilfe der Faustregel und dieser Tipps können Sie Ihre Prompts optimal an Ihre Erwartungen anpassen. Starten Sie dabei möglichst simpel, gemäß der Faustregel, und ergänzen dann anhand der Tipps, wenn das Ergebnis noch nicht zufriedenstellend ist.
Ist das Ziel beispielsweise, im Merkmal „Lieferzeitpunkt“ den beschriebenen Zeitpunkt einer Lieferung pro Rechnungsposition festzuhalten, ist folgendes Vorgehen sinnvoll: Beginnen Sie mit der einfachen Beschreibung der Information, die in das Merkmal übertragen werden soll – „Lieferzeitpunkt des Artikels“. Testen Sie diesen Prompt mit einigen verschiedenartigen Beispieldokumenten, um zu prüfen, ob die Ergebnisse Ihren Ansprüchen gerecht werden. Ist das bereits der Fall, ist der Prompt bereits fertig – je einfacher, desto besser. Falls es jedoch Fälle gibt, in denen er nicht genügt, kann der Prompt entsprechend ergänzt werden – „Lieferzeitpunkt des Artikels. Falls dieser fehlt, nutze das Lieferdatum der Rechnung.“.
Testen Sie auch hier, ob die erwarteten Ergebnisse erzeugt werden. Möchten Sie außerdem festlegen, dass der Termin als Text immer im gleichen Format beschrieben wird, geben Sie auch diese Anforderung im Prompt mit – „Lieferzeitpunkt des Artikels. Falls dieser fehlt, nutze das Lieferdatum der Rechnung. Immer im Format ‚Wochentag, der DD.MM.JJJJ‘, zum Beispiel ‚Montag, der 09.03.2026′“. So können Sie sich Schritt für Schritt der besten Formulierung annähern.
Praktische Anwendung
Durch die Berücksichtigung dieser einfachen, aber wirkungsvollen Tipps entstehen Prompts, die nicht nur für die AI, sondern auch für alle Beteiligten im Unternehmen verständlich, nachvollziehbar und wartbar sind. Neue Formulierungen sollten immer mit einer möglichst vielfältigen Auswahl an Dokumenten getestet werden, um sicherzustellen, dass sie im realen Workflow zuverlässig funktionieren.
Je nach Anwendungsfall können sich darüber hinaus weitere Best Practices ergeben. Unser Consulting Team unterstützt Sie dabei gerne mit einem Blick für Ihr konkretes Szenario.
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Lara Peschel