Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Wie Sie die Versionierung einzelner Dokumente im AMAGNO Dokumentenmanagement vornehmen, haben wir bereits in einem How to Artikel beschrieben. Statt bei nur einzelnen Dokumenten die Dokumentenversionierung zu aktivieren ist es manchmal auch erforderlich, alle Dokumente in einer Gruppe zu versionieren. Beispielsweise, wenn erhöhte Anforderungen bei der Revisionssicherheit vorliegen oder generell in einer AMAGNO Gruppe nachvollzogen werden muss wer was wann geändert hat.

Dokumentenversionierung für gesamte Gruppe aktivieren

Im Prinzip funktioniert die Aktivierung der Dokumentenversionierung einer gesamten Gruppe fast genau so wie bei einem einzelnen Dokument. Wählen Sie jedoch nicht ein Dokument, sondern eine Gruppe in der linken Spalte bei AMAGNO aus.

Dokumentenversionierung in AMAGNOIn der Toolbox sehen Sie nun die Eigenschaften der Gruppe. Auch dort finden Sie den Eintrag „Versionseinstellung“. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Dialogbox und können dort zwischen folgenden Einstellungen wählen:

1. Keine Versionierung

2. 14 Bearbeitungstage

3. Unbegrenzt

Punkt 1 und 3 sollten sich von selbst erklären. Bei 14 Bearbeitungstagen handelt es sich nicht um die nächsten zwei Kalenderwochen, sondern jeder Tag an dem eine neue Version erstellt wird, gilt als Bearbeitungstag. Bei dieser Einstellung werden nur die Versionen der letzten 14 Bearbeitungstage angezeigt, ältere Versionen werden gelöscht (bis auf die Originalversion, die natürlich bestehen bleibt).

Wichtiger Hinweis für die Dokumentenversionierung in Gruppen

Sollten Sie sich dazu entschließen die Versionierung von Dokumenten in einer Gruppe generell zu aktivieren, beachten Sie bitte, dass dies nur für zukünftig importierte Dokumente gilt. Bereits in der Gruppe enthaltene Dokumente sind von der Änderung nicht betroffen! War bei einem Dokument bereits eine Versionierung für die nächsten 14 Bearbeitungstage eingestellt und ist bei diesem Dokument bereits eine 2. Version vorhanden, so kann die Dauer der Versionierung lediglich höher, also auf unbegrenzt, eingestellt werden.

How to Video Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Einladungs-PIN für Gruppenbeitritt in AMAGNO einlösen

Wenn ein Kontakt Sie per E-Mail in eine AMAGNO-Gruppe einlädt, bekommen Sie eine Benachrichtigungsemail. In dieser Mail ist ein einmaliger Einladungs-PIN enthalten.

Wie Sie die Einladungs-PIN einlösen

Einladungs-Pin einlösen AMAGNO1. Öffnen Sie Ihr Benutzerprofil.

2. Klicken Sie in der Toolbox auf „Einladungs-PIN einlösen“

3. Geben Sie nun im sich öffnenden Dialogfenster die Einladungs-PIN ein.

4. Bestätigen Sie die Eingabe.

Sie sind nun Mitglied in der Gruppe, in die Sie eingeladen worden sind. Automatisch werden Ihnen alle Kontakte angezeigt, die auch Mitglied in dieser Gruppe sind.

Neue Gruppe erstellen im AMAGNO Dokumentenmanagement

Direkt nach der Installation und Einrichtung von AMAGNO werden Sie die erste Gruppe erstellen wollen. Doch auch im späteren Betrieb des Dokumentenmanagementsystems wird es regelmäßig vorkommen, dass die Erstellung einer neuen Gruppe notwendig ist. Ob für ein neues Projekt, für Kunden oder einfach nur zur Organisation einer Veranstaltung oder eines Betriebsfestes.

Gruppen in AMAGNO sind quasi das Herzstück des Programms. Die Gruppenmitglieder können, ihren Rechten entsprechend, neue Dateien und Dokumente importieren, bearbeiten oder archivieren sowie Workflows auslösen, über Inhalte diskutieren oder Versionen von Dokumenten vergleichen und bei Bedarf wiederherstellen.

Wie Sie in AMAGNO eine neue Gruppe erstellen

Neue Gruppe erstellen1. Wählen Sie in der rechten Spalte, dem Themenmenü, den Eintrag „Gruppen“ aus.

2. Ein Doppelklick auf „Gruppe erstellen“ öffnet das benötigte Dialogfenster.

3. Geben Sie der neuen Gruppe einen eindeutigen Namen.

4. Wählen Sie die gewünschte Art der Versionierung.

5. Wählen Sie die gewünschte Art der Archivierung.

6. Bestätigen Sie die Erstellung der neuen Gruppe mit „Eingabe bestätigen“. Weiterlesen »