Dokumente dienen als Nachweis unseres Arbeitsfortschritts und geben einen Überblick über den Stand und die bisherigen Aktivitäten. Unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen, spiegeln sie den aktuellen Bearbeitungsstand wider – z.B. ob ein Dokument noch in Arbeit ist, bereits genehmigt wurde, für Kommentare offen ist oder nicht mehr geändert werden darf.
Während ihres Lebenszyklus durchlaufen Dokumente verschiedene Phasen, die je nach Art, Format und Verwendungszweck variieren können. Man spricht dann auch vom Dokumentenlebenszyklus. Was es damit auf sich hat und wie die Phasen im Detail aussehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Dokumentenlebenszyklus?
Der Dokumentenlebenszyklus bezeichnet die verschiedenen Phasen, die ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seiner endgültigen Archivierung oder Löschung durchläuft. Dieses Konzept ist im Bereich des Dokumenten- und Informationsmanagements von besonderer Bedeutung, da es hilft, Prozesse zu strukturieren und sicherzustellen, dass Informationen effizient genutzt und aufbewahrt werden.Dieser Zyklus kann analog oder digital mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) abgebildet werden.
Die verschiedenen Phasen des Dokumentenlebenszyklus:
Wie sehen nun die verschiedenen Phasen des Dokumentenlebenszyklus im Detail aus?
Erstellung:
In dieser Phase wird das Dokument erstellt. Die Erstellung kann manuell durch eine Person oder automatisch durch ein Softwaresystem erfolgen. Dokumente können in verschiedenen Formaten erstellt werden, z. B. als Textdokumente, Tabellen, Präsentationen usw.
Verwendung:
Nach der Erstellung wird das Dokument für den beabsichtigten Zweck verwendet. Dies kann die interne Kommunikation innerhalb einer Organisation, die Bereitstellung von Informationen für Kunden oder die Unterstützung von Entscheidungsprozessen umfassen.
Bearbeitung:
Während der Nutzungsphase kann es notwendig sein, ein Dokument zu aktualisieren oder zu ändern. Die Bearbeitung kann von der Korrektur einfacher Fehler bis zur Aktualisierung von Informationen aufgrund neuer Entwicklungen reichen.
Verteilung:
Verteilung bezieht sich auf die Weitergabe von Dokumenten an relevante Stakeholder. Dies kann intern innerhalb einer Organisation oder extern an Kunden, Lieferanten oder andere Partner erfolgen.
Aufbewahrung:
Nachdem ein Dokument seinen unmittelbaren Zweck erfüllt hat, wird es gespeichert. Die Speicherung muss sicher und organisiert erfolgen, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Archivierung:
Dokumente werden häufig langfristig archiviert. Das bedeutet, dass sie in einem weniger zugänglichen Teil des Speichersystems abgelegt werden. Die Archivierung hilft, aktiven Speicherplatz zu sparen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Dokumente für zukünftige Referenzzwecke oder gesetzliche Anforderungen verfügbar bleiben.
Löschen:
Am Ende ihres Lebenszyklus können Dokumente gelöscht werden, insbesondere wenn sie nicht mehr benötigt werden oder aus rechtlichen Gründen gelöscht werden müssen. Die Löschung muss sicher und in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen erfolgen.
Die Vorteile des Dokumentenmanagementsystems für den Dokumentenlebenszyklus
Um die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) vollständig zu erfassen, ist es hilfreich, sich zunächst mit den Nachteilen eines analogen Dokumentenlebenszyklus vertraut zu machen. In einer analogen Umgebung ist der Prozess der Dokumentenbearbeitung oft zeitaufwändig und ineffizient. Dokumente müssen physisch von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergereicht werden, was unter Umständen ein bis zwei Tage dauern kann.
Bei Abwesenheit, z.B. durch Krankheit, verzögert sich dieser Prozess zusätzlich, da das Dokument nicht einfach an eine Vertretung weitergeleitet werden kann. Ein DMS hingegen ermöglicht die sofortige digitale Zustellung von Dokumenten, so dass diese auch im Krankheits- oder Urlaubsfall nahtlos an Vertretungen weitergeleitet werden können.
Bei analogen Dokumenten verliert man leicht den Überblick, was zu einem erhöhten Platzbedarf und einem hohen Verbrauch an Lagerkapazitäten führt. Wer ein bestimmtes Dokument wiederverwenden möchte, muss oft lange im entsprechenden Ordner suchen und blättern. Mit einer digitalen Lösung hingegen ist jedes Dokument in Sekundenschnelle auffindbar.
Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert den Dokumentenlebenszyklus erheblich, indem es Dokumenten feste Rollen zuweist. Diese können im Bedarfsfall durch Vertretungsregelungen einfach angepasst werden, was insbesondere bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen von Vorteil ist. Ein DMS reduziert nicht nur den Bedarf an physischem Speicherplatz, sondern spart auch Zeit.
Durch die integrierte Suchfunktion können Dokumente, deren Versionen und Bearbeiter schnell und effizient gefunden werden. Zudem sinken die Kopierkosten, da keine physischen Kopien der Dokumente mehr erstellt werden müssen. Insgesamt bietet ein Dokumentenmanagementsystem eine umfassende Lösung, die das Dokumentenmanagement optimiert und zu einer deutlichen Effizienzsteigerung innerhalb der Organisation führt.