Digitale Rechnungsprüfung – So kann man elektronische Rechnungen prüfen!

In vielen Unternehmen erfolgt die Bearbeitung von Rechnungen noch manuell. Dies führt häufig dazu, dass Rechnungen in verschiedenen Ordnern gesammelt werden, was schnell zu Unordnung führen kann. Es ist schwer zu überblicken, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Das Vergessen von Rechnungen und den damit verbundenen Skontofristen kann teure und unangenehme Folgen haben.

Im schlimmsten Fall können sie sogar verloren gehen. Zudem verursachen Papierrechnungen Kosten, die im Durchschnitt zwischen zehn und zwölf Euro pro Rechnung liegen. 

Zum Glück muss das alles nicht mehr sein. Heutzutage lässt sich mit der digitalen Rechnungsprüfung Zeit und Geld sparen durch präzise Datenerfassung, schnellere Workflows und papierlose Archivierung. 

Wie das alles im Detail funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag! 

Was ist eine Rechnungsprüfung?

Die Rechnungsprüfung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements in Unternehmen. Dabei werden eingehende Rechnungen sorgfältig auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Dieser Prozess umfasst sowohl die formelle als auch die sachliche Rechnungsprüfung. Dazu gleich mehr. 

Bei der digitalen Rechnungsprüfung, die sich immer größerer Beliebtheit erfreut, werden Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeitet. Dieser Prozess wird häufig durch spezielle Software unterstützt, die die Rechnungsprüfung in drei Schritten automatisiert. Diese Schritte umfassen in der Regel die Prüfung der Rechnungsdaten, den Abgleich mit Bestelldaten oder Verträgen und die Freigabe zur Zahlung.

Die Zuständigkeit für die Rechnungsprüfung variiert je nach Größe und Struktur des Unternehmens. In kleinen und mittleren Unternehmen ist in der Regel die Buchhaltung für diese Aufgabe zuständig. In größeren Unternehmen gibt es häufig eine eigene Abteilung, die sogenannte Kreditorenbuchhaltung, die sich ausschließlich mit der Verwaltung und Prüfung von Eingangsrechnungen befasst.

Es gibt zwei Arten der Rechnungsprüfung:

Formelle Rechungspüfung

Hier wird geprüft, ob die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dazu gehören Angaben zum Rechnungsaussteller und -empfänger, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum sowie Angaben zu Art und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Die formale Prüfung ist immer der erste Schritt bei der Prüfung von Eingangsrechnungen und stellt sicher, dass die Rechnung alle notwendigen Angaben gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält.

Checkliste für die formale Rechnungsprüfung

• ✓ Angaben zum Rechnungsaussteller: Firma und Anschrift
• ✓ Angaben zum Rechnungsempfänger: Firma und Adresse
• ✓ Rechnungsdatum
• ✓ Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• ✓ Rechnungsnummer
• ✓ Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• ✓ Datum der Lieferung oder Dienstleistung
• ✓ Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• ✓ Etwaige Entgeltminderungen (wie Skonti oder Rabatte)

Sachliche Rechnungsprüfung

Bei dieser Prüfung handelt es sich um eine qualitative Kontrolle der Rechnung. Es wird geprüft, ob nur das in Rechnung gestellt wurde, was auch tatsächlich und fristgerecht geliefert wurde.

Checkliste für die sachliche Rechnungsprüfung:

• ✓ Vergleich mit der Auftragsbestätigung: Wurde nur berechnet, was bestellt wurde?
• ✓ Vergleich mit dem Auftragseingang: Stimmt das, was in Rechnung gestellt wurde, mit dem überein, was tatsächlich geliefert wurde?
• ✓ Prüfung, ob alle Konditionen eingehalten und Rabatte berücksichtigt wurden
• ✓ Prüfung, ob der Umsatzsteuerausweis den gesetzlichen Anforderungen entspricht
• ✓ Prüfung, ob die in der Rechnung aufgeführten Transaktionen ausreichend dokumentiert sind

Der Prozess der digitalen Rechnungsprüfung

Genug zur Theorie – Wie kann die digitale Rechnungsprüfung die starren Prozesse deutlich schneller und flexibler machen? 

Meistens sieht der Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung so aus: 

1. Import in das DMS: Digitale Rechnungen können einfach aus verschiedenen Quellen in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) importiert werden. Die Verschlagwortung der Rechnungsdokumente im DMS ist ein wichtiger Bestandteil des Prozesses und erfordert keinen zusätzlichen Aufwand. Dies erleichtert das spätere Auffinden einzelner Rechnungen.
2. Verknüpfung zu Kostenstellen und Konten: Die elektronischen Rechnungsdaten stehen im DMS zur Verfügung. Hier können sie mit den bereits erwähnten Kostenstellen und Konten verknüpft werden, die ebenfalls in der Software hinterlegt sind.
3. Automatisierte Workflows: Auf Basis dieser Informationen können automatisierte Workflows erstellt werden. Dabei werden die für die digitale Freigabe notwendigen Daten automatisch an die zuständigen Ansprechpartner versendet.
4. Durchführung der Freigaben: Die Freigaben werden von den zuständigen Mitarbeitern durchgeführt und ggf. weitere Genehmigungen eingeholt.
5. Bezahlung der Rechnung: Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung direkt bezahlt.
6. Automatische Verbuchung und Archivierung: Das System ist in der Lage, die Rechnungen zu prüfen, automatisch zu verbuchen und alle Prozesse in kurzer Zeit abzuschließen. Die abschließende Archivierung der Rechnungen erfolgt ebenfalls im Dokumentenmanagementsystem.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Weniger Fehler

Die Genauigkeit der Rechnungsprüfung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Fehler bei der Rechnungsprüfung, wie z.B. das Übersehen von Pflichtangaben, können schwerwiegende Folgen haben. Ein solcher Fehler kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen und bei einer Betriebsprüfung rechtliche Probleme nach sich ziehen. Die daraus resultierenden finanziellen Folgen können erheblich sein und in manchen Fällen mehrere tausend Euro betragen.

Ein wesentliches Problem bei der manuellen Rechnungsprüfung ist, dass der Mensch zu Flüchtigkeitsfehlern neigt. Solche Fehler können durch Unkonzentriertheit oder Ablenkung während der Arbeit entstehen. Dies ist insbesondere bei der manuellen Auswertung von Papierrechnungen der Fall, bei der ein hohes Fehlerpotenzial besteht.

Hier bietet die digitale Rechnungsprüfung einen entscheidenden Vorteil. Durch den Einsatz der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zum Auslesen der Rechnungsdaten wird eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit erreicht. Diese Technologie ermöglicht es, Rechnungsdaten automatisch zu erfassen und zu verarbeiten, was den Arbeitsaufwand für das Buchhaltungspersonal erheblich reduziert.

Mehr Zeit

Die Bearbeitung von Papierrechnungen in Unternehmen ist oft ein zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess. Diese Rechnungen werden in der Regel per Post versandt, was bereits eine gewisse Verzögerung mit sich bringt. Hinzu kommt die hohe Fehleranfälligkeit bei der manuellen Bearbeitung, die zu weiteren Verzögerungen führen kann. Insbesondere die sachliche Prüfung von Papierrechnungen ist ein zeitaufwändiger Prozess, der in vielen Unternehmen mit hohem Aufwand verbunden ist.

Ein typisches Szenario in der traditionellen Rechnungsprüfung ist, dass die zuständigen Mitarbeiter mit Ordnern oder Mappen voller Papierrechnungen durch das Unternehmen laufen müssen, um die notwendigen Unterschriften für die Freigabe einzuholen. Studien zeigen, dass die Prüfung einer Papierrechnung durchschnittlich 12 Tage! dauert.

Im Gegensatz dazu ermöglicht die digitale Rechnungsprüfung eine wesentlich effizientere und schnellere Abwicklung. Durch den Einsatz einer Rechnungsprüfungssoftware können alle notwendigen Schritte der Rechnungsprüfung digital und mit wenigen Klicks durchgeführt werden. Sollten Rückfragen zu einer Rechnung bestehen, können diese schnell und unkompliziert auf digitalem Weg geklärt werden.

Weniger Kosten

Die Digitalisierung von Rechnungen bietet mehrere wesentliche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Kosten. Wenn Rechnungen digital verarbeitet werden, entfällt die Notwendigkeit, teure Papierkopien anzufertigen. Dies führt zu erheblichen Ressourceneinsparungen, da weniger Papier verbraucht wird, was nicht nur kosteneffizient ist, sondern auch zum Umweltschutz beiträgt.

Weiterhin können durch die kürzeren Durchlaufzeiten der digitalen Rechnungsprüfung oft Skonti und Gutschriften genutzt werden, deren Fristen bei der analogen Rechnungsprüfung oft verpasst werden. Außerdem werden Mahngebühren vermieden, da alles rechtzeitig erledigt wird.

Bessere Übersicht

Die herkömmliche Rechnungsbearbeitung in Unternehmen, insbesondere wenn sie manuell und papierbasiert erfolgt, bringt eine Reihe von Herausforderungen und Ineffizienzen mit sich. Wenn Freigabeverantwortliche Rechnungen physisch durch das Unternehmen tragen, besteht oft die Gefahr, dass diese Dokumente zwischen anderen Dokumenten auf dem Schreibtisch in Vergessenheit geraten. In solchen Fällen verliert die Buchhaltung den Überblick und die Kontrolle darüber, welche Rechnungen noch bearbeitet oder genehmigt werden müssen. Dies führt zu Verzögerungen im Prozess und kann die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Ein weiteres Problem bei der Verwendung von Papierrechnungen sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. In vielen Ländern müssen Rechnungen zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden. Dies stellt Unternehmen, die noch mit analogen Arbeitsprozessen arbeiten, vor große Herausforderungen. Die Aufbewahrung großer Mengen von Papierdokumenten führt oft zu chaotischen Zuständen, überfüllten Schränken und Ordnern, was nicht nur zu Platzproblemen führt, sondern auch Stress und Arbeitsbelastung der Buchhalterinnen und Buchhalter erhöht.

Mithilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung und der automatischen Archivierung können die Rechnungen dank Such-und Filterfunktionen jederzeit eingesehen werden und dank Cloud-Technologie funktioniert das auch von überall auf der Welt aus. 

Mehr Entlastung der Mitarbeiter

Die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen wirken sich positiv auf das gesamte Unternehmen und insbesondere auf die Mitarbeitenden aus. Durch den Wegfall unnötiger, repetitiver und zeitraubender Tätigkeiten können sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Arbeitsweise, sondern auch zu einer höheren Arbeitszufriedenheit.

Dabei spielt vor allem die Automatisierung eine zentrale Rolle. Sie entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von vielen monotonen und repetitiven Tätigkeiten, die in der Buchhaltung anfallen. Dadurch können sich die Buchhalterinnen und Buchhalter auf komplexere und strategischere Aufgaben konzentrieren, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Herausforderungen bei der Implementierung digitaler Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings müssen bei der Implementierung auch bestimmte Herausforderungen gemeistert werden.

Technologische Integration:

Bei der technologischen Integration ist es von entscheidender Bedeutung, dass die neuen digitalen Rechnungsprüfungssysteme nahtlos in bestehende Unternehmenssoftware wie ERP-Systeme integriert werden. Dies beinhaltet den Umgang mit unterschiedlichen Datenformaten und Integrationen sowie die Notwendigkeit regelmäßiger Updates und Wartung, um mit den neuesten Technologien Schritt zu halten.

Datensicherheit und Datenschutz:

Die Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz ist insbesondere bei sensiblen Finanzdaten von größter Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO entsprechen und robuste Sicherheitsprotokolle implementieren, um Cyberangriffe und Datenlecks zu verhindern.

Rechtliche Compliance:

Im Hinblick auf die Rechtskonformität müssen digitale Buchhaltungssysteme den Steuergesetzen entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung spezifischer gesetzlicher Standards für die Archivierung digitaler Rechnungen und die Gewährleistung der Revisionssicherheit für mögliche Betriebsprüfungen.

Organisatorische Herausforderungen:

Organisatorisch erfordert die Umstellung auf digitale Prozesse häufig eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Arbeitsweisen. Die Anpassungsfähigkeit und Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind entscheidend für den Umsetzungserfolg, weshalb Schulungen und Weiterbildungen im Umgang mit den neuen Systemen notwendig sind.

Kosten und ROI-Überlegungen:

Im Hinblick auf Kosten und ROI sind die Anfangsinvestitionen für die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung oft hoch. Die Unternehmen müssen den potenziellen ROI abwägen und sicherstellen, dass der langfristige Nutzen die anfänglichen Kosten rechtfertigt. Laufende Kosten für Wartung, Updates und mögliche Systemerweiterungen müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Zentrum der digitalen Rechnungsprüfung

Nun wissen wir, was es mit der digitalen Rechnungsprüfung auf sich hat, doch welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem hierbei? 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt tatsächlich eine entscheidende Rolle bei der digitalen Rechnungsprüfung, da es den gesamten Prozess revolutioniert und effizienter macht. In der digitalen Welt, in der Rechnungen als elektronische Dateien eingehen, ermöglicht ein DMS die schnelle und genaue Erfassung der Rechnungsdaten durch fortschrittliche Scan- und Texterkennungstechnologien. Dieser Prozess wandelt Papierdokumente in elektronische Formate um, wodurch der Zugriff und die Verarbeitung beschleunigt werden. 

Auch lässt sich das DMS lässt nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren und bietet so eine Plattform für die automatisierte Prüfung von Rechnungsinhalten. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen wird die Genauigkeit der Datenprüfung erhöht, Fehlbuchungen werden reduziert und betrügerische Aktivitäten effektiv erkannt. Dies führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und Kostenreduktion, da manuelle Eingriffe und menschliche Fehler minimiert werden. 

KI-Technologien ermöglichen nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis durch die Automatisierung routinemäßiger Prüfungsaufgaben, sondern erhöhen auch die Genauigkeit und Transparenz des gesamten Prüfungsprozesses. Durch den Einsatz hochentwickelter Algorithmen kann KI Unstimmigkeiten erkennen und auf potenzielle Probleme hinweisen, bevor diese zu ernsthaften finanziellen Verlusten führen. 

Durch den Einsatz von KI in der Rechnungssprüfung können sich Unternehmen auf strategische Entscheidungen konzentrieren, während KI die Integrität ihrer Finanztransaktionen sicherstellt. 

Darüber hinaus sorgt das DMS durch die sichere Archivierung und einfache Wiederauffindbarkeit von Rechnungsdokumenten für eine verbesserte Compliance mit gesetzlichen Vorgaben, was insbesondere bei Prüfungen und Audits von unschätzbarem Wert ist.

Fazit und Ausblick

Mithilfe eines digitalen Rechnungsprüfung können Rechnungen in einigen wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden, was zu mehr Zeit, weniger Kosten und einer besseren Übersicht führt. 

Wie sieht die Zukunft der digitalen Rechnungsprüfung aus?

Insbesondere künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden in Zukunft eine immer zentralere Rolle spielen.

KI-basierte Algorithmen sind in der Lage, große Datenmengen in Echtzeit zu verarbeiten. Dadurch können Unregelmäßigkeiten und Betrugsfälle bei der Rechnungsprüfung schneller und genauer erkannt werden. Darüber hinaus könnten die Blockchain-Technologie und die Integration von IoT-Daten für die Rechnungsprüfung an Bedeutung gewinnen. Während die Blockchain eine fälschungssichere Dokumentation aller Rechnungstransaktionen bietet und damit die Sicherheit und Transparenz erhöht, ermöglichen IoT-Daten den Zugriff auf ein breiteres Spektrum an Informationsquellen.

Wie die Zukunft aussehen kann, bleibt spannend. Viel Potenzial ist zumindest vorhanden, lassen wir uns überraschen!