Dokumentenlenkung – Definition, Vorteile & Software

Warum gleicht die Verwaltung von Dokumenten oft einem Labyrinth ohne Ausgang? In jedem Unternehmen, ob groß oder klein, spielt die Dokumentenlenkung eine wichtige Rolle. Im deutschen Mittelstand herrscht jedoch noch großes Chaos im Dokumentenmanagement. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Werkzeugen wird aus dem Chaos ein harmonisches System, das Zeit spart und Fehler reduziert. Doch wie navigiert man durch dieses Labyrinth, um ans Ziel zu kommen? Hier kommt die Dokumentenlenkung ins Spiel.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen konkrete Einblicke und Lösungsansätze, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch effektive Dokumentenlenkung nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch Ihre Arbeitsabläufe verbessern und die Produktivität steigern können.

Grundlagen der Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung ist ein systematischer Ansatz, um sicherzustellen, dass alle Dokumente in einer Organisation effizient verwaltet, leicht auffindbar und stets aktuell sind. Es handelt sich um einen zentralen Aspekt des Informationsmanagements, der darauf abzielt, die Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Verfügbarkeit der dokumentierten Informationen zu gewährleisten. Die Dokumentenlenkung umfasst Prozesse und Richtlinien, die festlegen, wie Dokumente erstellt, geprüft, verteilt, gespeichert und schließlich ausgesondert oder archiviert werden.

Im Mittelpunkt der Dokumentenlenkung steht die Kontrolle des Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie stellt sicher, dass nur genehmigte und aktualisierte Versionen von Dokumenten verwendet werden, während veraltete oder ungültige Dokumente entsprechend gekennzeichnet oder entfernt werden, um Missverständnisse oder Fehlinformationen zu vermeiden. Diese Kontrolle erstreckt sich auf alle Arten von Dokumenten, einschließlich Handbüchern, Verfahrensanweisungen, Formularen und Aufzeichnungen.

In der Praxis unterstützt die Dokumentenlenkung Organisationen bei der Erfüllung ihrer Compliance–Anforderungen, indem sie sicherstellt, dass Dokumente den geltenden Standards und Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus spielt es eine entscheidende Rolle bei der Sicherung der Qualität und Effizienz von Geschäftsprozessen, indem es einen schnellen Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen ermöglicht und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen reduziert.

Effiziente Dokumentenlenkung erfordert den Einsatz von Technologien und Systemen, die die Organisation, Speicherung, Suche und das Wiederauffinden von Dokumenten vereinfachen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS), bieten Werkzeuge für eine automatisierte Dokumentenlenkung, einschließlich Versionierung, Zugriffskontrolle und Audit-Trails, die eine vollständige Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen gewährleisten.

Warum ist Dokumentenlenkung wichtig?

Eine lückenlose Dokumentation der in einem Unternehmen ablaufenden Prozesse ist elementar. Damit wird Wissen „gespeichert“ und festgehalten. Ist das nicht der Fall, verlassen Informationen und Know-how beispielsweise automatisch mit dem Austritt eines oder einer einzelnen Mitarbeiter den Betrieb.

Die Dokumentenlenkung kann die Qualität der Unternehmensdokumentation erheblich verbessern. Eine wirksame Steuerung der Dokumente trägt zur Produktivitäts- und Effektivitätssteigerung des gesamten Unternehmens bei, indem sie für eine klare Organisation und Verwaltung der Dokumente sorgt.

Was ist das Ziel der Dokumentenlenkung?

Das Hauptziel der Dokumentenlenkung ist die zuverlässige und konsistente Verwaltung und Speicherung wichtiger Informationen. Ziel ist es, unbeabsichtigte Änderungen von Daten und Arbeitsanweisungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sicherheitsrichtlinien jederzeit auffindbar sind.

Die Ziele der Dokumentenlenkung umfassen

• ✓ Sicherstellung, dass relevante Dokumente immer in der aktuellsten Version am benötigten Ort verfügbar sind.
• ✓ Klare Festlegung der Zuständigkeiten für die Prozesse und Verfahren der Dokumentenfreigabe
• ✓ Unterstützung der Mitarbeiter
• ✓ Sicherstellung einer nachvollziehbaren und normgerechten Dokumentation für erfolgreiche Audits
• ✓ Effiziente Verteilung von wichtigen Informationen

Die ISO 9001 richtet sich insbesondere auch auf die Kundenzufriedenheit. Der Kunde profitiert unmittelbar von der schnellen Verfügbarkeit von Informationen. Hat ein Kunde beispielsweise eine Frage zu einem Produkt, ist es von Vorteil, wenn der Servicemitarbeiter ohne großen Aufwand die entsprechende Betriebsanleitung zur Verfügung stellen kann.

Wie läuft die Dokumentenlenkung in der Regel ab?

Der Ablauf der Dokumentenprüfung ist durch ein standardisiertes Verfahren gekennzeichnet:

1. Die Dokumente werden erstellt.
2. Sie werden freigegeben und dokumentiert.
3. Freigabeprozess
4. Über ein DMS werden die Dokumente in eine Liste der dokumentierten Informationen aufgenommen.
5. Dokumente werden aktualisiert oder angepasst.
6. Erneuter Freigabeprozess
7. Es erfolgt die Dokumentenarchivierung.
8. Mit Einbehaltung der Archivierungsfristen werden die Dokumente im Anschluss vernichtet.

Dokumentenlenkung mit einer DMS-Software

Die Dokumentenlenkung ist ein integraler Bestandteil des Dokumentenmanagements und lässt sich optimal mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) realisieren.

Der Einsatz eines DMS für die Dokumentenlenkung bietet zahlreiche Vorteile:

• ✓ Es bietet eine digitale und papierlose Lösung.
• ✓ Auch umfangreiche Dokumentenbestände können übersichtlich verwaltet werden.
• ✓ Es ermöglicht erhebliche Ressourceneinsparungen – neben Papier vor allem Zeit und Geld.
• ✓ Anwenderspezifische Workflows können definiert und mit KI-Unterstützung automatisiert werden, was unter anderem Freigabeprozesse vereinfacht.
• ✓ Eine lückenlose Versionierung ist gewährleistet, so dass Änderungen direkt am Dokument nachvollzogen werden können.
• ✓ Durch eine Vielzahl von Integrationen unterstützt das DMS ein nahtloses Dokumentenmanagement über verschiedene Systeme hinweg.
• ✓ Mit einem DMS ist es möglich, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Aufzeichnungen digital zu erfassen, was den Anforderungen der Dokumentenlenkung nach ISO 9001 entspricht.

Fazit

Eine strukturierte Dokumentenlenkung trägt wesentlich dazu bei, den Überblick über die Dokumentenentwicklung zu behalten und die internen Arbeitsabläufe zu optimieren. Dokumente können schneller gefunden und bearbeitet werden, da klare Prozessabläufe definiert sind. Durch den Einsatz von Automatisierung bei der Digitalisierung von Dokumenten wird nicht nur die Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung reduziert, sondern auch das Personal entlastet.

Die Mitarbeitenden können sich von repetitiven Tätigkeiten befreien und sich stattdessen auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus sorgt eine effiziente Dokumentenlenkung für eine hohe Qualität und Transparenz der Daten im Archiv. Dies ist insbesondere bei Betriebsprüfungen und Steuerprüfungen von Vorteil, da so sichergestellt wird, dass alle Unterlagen aktuell, vollständig und rechtssicher aufbewahrt werden.

Häufige Fragen zur Dokumentenlenkung