4. November 2016

World Paper Free Day 2016 (#WPFD)

Für viele wäre es die Zukunft: Der World Paper Free Day erinnert an das analoge Blatt Papier im Büro. Nostalgisch wird eine vergilbte Akte aus alten Zeiten herausgezogen und irgendwie findet sich noch ein Kuli, um das Dokument zu bekritzeln. „Damals haben wir das so gemacht.“. So, wie wir über die Geschichten unserer Großeltern schmunzeln und uns danach auf dem Heimweg über den Komfort von Heute freuen. Für viele ist es tatsächlich Zukunft, denn 80% des Mittelstands arbeitet hauptsächlich immer noch „analog“ – warum? Weil sie es schon immer getan haben. „Digitalisierung … das können die andern machen. Dafür haben wir keine Zeit.“

Nicht nur reden, sondern Digitalisierung leben.

Ja, wir reden alle von „Digitalisierung“. Auf vielen Ebenen. Neue Arbeitsweisen mit mündigen motivierten Mitarbeitern mit neuen Arbeitsmethoden bis hin zur Arbeitsweise mit Dateien, Belegen, Emails, Workflows und Kommunikation untereinander. Verbunden mit seinen Vorteilen, aber auch seinen Ängsten und verbundener Nostalgie. Ich persönlich sehne mich nicht nach Tontafeln zurück, in die ich meine Geschäfte als Keilschrift eintrage – so weit reicht die Form der Dokumentation von Geschäften und Umsätzen tatsächlich zurück.

Aber, liebe ängstliche Leute – die Digitalisierung ist Gegenwart und keine Zukunft. Sie ist da und geht auch nicht wieder weg!

Ich habe mich Jahrelang als Angestellter über die Büroarbeit mit seine Tonnen Akten mit Papier (ja, es gab dazu eigene große Räume), den undurchdringlichen Netzlaufwerken und den einsamen Emailinseln geärgert. Wie oft bin ich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter gerannt, um meine Informationen zusammenzutragen und nach einen verschwundenen Vorgang zu recherchieren. Es war absolut frustrierend, zeitraubend und nicht effektiv. Dieser Arbeitsweise habe ich den Kampf angesagt.

Ich möchte zum Anlass des World Paper Free Day 2016 (#WPFD) kurz aufzeigen, wie digital wir bei AMAGNO arbeiten.

Bei AMAGNO ist jeder Tag World Paper Free Day.

Die Arbeitsplätze kommen ohne Papier aus. Für eintreffende Papierdokumente verwenden wir Scanner. Von Netzwerkscannern bishin zu kompakten Arbeitsplatzscannern. Die Inhalte werden im DMS/ECM direkt verarbeitet und zugeordnet. Für die Kreativität ist derzeit noch Papier „genehmigt“ und unterstreicht den Bedarf an Nostalgie 🙂 50% der Arbeitsplätze ist bei uns schon mit Touchgeräten mit Stifteingabe ausgestattet, um das gleiche Arbeitsgefühl zu unterstützen, wie „damals auf Papier“.

Nach sechs Jahren Firmentätigkeit, über 150 Kunden und über 10.000 Anwender, verwaltet AMAGNO die verbleibenden (rechtlich notwendig) Dokumente in drei Aktenordnern. Das wars. Dagegen stehen abertausende digitale Belege und Dateien im DMS/ECM.

Auch bei Präsentationen kann viel Papier gespart werden.

Auch bei Kleinigkeiten kann man viel Papier generieren, beispielsweise Flipcharts. Gerne verbrennt man 10-20 Blätter pro Trainingstag. Gerne macht man davon dann digitale Fotos und schmeißt das Papier weg. Warum? Wir haben uns frisch ein digitales 65 Zoll Touchdisplay mit integriertem White Board zugelegt. Vorteile: Das helle Tageslicht nervt nicht beim Projektor, die Leute können über Stift oder Finger direkt Anmerkungen auf den Bildschirm machen und die Ergebnisse des digitalen Whiteboards lassen sich direkt digital versenden.

Digitale Zukunft sinnvoll gestalten.

World Paper Free Day erinnert uns an die grandiosen Möglichkeiten der digitalen Arbeit und des notwendigen Fortschritts. Ich will nicht an die Zukunft denken und Angst davor haben – ich will ein Teil davon sein, die digitale Zukunft sinnvoll zu gestalten. Was haben wir von der digitalen Arbeit? Sehr viel. Beispiele:

1. Dateien, Belege und relevante Emails sind zentral abgelegt und reduzieren erheblich die Suchinseln
2. Alle notwendigen Dateien sind von jedem in Sekunden auffindbar, da ein DMS/ECM wie AMAGNO in über 100 Dateiformaten im gesamten Dokumententext nach jeglichen Begriffen sucht. Selbst der Griff zu einer Papierakte „hinter mir“ ist langsamer als eine Recherche direkt am PC.
3. Nach einer Suche erhalte ich alle relevanten Dateien. Das zeitraubende „Zusammentragen“ von Dokumenten für meine täglichen Entscheidungen und Aufgaben ist vorbei. Ich kann mich auf meine Arbeit fokussieren. Wir leben für Ergebnisse unserer Arbeit und nicht für die Ablage und Suche von Dateien.
4. Warum manuell Ordner suchen? Was im Dateisystem für jeden selbstverständlich geworden ist, aber heute nicht mehr notwendig ist: Jedes moderne ECM/DMS System ordnet die Dateien automatisch ein.

Digitales Arbeiten ist keine Zukunft. Es ist da. Und es macht verdammt viel Spaß.