Wechsel der DMS Software: Kostenloser Export?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist für Unternehmen inzwischen eine kaum verzichtbare Lösung, um Geschäftsdokumente und -prozesse effektiv und schnell zu verwalten, zu bearbeiten und zu steuern. Alle DMS Anbieter werben mit Schnittstellen zu bewährten ERP-, Warenwirtschafts-, Buchhaltungs-, CRM- und vielen weiteren Systemen. DATEV, Salesforce und Sage sind nur einige Beispiele.

Die Digitalisierung macht vor keiner Branche oder Unternehmensgröße halt. Schnell hat sich eine mächtige Infrastruktur aufgebaut, in der das jeweilige Dokumentenmanagementsystem oft im Zentrum steht. Unabhängig ob ein Unternehmen 20, 100 oder 500 Mitarbeiter beschäftigt.

Leider viel zu selten wird die Frage gestellt, was passiert, wenn das Zentrum dieser Infrastruktur nicht mehr den Bedürfnissen eines Unternehmens entspricht? Dabei geht es heutzutage nicht mehr nur um den reinen Funktionsumfang oder die eine passende Branchenlösung, sondern vielmehr um Akzeptanz bei den Mitarbeitern, Usability und transparente Preisgestaltung.

Können Unternehmen beim Wechsel der DMS Software Ihre Daten exportieren?

Einige DMS-Anbieter verkaufen einen Vendor Lock-in bei Software oder IT-Infrastruktur noch als Stabilitäts- und Innovationsgarantie. Eine Dokumentenmanagementsoftware ist sicherlich nicht so schnell gewechselt wie der Strom- oder Internetanbieter, aber ein Wechsel sollte für den Kunden durchaus leistbar sein.

Die Antwort auf die Frage, ob man seine Geschäftsdokumente beim Wechsel der DMS Software exportieren kann wird in aller Regel „Ja“ lauten. Doch fragen Sie unbedingt auch immer nach dem „aber“. In den meisten Fällen ist Ihnen der eigenständige Export nämlich nicht möglich. Die Dokumente sind quasi eingesperrt und können nicht eigenhändig komplett exportiert und weiterverwendet werden. Der Export wird nur durch eine teure Dienstleistung seitens des DMS-Anbieters ermöglicht. Haben Sie bei der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware eine fünfstellige Summe mit einkalkuliert, um im Fall eines Wechsels der Software die Dokumente wieder freizukaufen?

Ein Beispiel aus dem Alltagsleben

Sie mieten eine Wohnung. Im Laufe der Jahre kommen neue Möbel hinzu. Eine neue Küche wird angeschafft. Die Lebensgefährtin zieht ein und bringt weitere Möbel mit. Alte Möbel werden aussortiert. Irgendwann steht Nachwuchs an, Ihre Bedürfnisse haben sich geändert oder Sie wollen sich beruflich weiterentwickeln. Die Wohnung passt einfach nicht mehr.
Sie kündigen nun den Mietvertrag. Mieten eine neue Wohnung. Der Umzug steht an und es kommt zur folgenden Situation: Der Vermieter der alten Wohnung verlangt 50.000 Euro dafür, dass Sie Ihre eigenen Möbel aus der alten in die neue Wohnung bringen dürfen. Sonst müssen diese in der alten Wohnung verbleiben.

Genauso verhält es sich leider mit vielen gängigen Dokumentenmanagementsystemen. Die Software wird gekauft oder monatlich gemietet. Ihr Unternehmen importiert täglich neue Dokumente in die Infrastruktur, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens entwickeln sich, passen irgendwann nicht mehr zur verwendeten DMS Software.

Oder dessen Anbieter erhöht die Preise oder verändert das gesamte Berechnungsmodell, das Produkt wird nach einer Übernahme nicht mehr weiterentwickelt oder der Support wird unzureichend. Warum auch immer, es passt einfach nicht mehr. Ein Wechsel der DMS Software steht an.

Doch um Ihre eigenen Unternehmensdaten aus Ihrem System zu exportieren, damit diese in einem neuen genutzt werden können, verlangen einige Anbieter eine fünf- oder sogar sechsstellige Summe für Dienstleistungen oder nachträglich zu erwerbende Exportkomponenten. In Euro. Einfach so. Auch die Bereitstellung einer API zur DMS/ECM Lösung bringt Sie nur bedingt weiter, da Sie diese für den Export entwickeln (lassen) müssen, was ebenfalls Kosten verursacht.

Das ist legal. Und auch leider gängige Praxis. Der Fachbegriff dazu lautet „Vendor Lock-in“. Den meisten Unternehmen wird dieser Umstand erst vor einem Wechsel der Dokumentenmanagementsoftware bewusst und sie stehen vor einer echten Herausforderung.

Beim Umzug in eine neue Wohnung gehen Sie schließlich selbstverständlich davon aus, dass Ihre eigenen Möbel auch in der neuen Wohnung einfach so verfügbar sind. Ohne diese noch ein zweites Mal bezahlen zu müssen.

Ihre Dokumente und Daten gehören Ihnen. Jederzeit.

Wir halten ein solches Geschäftsmodell für nicht mehr zeitgemäß. Haben wir noch nie. Schon gar nicht wollen wir Entwicklerressourcen dafür aufwenden, um die Dokumente unserer Kunden faktisch einzusperren und die Hürde eines Wechsels künstlich zu erhöhen. Sollten Unternehmen mit der AMAGNO Software nicht mehr zufrieden sein, können Administratoren jederzeit und ohne unsere Hilfe Ihre sämtlichen Dokumente sowie deren Versionen inklusive Meta-Daten bis hin zur Ablagestruktur exportieren. Ohne Programmierung oder technische oder personelle Unterstützung durch AMAGNO. Es ist zwar immer schade, wenn man Kunden verliert, gehört aber zum Geschäft. Dennoch sollte man sich immer noch freundlich in die Augen schauen können, auch wenn eine Geschäftsbeziehung endet. Hier gibt es ein How to zum Export von Dokumenten aus AMAGNO.

Exitstrategie bei Auswahl der DMS Software berücksichtigen

Bei der Wahl einer Dokumentenmanagementsoftware sollten Sie immer die Möglichkeit eines Wechsel der DMS Software berücksichtigen. Klären Sie mit den potentiellen Anbietern detailliert ab, welche Voraussetzungen und Kosten für den Export Ihrer Unternehmensdaten kalkuliert werden müssen. Lassen Sie diese Aufwände und Kosten in die gesamte Kalkulation einfließen. Andernfalls kann ein notwendiger Wechsel Sie teuer zu stehen kommen.