13. März 2020
Unternehmen in Gefahr? – Wenn das ganze Team ins Home-Office geht
Naturkatastrophen, Brände oder ungünstige Umwelteinflüsse sind näher als wir denken. Unternehmen, die mit lokalen Akten und Netzwerklaufwerken arbeiten, zwingen diese Ereignisse unmittelbar in die Knie. Oft sind sie dann nicht mehr handlungsfähig und können im schlimmsten Fall sogar ihre Pforten schließen. Wer allerdings mit einem Digital Workplace wie AMAGNO im Home-Office arbeiten kann, zeigt diesen Einflüssen die lange Nase.
SARS CoV 2: So lautet der offizielle Name des neuartigen Coronavirus, der im chinesischen Wuhan seine Reise startete, die Länder unserer Welt nach und nach besucht und sie mittlerweile regelrecht im Griff hat. Die einen sehen dem Treiben des Virus ganz gelassen zu, die anderen betreiben Hamsterkäufe, igeln sich zu Hause ein und vermeiden jeglichen Kontakt mit Menschen. Viel schöner scheint da doch, dem Untergang der Welt gut desinfiziert per Smartphone zuzuschauen.
Wie auch immer die Menschen das Virus empfangen – zu unterschätzen ist es natürlich nicht. Fakt ist jedoch, dass das Treiben des Erregers unsere Welt im Augenblick buchstäblich auf den Kopf stellt und massive Auswirkungen auf unser privates und berufliches Leben hat. Besonders aus wirtschaftlicher Sicht ist die aktuelle Situation verheerend. Die Folgen des Coronavirus treffen nämlich nicht nur die chinesische Wirtschaft, sondern haben weltweite Auswirkungen: Produktionslieferketten reißen ab, Container mit Lebensmitteln können nicht transportiert werden, in China stehen die Fabriken still und auch die Grenzen werden nach und nach geschlossen. Das trifft eine globalisierte Wirtschaft, wie unsere, natürlich besonders hart. Auch hierzulande sind die ökonomischen Folgen der Pandemie deutlich spürbar: Messen und Großveranstaltungen werden abgesagt, Fluglinien haben ihre Verbindungen stark eingeschränkt und öffentliche Einrichtungen werden geschlossen. Deutschland ist als Exportnation in besonderem Maße betroffen. Die Autobauer verkaufen kaum noch PKW in China, Unternehmen drohen Produktionsausfälle, weil einigen Betrieben bereits erste Teile fehlen und auch die Reiseveranstalter leiden. Wann ein Ende der Epidemie in Sicht ist, vermag bislang noch keiner zu sagen.
Home-Office als geschäftskritische Notwendigkeit
Immer mehr Arbeitgeber schicken ihre Mitarbeiter in die Heimarbeit, um sie zu schützen und weiterhin aktionsfähig zu bleiben. Ganz plötzlich müssen Unternehmen dann das möglich machen, was sonst monate-, wenn nicht jahrelanger Vorbereitung bedarf: Home-Office – auch Remote Work, Heimarbeit oder mobiles Arbeiten genannt. Sollte sich das Coronavirus weiter ausbreiten, werden weitaus mehr Unternehmen darauf zurückgreifen müssen. Sei es, weil Teile ihrer Teams in Quarantäne gestellt werden – etwa, weil sie Kontakt zu Infizierten hatten – oder, weil in der Firma selbst Verdachtsfälle aufgetreten sind. Die Arbeit erfährt in diesem Fall einen sofortigen Stillstand. Liegen dann noch die gesamten Dokumente und Unterlagen in den Aktenschränken oder lokalen Netzlaufwerken des Unternehmens, bringt das die Betriebe in akute Bedrängnis. Dann wird Home-Office nicht mehr zu einem Privileg, sondern zu einer geschäftskritischen Notwendigkeit.
Fatale Realität: Papier in Akten und lokale Netzlaufwerke
Im heutigen Zeitalter des technologischen Fortschritts könnte man eigentlich meinen, dass Unternehmen ihren komfortablen Digital Workplace zu schätzen gelernt haben. Doch viele stecken noch in veralteten Systemen fest und lagern ihre wichtigen Dokumente und Unterlagen immer noch in firmeneigenen Schränken und Netzlaufwerken. Der ortsungebundene Zugriff auf die benötigte Software bleibt den Mitarbeitern verwehrt.
Situationen, wie die jetzige, zeigen, was es heißt, wenn der Supergau eintritt und das Unternehmen durch externe Einflüsse dazu gezwungen wird, nur noch auf Sparflamme zu fahren oder seinen Betrieb vollständig einzustellen: Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner springen ab und aus den bisher schwarzen Zahlen werden große rote. Was das genau bedeutet? Unternehmen sind nicht mehr in der Lage, ihre Produkte zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Eine unmittelbar existenzielle Bedrohung für das Unternehmen ist die Folge.
Strategie gegen Pandemien und Naturereignisse
Die Corona-Pandemie mag vielleicht einmalig sein, aber durch unseren Klimawandel nehmen auch in Deutschland die Naturkatastrophen dramatisch zu. Unternehmen sollten sich auf unvorhergesehene Ereignisse mit einem Notfallplan vorbereiten. Dazu gehört zum einen, die Arbeitnehmer für das Home-Office zu wappnen und zum anderen einen Plan aufzustellen, wie die bisherige Produktion im Worst Case verlagert werden kann. Steht das Unternehmen in Flammen, wird überschwemmt oder von einem Tornado erfasst, sind alle Unterlagen, das gesamte Wissen und dementsprechend das Kapital eines Unternehmens vernichtet. Dasselbe gilt für ihre Netzlaufwerke auf lokalen Servern. Der Betrieb kann dann nur noch eins machen: seine Pforten schließen und auf ein Wunder hoffen.
Die aktuelle Pattsituation ist das beste Beispiel: Ein Mitarbeiter infiziert sich mit dem Coronavirus. Das Gesundheitsamt ordnet an, die betroffene Belegschaft unmittelbar in Quarantäne zu schicken – Zeit, einen ausgeklügelten Plan zu entwickeln, bleibt dann nicht mehr.
Für die hippen Unternehmen, die Flexibilität und Effizienz groß schreiben, stellt die Anordnung kein Problem dar. Denn sie arbeiten auch im Office ihrer Firma bereits orts- und zeitunabhängig mit den Cloud-Lösungen ihrer ERP- und CRM-Systeme oder einer ECM-Lösung wie AMAGNO, haben ihre eigenen Laptops und können all ihre Aufgaben auch bequem vom Sofa aus erledigen. Viele Unternehmen sind auf Home-Office allerdings gar nicht vorbereitet. Bei ihnen tritt dann das oben geschilderte bittere Drama ein und sie müssen ihren Betrieb bis auf Weiteres einstellen.
Mobiles Arbeiten ist hier der Schlüssel zum Glück. Doch nicht bei jedem Unternehmen können die Mitarbeiter einfach von zu Hause arbeiten. Autoteile können nicht im Wohnzimmer verbaut, Menschen betreut und Brötchen verkauft werden – nicht so einfach zumindest.
Home-Office bedarf rechtzeitiger Planung
Um remote zu arbeiten, bedarf es natürlich einigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen. Weiterhin müssen Fragen zur Arbeitszeit, dem Datenschutz und der Ergonomie zielführend beantwortet werden. Ortsunabhängig zu arbeiten heißt auch, dass die Betriebsabläufe weiterhin sichergestellt sind und rechtliche und tarifliche Regelungen eingehalten werden. Sind diese Voraussetzungen gegeben und die Mitarbeiter in der Lage, selbstständig und eigenverantwortlich Zuhause zu arbeiten, steht dem Home-Office nichts mehr im Wege.
Viele Unternehmen bieten ihren Bewerbern als Benefit bereits im Vorstellungsgespräch die Möglichkeit, für eine bessere Work-Life-Balance im Home-Office zu arbeiten. Besonders in Situationen wie den jetzigen, zahlt sich das Vertrauen des Arbeitgebers und die Flexibilität der Beschäftigten voll und ganz aus. Während andere mit Blick auf die aktuelle Situation eher schlucken müssen.
Digital Office aus der Cloud sofort einsetzbar
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