3. September 2018
Digitale Kommunikation – Was Sie beachten sollten (Teil 2)
Hand auf’s Herz, liest Du diesen Beitrag gerade auf deinem mobilen Endgerät? Und ist es ein Dienst-Gerät – welches Du auch privat nutzt? Denn so sieht der Alltag der meisten Führungskräfte aus. Dabei scheiden sich die Geister, ob die ständige Erreichbarkeit Segen oder Fluch ist. Welchen Belastungen wir dabei ausgesetzt sind zeigt auch, dass das Schlagwort VUCA, welches in diesem Zusammenhang oft fällt, militärischen Ursprung hat. Bereits in unserer vorangegangenen Etappe haben wir die Zahl von 47% der Angestellten* genannt, die sich durch die höheren Anforderungen insbesondere durch die gesteigerte Verfügbarkeit an Input überfordert fühlen. Dabei ist (agile) Kommunikation grundlegend erst einmal etwas Gutes.
Wenn heute von erhöhter Komplexität in der Arbeitswelt die Sprache ist, dauert es meist nicht lange, bis man über den Begriff VUCA stolpert. VUCA (= Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity) stammt ursprünglich aus dem militärischen Bereich und entstand, als aus dem einen Feindbild Sowjetunion nach deren Zusammenbruch ein vielschichtigeres und komplexes Feindverständnis wurde. Heute werden diese Analogien in die extrem komplexe Berufswelt übertragen.
Kommunizieren – aber richtig
Würde euer Job ohne Email funktionieren, wohl kaum. Deshalb werden im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen durch unseren Partner AMAGNO z. B. oftmals zuerst die internen Kommunikationsprozesse überprüft. Denn wer mit Dokumenten arbeitet, muss diese auch mit anderen teilen – und da liegt digital klar vorne. Aber nicht nur die Reduktion von Ausdrucken sondern auch die Frage, wie und mit wem ich Informationen teile, stellt uns durch ein großes Angebot an Möglichkeiten vor neue Probleme. Telefon, Mail oder gleich ein Meeting? Wer soll dabei sein oder lieber gleich alle cc setzen? Wie begegnet man solchen Problemen? Die Antwort lautet: Durch agile Kommunikation.
Aber was ist agile Kommunikation?
„Kommunikation ist Chefsache“ dürfte sich mittlerweile in den meisten Unternehmen erledigt haben. Durch verschiedene Methoden und Ansätze ist Informationsaustausch zu einem Leitthema erfolgreicher Unternehmensführung geworden. Eine Definition von agiler Kommunikation ist deshalb, dass sie
- klar
- konfliktfrei
- und ohne Missverständnisse
stattfindet. Dazu zählt neben dem „was“ auch das „wie“. Denn um digitale Informationen für alle gleichermaßen zugänglich zu machen, müssen die genutzen Kanäle auf jeden Fall von allen genutzt werden. Reduktion der Möglichkeiten hilft hier. Statt Mail-Verteiler, WhatsApp-Gruppen, Slack und Intranet beschränkt euch auf einen Kommunikationskanal. Und auch in der Digitalisierung kann das durchaus einmal analog stattfinden.
Agile Kommunikation – Best Practise
Ein gutes Beispiel hierfür ist ein morgendliches Stand-Up. Je nach Teamgröße reichen 5 – 15 Minuten, um die Aufgaben des Einzelnen zu behandeln und das Team in den Gesamtablauf einzubinden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wird jemand krank, kann er besser vertreten werden, haben Kunden Fragen, kann jeder im Team zumindest zuordnen, worum es geht. Zudem schaffen solche Maßnahmen ein gesteigertes Wir-Gefühl, da man sich besser in die Arbeit der anderen hineinversetzen und trotzdem seine Sichtweise darlegen kann. Nicht selten werden in solchen Runden vermeintliche Probleme kollektiv gelöst. So kann aus etwas lästigem, wie einem Status-Update für das Team, spielerisch eine Möglichkeit zur Reflexion des Handelns entstehen. Doch Achtung: Nicht jeder Mitarbeiter weiß, wie man relevante Informationen definiert. Deswegen sind Kommunikationsregeln, wie die eingangs erwähnte, zeitliche Beschränkung sinnvoll – aber kein Muss.
Zusammenfassend kann man sagen, dass Kommunikation immer ein Zugewinn für Teams und letztlich das ganze Unternehmen darstellt, wenn sie richtig gelebt wird. Und deshalb möchten wir euch unsere Reise zur New Work nahelegen. Denn unser Reiseziel und gleichzeitig die zentrale Aufgabe von einfach.effizient ist die Vereinfachung von Arbeitsprozessen, Zusammenarbeit und Digitalisierung. Und diese beginnen meist bei der Kommunikation. Deswegen veranstalten wir eine „Reise“ in fünf Etappen an, an deren Ende ihr echte New Work Professionals seid. In unserem ersten Beitrag sprachen wir bereits über New-Work generell. Freut euch auf unsere weiteren Beiträge zu wichtigen Themenbereichen der neuen Arbeitswelt.
Unser Angebot
Unsere zweite Etappe behandelt das Thema agile Kommunikation. Im ersten Teil des Tages sprechen wir über Prozesse und das VUCA-Prinzip (s. Infokasten). Wir erklären, wie man vom Empfänger zum Sender werden kann, was wir von diesen Methoden lernen können und warum diese mehr sind als Bullshit-Bingo.
Im zweiten Teil stellen wir euch Techniken und Tools vor und bieten die Möglichkeit bei Open Space selbst zu erleben, welche Vorteile sich euch bieten. Abschließend findet natürlich auch wieder das Review-Online Meeting statt.
Wenn wir euch neugierig gemacht haben, dann bucht noch heute euer Ticket. Oder lest unseren vergangenen Beitrag, oder demnächst, welche weiteren spannenden Themen euch auf unserer Reise zur New Work erwarten. Natürlich dürft ihr uns auch faxen, denn immerhin ist das Fax in Deutschlands Mittelstand nach wie unter den Top 3 Geräten zur Kontaktaufnahme**.
*Quelle: wrike.com
**Quelle: Whitepaper Digitaler Mittelstand
