Alte Dokumente und Akten scannen und archivieren. Was kostet das?

Eigentlich wäre folgende Frage besser: Alte Ordner und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten ein? Aber der Reihe nach.

Unternehmen müssen Geschäftsdokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote oder Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Schon bei kleineren mittelständischen Unternehmen kommen mit den Jahren enorme Papiermengen zusammen. Die gilt es sicher für zehn Jahre zu archivieren. Entweder geschieht das in einem gesonderten Raum oder in Aktenschränken direkt an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Oft kommen derart große Papiermengen zusammen, dass nur die jüngeren Akten in Ordnern im Büro aufbewahrt werden können. Ältere Dokumente werden dann gesondert gelagert.

Die Kosten für ein analoges Archiv für alte Akten und Dokumente.

Kosten für ein ArchivIn erster Linie denkt man bei den Kosten für die Archivierung an Miet- und Nebenkosten für Räumlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren. Diese Kosten sind auch nicht zu vernachlässigen, schwanken jedoch je nach Region und Unternehmen. Werden eigene nicht benötigte Lagerhallen oder Räume genutzt, fallen nur sehr geringe Kosten an. Hat ein Unternehmen einen angemieteten Sitz im städtischen Umfeld, können die Kosten für die benötigte Fläche schnell einen beachtlichen Umfang erreichen.

Ein gerne vernachlässigter aber oftmals wesentlich schwerwiegenderer Kostenfaktor der Archivierung ist die geringe Auskunftsfähigkeit des Unternehmens. Bei Rückfragen zu Vorgängen müssen die Mitarbeiter in schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerken oder eben sogar in Unmengen von Aktenordnern die entsprechende Information suchen und hoffentlich auch finden. Das Zusammentragen von verschiedenen InformationenZeitverschwendung bei Suche nach Dokumenten aus verschiedenen Bereichen (Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung etc.) raubt dem einzelnen Mitarbeiter enorm Zeit. Und hält sogar im Zweifelsfall noch weitere Kollegen von Ihren Kernaufgaben ab.

Laut einer aktuellen Studie verschwendet jeder Mitarbeiter rund 20 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von 60 Euro je Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten etc.) kommen da schnell horrende Summen zusammen. In einem mittelständischen Unternehmen mit 10 Mitarbeitern in der Verwaltung ergibt sich folgendes Rechenbeispiel: Weiterlesen »

Elektronisches Archiv wird zur Pflicht. Hohe Strafen drohen!

Akten Archivierung GoDB AMAGNOAb dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Die Übergangsfrist endet zum 31. Dezember 2016.

Nahezu jedes Unternehmen wickelt Geschäftsprozesse in digitaler Form ab. Das beginnt schon bei dem Erhalt einer Rechnung per E-Mail. Gerne wird hier die empfangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert. Das ist ab dem 1. Januar 2017 nicht mehr zulässig.

Archivieren in Papierform oder in Dateiablage nicht mehr zulässig!

Alle elektronischen Geschäftsdokumente müssen zukünftig auch im elektronischen Original archiviert werden. Es reicht jedoch nicht aus, steuerrechtliche Dokumente in eine Dateiablage oder ein Netzlaufwerk zu kopieren, da so eine Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann. Die Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen, jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell lesbar sein. Und das während der gesamten Aufbewahrungsdauer.

Elektronisches Archiv für Papierdokumente erlaubt.

Um es den Unternehmen einfacher zu machen, ist es jedoch erlaubt, eingehende analoge Geschäftsdokumente zu digitalisieren und anschließend zu archivieren. Dies bedeutet, eine eingehende Papierrechnung darf eingescannt und dann in elektronischer Form archiviert werden. Dies macht insofern Sinn, da so ein analoger Prozess für die Papierrechnung abgeschafft und die Papierrechnung dem digitalen Rechnungworkflow zugeführt werden kann.

Wer bereits eine entsprechende Lösung, wie z.B. eine Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Archivierung einsetzt muss dann lediglich überprüfen, ob eine Revisionssicherheit nach aktueller GoBD gegeben ist. Hier kann Ihr Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder eine Unternehmensberatung weiterhelfen.

Wer sich bisher auf Ausdrucken und Abheften verlassen hat, hat jedoch akuten Handlungsbedarf und sollte dringend handeln! Im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt und der Nichteinhaltung von umsatzsteuerlichen Archivierungspflichten können Bußgelder von bis zu 5000 Euro drohen.

AMAGNO Dokumentenmanagement als Grundlage für rechtskonformes elektronisches Archiv.

Dokumentenarchivierung einstellenDie Verantwortung bei der Einhaltung der GoBD liegt immer beim jeweiligen Unternehmen. Allein durch den Einsatz einer Software, wie zum Beispiel eines Dokumentenmanagements, ist ein Unternehmen nicht automatisch revisionssicher. Es geht viel mehr darum, jedes Unternehmen und deren Geschäftsprozesse individuell zu betrachten. Das AMAGNO Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen als Dokumentenmanagementsystem und bietet quasi das Werkzeug zum Erlangen der Revisionssicherheit. Branchenunabhängig und ohne Modulchaos bietet AMAGNO softwareseitig eine sehr gute Grundlage für eine rechtskonforme und sichere Ablage mit automatischer, elektronischer Archivierung.

Erfahren Sie jetzt, wie Sie die automatische Archivierung im AMAGNO Dokumentenmanagement aktivieren!

Dokumentenarchivierung aktivieren und einstellen

Um die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten, kann im Dokumentenmanagementystem von AMAGNO die elektronische Dokumentenarchivierung aktiviert werden. Die Archivierung sichert Ihre Dokumente gegen eine ungewollte Löschung, schützt Ihr Unternehmen vor Manipulationen und protokolliert Änderungen für eine Prüfung.

Dokumentenarchivierung beim Erstellen einer Gruppe aktivieren

Dokumentenarchivierung einstellenBeim neuen Erstellen einer Gruppe in AMAGNO können Sie wählen, ob eine Archivierung der abgelegten Dokumente erfolgen und wie dies geschehen soll. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:

1. Nur durch Stempel

Dokumente zu archivieren ist nur über einen digitalen Stempel möglich und nur bestimmten Anwendern vorbehalten.

2. Manuell

Jeder Bearbeiter darf Dokumente archivieren und selbstständig den Zeitraum der Aufbewahrung festlegen.

3. Automatisch

Alle Dokumente werden archiviert. Der Zeitraum wird gruppenweit über die Archiveinstellungen festgelegt. Weiterlesen »

2012, was war – 2013, was wird

Eine kleine Reflektion und Perspektive von Jens Büscher, Gründer von amagno

2012, was war

amagno ist nun meine zweite Firmengründung im Markt des Enterprise Content Management (ECM). Durch meine vorherige Gründung durfte ich sieben Jahr sehr viele Erfahrungen machen: Im Umgang mit den Kunden, die Notwendigkeit in den Unternehmen, im Marketing, Pricing und vielem mehr. Wiederholt habe ich alles auf eine Karte gesetzt, um mit amagno endlich Unternehmen davon zu überzeugen, ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren, um schneller und richtiger zusammenzuarbeiten. Die Schwierigkeit, eingefahrene Arbeitstraditionen aufzubrechen hat schon fast einen missionarischen Charakter eingenommen. Weiterlesen »