Digitale Archivierung von alten Akten und Belegen

Digitale Archivierung von Akten

Nach der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen sehr papierarm arbeiten. Eingehende Rechnungen, Belege und andere Dokumente werden mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und stehen direkt im DMS zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die Auskunftsfähigkeit im laufenden Betrieb erhöht sich enorm, denn Dokumente sind durch die OCR Erkennung und Volltextsuche in sekundenschnelle auffindbar. Die zukünftige Dokumentenarchivierung erfolgt auf Wunsch vollautomatisch. Doch wie verhält es sich mit alten analogen Dokumenten im Archiv des Unternehmens?

Analoge Archive mit enormen Kosten und Nachteilen

Geschäftsdokumente müssen jahrelang aufbewahrt werden. Daher gibt es in den meisten Unternehmen immer noch Räume voller Schränke mit alten Akten und Dokumenten. Oder noch schlimmer: Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sind mit Aktenschränken „dekoriert“ und verengen Räume und Flure. Die Archive verursachen unnötige Koste und bergen enorme Risiken. Der Zeitaufwand um ein einzelnes Dokument im Archiv zu finden ist groß, sofern es überhaupt wieder auffindbar ist. Sollte es zu einem Feuer- oder Wasserschaden kommen ist das Archiv unwiderruflich zerstört. Auch im Normalfall verursachen Archive Kosten für Raummiete, Heizung und Reinigung.

Scannen von analogen Akten, Belegen und Dokumenten

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Beweiskraft elektronischer Dokumente

„Ist amagno zertifiziert?“ – ist eine Frage, die uns sehr oft gestellt wird. amagno versteht sich als Lösung, um Datei- und Papierberge zu vermeiden. Wir verstehen selbstverständlich das Interesse der Unternehmen, sicher zu sein, Papier auch wirklich vernichten zu dürfen. Die Verantwortung dafür liegt trotzdem letztendlich immer in der Position des Geschäftsführers eines Unternehmens, wenn es um die Aufbewahrungspflicht gegenüber den Finanzbehörden geht. Eine Softwarelösung, wie amagno, ist Teil einer Lösung, um Papier bestmöglichst zu vermeiden (Lesen Sie dazu auch unsere Sonderseite zum Thema Zertifizierung). Weiterlesen »