10. April 2011

Social Workplace ersetzt Enterprise Content Management

Die Darstellung von Enterprise Content Management im deutschen Markt kann als gescheitert angesehen werden. Die Beendigung der umfassenden Initiative „ECM jetzt!“ mit den führenden deutschen ECM Anbietern bestätigt dies erneut. ECM ist in Deutschland nicht angekommen und konnte seine bedeutende Leistung für die Unternehmen nicht ausreichend herausarbeiten. Dabei überholt eine neue Arbeitsweise derzeit die leicht angestaubte und stagnierende ECM Landschaft: soziale Netzwerke. Zum Verdruss der Unternehmen haben sich viele Mitarbeiter bereits intensiv mit der Nutzung von sozialen Netzwerken beschäftigt. Mitarbeiter vernetzen sich über bekannte Plattformen wie XING, LinkedIn, Twitter oder Facebook mit Freunden, Kollegen und vor allem auch externen Personen wie Geschäftspartnern, Wissensträgern, Kunden oder Lieferanten.

Der Social Workplace stellt einen Paradigmenwechsel zum Enterprise Content Management dar. Im Fokus steht endlich der Mitarbeiter in seinem sozialen Umfeld und nicht mehr die Darstellung der überbordenden und investitionsintensiven Funktionsvielfalt der ECM Produkte.

Soziale Zusammenarbeit ist wirkungsvoll und motivierend

Während sich viele Unternehmen immer noch mit ressourcenfressenden E-Mails und Dateisystem-Insellandschaften um sich selbst drehen, sind viele Mitarbeiter bereits einen Schritt weiter. Sie sind vernetzt und nutzen diese Plattform für einen regen Informationsaustausch. Der Grund ist einfach: soziale Netzwerke sind motivierend. Wissen, Leistungen und Fähigkeiten einzelner Personen stehen wieder im Vordergrund. Die Bereitschaft, aktiv Informationen auszutauschen („posten“) ist so hoch, wie niemals zuvor. Und es ist banal einfach – von jedem Mitarbeiter zu verstehen.

Mitarbeiter nutzen PC’s und leistungsfähige mobile Endgeräte zur gemeinsamen Arbeit intern wie extern, „just in time“. Innerhalb von Minuten arbeiten Personen unternehmens- und länderübergreifend kollektiv in einer Wolke produktiv zusammen.

Vom ECM zum Social Workplace

Enterprise Content Management sowie die Mechanismen der sozialen Netzwerke stellen gemeinsam einen neuen Typ „Arbeitsplatz“ in den Vordergrund: den Social Workplace. Dabei verschmelzen die positiven Eigenschaften der sozialen Netzwerke mit den umfassenden Möglichkeiten des bisherigen Enterprise Content Management.

Während aus den sozialen Netzwerken die Möglichkeiten der Vernetzung, Darstellung der persönlichen Leistungen und Qualifikationen, Gruppen- und Forenbildungen übernommen werden, ergänzt das ECM den Social Workplace um die Eigenschaften des Datei,- Version- und Business Process Managements, der Archivierung (inklusive E-Mail-Archivierung), der Vorschau und Volltextsuche sowie der automatischen Belegverarbeitung.

Social Workplace ersetzt E-Mails und Dateisysteme

Kern des Social Workplace ist der schnelle Austausch von Informationen über Kommentierungen oder Chats Auf diese Weise lassen sich für viele Personen schneller und nachvollziehbarer Diskussionen, Meinungen und Wissen austauschen. Ohne intransparente und redundante E-Mails.

Viele Unternehmen und Mitarbeiter setzen E-Mails als Austauschplattform von Dateien ein. Zum einen hervorgerufen durch gigantische und nicht mehr durchschaubare Ordnerstrukturen (z.B. auch die berühmten „temp“-Laufwerke) oder durch fehlende Möglichkeiten  mit externen Partnern, z.B. Agenturen, Kunden oder Lieferanten, gemeinsam eine Dateiablage (Content) zu nutzen. Dies beendet der Social Workplace.

Social Workplace ist Unternehmensübergreifend

Mit seinem Social Workplace erzeugt eine Person unternehmensübergreifend basierend auf ihren sozialen Kontakten eine sinnvolle Gruppe und erlaubt damit einen schnellstmöglichen Informations-, Wissens- und Dateiaustausch inklusive Rechtssicherheit.

Unternehmensängste durch falsches Social Networking

Nicht jedes Unternehmen begrüßt soziale Netzwerke, denn Offenheit erzeugt auch Sicherheitsrisiken. Hier einige ausgewählte Beispiele:

  • Intime Unternehmensinformationen werden durch soziale Netzwerke unkontrolliert nach außen getragen
  • Kunden reagieren negativ auf Unternehmensentscheidungen, z.B. Defizite im Gesundheits- oder Umweltbereich oder Produktfehler

Als Resultat werden in vielen Unternehmen soziale Netzwerke administrativ unterbunden.

Äängste der Unternehmen sind zu berücksichtigen und darin liegt auch ein wichtiger Kern künftiger Social Workplace Lösungen. Die Sicherheit der Daten im Social Workplace muss automatisch durch den Einsatz von digitalem Rechtemanagement (DRM, IRM) auch außerhalb des Social Workplace gesichert sein. Dies ist elementar notwendig um Industriespionage oder Situationen eines „Wikileaks“ zu verhindern. Doch trotz aller Sicherheitskriterien lässt sich das Sicherheitsrisiko „Mensch“ nur bedingt kontrollieren.

Social Workplace für alle Unternehmen?

Schätzungsweise 70 bis 80 Prozent der deutschen mittelständischen Unternehmen setzen kein ECM ein. Vermutlich liegt die Anzahl der Nutzer in sozialen Netzwerken aber bei etwa 50 Prozent. ECM Systeme erzeugen oft augenscheinlich mehr Arbeit als vorher. Viele Unternehmen, vor allem die Mitarbeiter, haben daher die Sinnhaftigkeit, den Nutzen und die daraus resultierenden Kosten der komplexen ECM Systeme nicht akzeptiert.

Soziale Netzwerke haben dagegen eine deutlich höhere Akzeptanz, da diese Systeme in der Regel sofort verfügbar und kostenfrei sind. Finanzielle und fachliche Hürden fehlen. Daher besteht eine wesentlich bessere Chance Unternehmen, und vor allen deren Mitarbeiter, für Social Workplace Lösungen zu begeistern. Vorausgesetzt, diese Lösungen sind ebenso schnell einsetzbar und in den Kosten überschaubar wie bisherige soziale Netzwerke.

Social Workplace in der „Cloud“?

Das bleibt abzuwarten. So verführerisch das Marketing und die Lobeshymnen auf das diesjährige Lieblingsthema “Cloud” auch sind: In der Regel vertrauen viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, unberechtigterweise nicht auf die Speicherung sensibler Daten im Internet.

Im Rahmen möglicher digitaler Angriffe oder auch potentiellem Internetterrorismus sowie Industriespionage ist dies auch für jedes Unternehmen einzeln zu bewerten. Sobald Sicherheitslücken bei großen Cloud-Anbietern offenbart werden, wird das Thema „Cloud“ im Unternehmenskontext beendet.  Aber gerade für Teams, Abteilungen oder Projektmitarbeiter ist die Nutzung eines Social Workplace in der Cloud eine sehr gute und sichere Möglichkeit ohne Aufwand zusammenzuarbeiten. Die nahe Zukunft für Unternehmen wird in Social Workplace Lösungen als sogenannte On-Premise liegen, einer Lösung innerhalb eines Unternehmens mit Zugriff durch externe Beteiligte. Damit ist auch eine gezieltere Kontrolle der Sicherheitskriterien für jedes Unternehmen möglich.

Lösungen für den Social Workplace

Viele Anbieter arbeiten bereits an einer Optimierung ihrer Produkte, um sie als Social Workplace einsetzen zu können. Aber es ist nicht damit getan, einfach Meldungen an Facebook, Twitter oder XING  zu liefern. Ein Social Workplace ist eine eigenständige Produktkategorie, die sich entwickeln wird.
Wenn Sie den Nutzen der gemeinsamen Zusammenarbeit erkennen, können Sie bereits auf bestehende Lösungen zurückgreifen. Es bieten sich bereits jetzt eine Vielzahl Produktkategorien dazu an:

  • Enterprise Content Management
  • Collaboration oder Groupware
  • Intranetportale
  • Wikis und Blogs
  • Social Networking Lösungen

Hierzu ist es notwendig, dass Sie die Ziele genau definieren, um eine passende Lösung/Kategorie zum Aufbau eines Social Workplace zu erreichen. Vermutlich werden Sie feststellen, dass Sie für eine vernünftige Arbeit eine Synergie aus allen diesen Lösungen brauchen. Sofort, einfach verständlich und kostengünstig. Aus diesem Grund werden sich in den nächsten Monaten und Jahren die Social Workplace Lösungen entwickeln.

Nutzen Sie mit amagno als Erste einer der zukunftsweisenden neuen Social Workplace Lösungen.

Janine Büscher
Als Professional Services Talent ist Janine bei AMAGNO verantwortlich für Alles rund ums Thema Support und Service, ob Training, Workshop oder Dokumentation.

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