29. Oktober 2019
Digitales Vertragsmanagement: Schluss mit versäumten Fristen
Bei vielen Unternehmen geht es im Vertragsmanagement drunter und drüber: hier ein Wartungs-, dort ein Mobilfunkvertrag. Es fehlt einfach der Überblick über die unzähligen Verträge im Haus. So kommt es nicht selten vor, dass Verträge über Jahre einfach still und heimlich weiterlaufen, ohne dass die Dienstleistung bewusst in Anspruch genommen wird.
Auch die sich wandelnde Mentalität der Unternehmen spielt dabei eine besondere Rolle. Mehr und mehr bewegt sich die Welt weg von Produkten und hin zu Dienstleistungen. Es werden lieber Abonnements abgeschlossen, anstatt vollwertige Lizenzen für Produkte zu kaufen. Besitz steht also über Eigentum. Sind wir ehrlich, in unserem privaten Umfeld sieht es ähnlich aus: Wir schauen Serien über Netflix, hören unsere Lieblingskünstler auf Spotify und speichern unsere Dokumente bei Dropbox. Warum? Ganz einfach: Wir müssen nicht mehr alles mit uns herumschleppen und können auf alles zugreifen, wonach und gerade ist. Immer und überall. Und das nur mit einer monatlichen Gebühr.
Diese Abo-Modelle haben es aber auch in sich. Während der Erwerb von Einmalinvestitionen noch überschaubar war, wird die Flut an Verträgen und Abonnements mehr und mehr zur echten Herausforderung. Deshalb wird es zukünftig immer wichtiger, diese Kosten nachhaltig zu kontrollieren. Ein raffiniertes Vertragsmanagement kommt da ganz gelegen. Als integrierte Lösung innerhalb einer Dokumentenmanagement Software, bietet das digitale Vertragsmanagement einen guten Grundstein, um die bestehenden Verträge mal ordentlich durchzupusten und ihrer bisherigen Ordnung wieder neuen Glanz zu verleihen.
Einer aktuellen Umfrage des Branchenverbands Bitkom zufolge, wird das digitale Office immer beliebter im deutschen Mittelstand. Mit 47 Prozent verwaltet und organisiert fast jedes zweite Unternehmen seine Dokumente auf digitalem Weg. Der Grund dafür liegt auf der Hand: digitales Arbeiten spart Geld, Zeit und vor allem Unmengen an Nerven.
Vertragsmanagement als Wegweiser
Besonders in kleinen Unternehmen ohne eigene Abteilungen, fehlt schlicht und einfach der Überblick über die bestehenden Verträge. Das digitale Vertragsmanagement, richtig eingesetzt, schafft Struktur, Compliance, Transparenz und bündelt alle relevanten Informationen zentral an nur einem Ort. Mit der Einrichtung nahtloser Workflows für die Vertragsabwicklung wird die Nachverfolgung, Überprüfung und Genehmigung von Verträgen zum Kinderspiel. Und das vom Büro aus, mittels Tablet aus dem Lagerraum oder dank Smartphone ganz gemütlich von unterwegs; ohne Einbuße in der gesetzlichen oder betrieblichen Konformität verzeichnen zu müssen. Laufen Verträge der gesetzten Frist entgegen, weisen automatische Benachrichtigungen darauf hin. So können Verträge fristgerecht überprüft, Konditionen neu verhandelt oder nicht mehr gewünschte Vereinbarungen im Handumdrehen gekündigt werden.
Was macht das digitale Vertragsmanagement so unumgänglich?
An und für sich ist es schon eine enorme Herausforderung, Bedingungen und Fristen zu überwachen. Liegen Verträge dann noch in unterschiedlichen Versionen auf den Schreibtischen der Mitarbeiter, wird das analoge Vertragsmanagement schnell zu einem unübersichtlichen, intransparenten und chaotischen Unterfangen. Verpasste Verlängerungen oder versäumte Kündigungsfristen haben meist unvorteilhafte Ausgaben zur Folge.
Wird allerdings mit einem digitalen Vertragsmanagement gearbeitet, das gut in die bestehenden Prozesse integriert ist, gehören Probleme bei der Versionierung, langwierige Suchzeiten und fehlende Transparenz der Vergangenheit an. Vielmehr erleichtert die Automatisierung der Vertragsprüfungs- und Genehmigungsprozesse die Bearbeitung und steigert die Produktivität. Autorisierte Personen können so problemlos Dateien überprüfen, genehmigen und verhindern, dass wichtige Vertragsbedingungen, Meilensteine und Fristen versäumt werden. Ist das richtige Vertragsmanagement im Einsatz, ermöglicht es durch die Schnittstellenintegration zum einen eine Rücksichtnahme auf Dateiduplikate und unterschiedliche Versionsstände und bringt zum anderen wichtige Informationen in einem strukturierten, nachvollziehbaren und gut durchdachten Format zusammen.
5 unschlagbare Argumente für den Einsatz eines elektronischen Vertragsmanagements
Steigerung der Produktivität
Verträge können mühelos in das digitale Vertragsmanagement eingepflegt werden. Ganz einfach aus dem E-Mail- oder Filesystem und sind zudem noch schnell wiederzufinden.
Wertvolle Kostenersparnis
Die integrierte automatisierte Erinnerungsfunktion ermöglicht, rechtzeitig auf Fristen zu reagieren und nicht mehr benötigte bzw. gewünschte Verträge zu kündigen.
Compliance-konformes Arbeiten
Rechte, Regelungen, Gesetze: Compliance nimmt immer weiter zu. Gerade deshalb ist es so wichtig, dass das richtige Vertragsmanagement alle gewünschten rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Durch zentralen Zugriff alles auf einen Blick
Durch die zentrale Ablage aller wichtigen Dokumente kann von jedem Berechtigten, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf relevante Informationen zugegriffen werden. Die intelligente Rechteverwaltung regelt außerdem, wem dieser Zugriff gestattet und wem er verwehrt bleibt.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Schnell und agil auf bestimmte Begebenheiten zu reagieren, wird zunehmend relevanter. Deshalb ist es umso wichtiger, Auskünfte so schnell und kompetent wie möglich zu erteilen. Wer dazu erst in den Keller laufen und nach dem einen verstaubten Dokument suchen muss, verliert kostbare Zeit, die ihm sein Mitbewerber bereits voraus sein könnte.
Wertvolle Kosteneinsparungen: Ein Rechenexempel
Unbeabsichtigte Vertragsverlängerungen belasten nicht nur den Geldbeutel, sondern sind außerdem für alle Beteiligten ziemlich ärgerlich. Nehmen wir nur die eine vergessene Telefonrechnung über 80 Euro im Monat und den Wartungsvertrag des alten Kaffeevollautomaten in Höhe von 50 Euro monatlich. Auf das Jahr gerechnet, sind das Kosten von 1.560 Euro, die hätten vermieden werden können.
Kosten zu minimieren und die Gewinne zu steigern, hat für viele Unternehmen oberste Priorität. Deshalb ist es umso wichtiger, alte Verträge ausfindig zu machen, sie zu begutachten und im besten Fall zu kündigen.
Sie sehen: Digitales Vertragsmanagement ist gar kein so rotes Tuch, wie viele vielleicht denken mögen. Werden die oben genannten Aspekte berücksichtigt, macht die Arbeit mit den elektronischen Vertragsakten nicht nur Spaß, sondern steigert dank der zentralen Ablage überdies die Berichts- und Analysemöglichkeiten, stärkt die Compliance und schafft eine nachhaltige Optimierung der Prozesse. So steht einem effizienten Arbeiten nichts mehr im Wege.
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