9. September 2016

Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbar

Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbar

iStock 97664933 XXXLARGE 225x150 - Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbarViele Unternehmen gehen beim sogenannten  rechtssicheren Scannen von Dokumenten im ersten Schritt davon aus, dass eine „zertifizierte“ Software ihnen alle Arbeit und Probleme abnimmt.

Dies ist allerdings ein großer Trugschluss. Unternehmen vernachlässigen so einen großen Teil der Anforderungen, die an eine revisionssichere Dokumentenverarbeitung gestellt werden. Allgemeingültige Zertifikate für Hard- oder Software, die zeitgleich eine Revisionssicherheit gewährleisten, gibt es jedoch nicht. Die kritischen Komponenten, die oft außer Acht gelassen werden, sind der Prozess bzw. die Sicherheit des Gesamtverfahrens und der Schutz vor Veränderung und Verfälschung (§ 239 und §257 HGB).

Unternehmenseigene Prozesse müssen im Fokus stehen

revisionssicherheit dokumentenmanagement 223x150 - Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbarHierbei stehen Überlegungen über die unternehmenseigenen Prozesse im Fokus. Diese sollten vor dem Einsatz einer Software genau geprüft werden und, so notwendig, im Sinne der Anforderungen an eine Revisionssicherheit angepasst werden. Immer wieder stellen wir in Projekten fest, dass gerade die Prozesse, die Organisation oder sonstige Unternehmensstrukturen diesen Anforderungen nicht standhalten. Dabei geht es weniger um die niedergeschriebenen, sondern vielmehr um die gelebten Prozesse. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise Rechte und Berechtigungen nicht eindeutig und transparent definiert sind, oder Nichtberechtigte an Informationen und Dokumente gelangen und diese eventuell verändern oder gar löschen können. Genau diese Berechtigungskonzepte und Prozesse gilt es im Sinne der Revisionssicherheit detailiert abzubilden, zu dokumentieren und einzuhalten. Revisionssicherheit bedeutet zudem, im Fall der Veränderungen von Informationen und Dokumenten eindeutig nachvollziehen zu können, wer genau diese vorgenommen hat. Wie effizient und robust dieser Prozess ist, zeigt sich in vielen Fällen dann, wenn Probleme auftreten und Geschäftspartner Auskunft über bestimmte Sachverhalte verlangen. Viele Unternehmen fallen dann in eine Art „Panik-Modus“, versuchen mit großem internen Aufwand Informationen zusammenzutragen sowie zu prüfen, ob diese Informationen dem „letzten“ Stand entsprechen.

Wettbewerbsvorteil durch robuste und effiziente Prozesse

iStock 58276660 XXLARGE 267x150 - Revisionssicherheit nicht nur durch Software erreichbarSind Prozesse und Strukturen so aufgebaut und etabliert, dass Informationen und Dokumente nicht gesucht sondern gefunden werden, lässt sich der interne Aufwand stark reduzieren. Dieser Wettbewerbsvorteil findet sich auch zum großen Maße in alltäglichen Prozessen wieder. Betrachtet man beispielsweise die Durchlaufzeit von Kundenanfragen bis hin zum fertigen Angebot, stellen ein robuster und effizienter Prozess sowie die schnelle Bereitstellung von Informationen diesen Vorteil dar. Ganz grundsätzlich geht es um die Arbeit und den Umgang mit Informationen unterschiedlichen Ursprungs (Mail, Telefon, Chat, ERP, Papier, Notizen, etc.). Die Verarbeitung und der Umgang damit gepaart mit ineffizienten Prozessen oder auch Medienbrüchen (verschiedene IT Software, Wechsel zwischen Software und Papier) ist besonders anfällig für Störungen, Missverständnisse und Wartezeiten, die bei Mitarbeitern zu Unzufriedenheit und Leistungseinbußen von bis zu 40% führen können.

Software für Revisionssicherheit nur die Basis

Software- und Hardwaresysteme können bei diesen Anforderungen eine gewisse Basis schaffen. Zur Revisionssicherheit trägt aber immer nur die Kombination aus korrekt angewendetem effizienten Prozess, der Organisation und dem Support einer entsprechenden Software bei.

Hinweis: Dies ist ein Gastartikel vom AMAGNO Kooperationspartner einfach.effizient. Unternehmensberatung im Vorfeld des gemeinsamen Webinars zum Thema Versionierung.

Henning Osterkamp
Henning Osterkamp ist Dipl. Kaufmann und Berater bei der Oldenburger Unternehmensberatung einfach.effizient. Seine Schwerpunkte liegen in der Einführung von ganzeinheitlichen Lean Systemen, sowie im Lieferantenmanagement und Lieferantenentwicklung.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

X