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23. Februar 2021

Raus aus dem analogen Büro, rein ins digitale Vergnügen!

Raus aus dem analogen Büro, rein ins digitale Vergnügen!

Digitalisierung klingt nach digitaler Revolution, die irgendwann einmal ein Ende hat. Doch was vor ein paar Jahren noch als interessante Zukunftsvision galt, die sich nie vollständig etablieren würde, ist 2021 zu einem ehrwürdigen Alltagsbegleiter geworden – von dem klugen Smartphone, dem smarten Zuhause bis zu der Künstlichen Intelligenz, die Oberärzten im OP zur Hand geht. Es sind die kleinen Dinge, die uns beruflich und privat bei der Bewältigung unserer Aufgaben tatkräftig unterstützen.

Die aktuelle Zeit stellt uns mächtig auf die Probe. Deshalb sind Anwendungen, mit denen es sich flexibel immer und von überall arbeiten lässt, besonders jetzt ein willkommenes Geschenk. Viele Unternehmen kämpfen gerade um ihre Existenz oder versuchen mit viel Kreativität, ihrem Workload irgendwie Herr zu werden. Und das, ohne dabei möglichst vielen Kollegen zu begegnen. Manchmal ist das aber gar nicht so einfach. Besonders, wenn die benötigten Dokumente im gemeinsamen Büro liegen und viele Kollegen damit arbeiten müssen. Das beste Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung. Vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung muss sie viele Posten durchlaufen. Ist die Bearbeitung einer Rechnung nur im Büro möglich, wird diese Aufgabe zu einer echten Herausforderung. Wer wünscht sich da nicht ein (teil-) automatisiertes System, mit dem Dokumente gespeichert und bearbeitet werden können; das gemeinsames Bearbeiten ermöglicht und die Dokumente schlussendlich auch noch rechtssicher archiviert – und all das unabhängig von Ort und Zeit.

Dokumentenmanagement-Systeme für die digitale Weiterverarbeitung

Tatsächlich sind diese Lösungen, wie es etwa das digitale Dokumentenmanagement »Amagno« ist, wahre Multitalente. Während sie nicht nur dafür sorgen, dass das Papierchaos im Büro endlich der Vergangenheit angehört, automatisieren sie nervenaufreibende Prozesse, ermöglichen einen transparenten Austausch und lassen die anfallenden Aufgaben durch automatisierte Datenerkennung und eine schnelle Suche rasch erledigen. Einen besonderen Anklang findet die digitale Dokumentenmanagement Software bei der Rechnungsverarbeitung, dem Vertragsmanagement oder aber bei der digitalen Abbildung des Posteingangs. In den analogen Prozessen dieser täglichen Arbeitsbereiche fallen viele kleinteilige und oft fehleranfällige Aufgaben an. Allein die Bearbeitung einer Rechnung beinhaltet viele kleine Schritte, die aufgrund ihres komplexen manuellen Ablaufs jede Menge Optimierungspotenzial bieten. Von dem finanziellen Aspekt, dem personellen Aufwand, den versäumten Skonti, fehlender Transparenz und unzähligen Duplikaten einmal ganz zu schweigen.

Durch die Komplexität, die solche Systeme mit sich bringen, steht neben der Performance überdies die Kommunikation der Software mit anderen Systemen an oberster Stelle. Denn was hat ein Unternehmen davon, wenn es seine tägliche Papierpost zwar von Dienstleistern wie Dropscan digitalisieren kann, aber vor dem Problem der Weiterverarbeitung steht? Mithilfe von klugen Schnittstellen-Integrationen kann der Austausch der Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen ermöglicht und ein produktives und effizientes Arbeiten gewährleistet werden.

Praxisbeispiel: digitale Rechnungs-(weiter-)verarbeitung

Werden beispielsweise Rechnungen oder Belege vom Scandienstleister Dropscan gescannt und digitalisiert, landen sie im persönlichen Postfach des Unternehmens und stehen durch eine standardisierte Schnittstellen-Integration außerdem wenige Augenblicke später in Amagno zur Verfügung. Die digitalen Dokumente können so von dort und unter Einhaltung rechtlicher Anforderungen, wie etwa GoBD, DSGVO und vielen weiteren, rechtssicher weiterverarbeitet werden.

Doch nicht nur das Digitalisieren von Unterlagen spielt in Unternehmen eine zentrale Rolle. Auch eine ordnungsgemäße Archivierung sollte besonders aus rechtlichem Blickwinkel nicht außer Acht gelassen werden, wenn Unternehmen die Digitalisierung ihres Betriebs planen. Denn nicht zuletzt durch die GoBD und DSGVO haben sich die rechtlichen Anforderungen an die digitale Archivierung von Dokumenten nochmals gewandelt.

Das Oldenburger Logistikunternehmen Servlog hat sich auf professionelle und intelligente Logistiklösungen spezialisiert, um die rechts- und revisionssichere Speicherung von Altakten und Dokumenten zu ermöglichen. Mit einer Schnittstelle zu Amagno lassen sich Belege, Rechnungen, Papierdokumente oder E-Mails gesetzeskonform archivieren. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme mit zahlreichen Schnittstellen und Integrationen einen Schutz vor Veränderung, die Basis für compliance-konformes Arbeiten und minimieren zudem mächtig Kosten. Kosten für die Lagerung, das Material und die Suche nach Dokumenten. Sie werden indes ehrwürdig durch mehr Zeit, Flexibilität und Motivation abgelöst.

Was ist sie nun, die digitale Revolution – Fluch oder Segen?

Lesen Sie den Artikel in voller Länge beim ECMguide!

Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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