27. September 2016

Neue Gruppe erstellen im AMAGNO Dokumentenmanagement

Direkt nach der Installation und Einrichtung von AMAGNO werden Sie die erste Gruppe erstellen wollen. Doch auch im späteren Betrieb des Dokumentenmanagementsystems wird es regelmäßig vorkommen, dass die Erstellung einer neuen Gruppe notwendig ist. Ob für ein neues Projekt, für Kunden oder einfach nur zur Organisation einer Veranstaltung oder eines Betriebsfestes.

Gruppen in AMAGNO sind quasi das Herzstück des Programms. Die Gruppenmitglieder können, ihren Rechten entsprechend, neue Dateien und Dokumente importieren, bearbeiten oder archivieren sowie Workflows auslösen, über Inhalte diskutieren oder Versionen von Dokumenten vergleichen und bei Bedarf wiederherstellen.

Wie Sie in AMAGNO eine neue Gruppe erstellen

1. Wählen Sie in der rechten Spalte, dem Themenmenü, den Eintrag „Gruppen“ aus.

2. Ein Doppelklick auf „Gruppe erstellen“ öffnet das benötigte Dialogfenster.

3. Geben Sie der neuen Gruppe einen eindeutigen Namen.

4. Wählen Sie die gewünschte Art der Versionierung.

5. Wählen Sie die gewünschte Art der Archivierung.

6. Bestätigen Sie die Erstellung der neuen Gruppe mit „Eingabe bestätigen“.

Die Gruppe erscheint nun in der linken Spalte. Um den Wiedererkennungswert zu erhöhen, empfiehlt es sich ein Gruppenbild hochzuladen.

Wie Sie Mitglieder zur neuen Gruppe hinzufügen

Wenn Sie eine Gruppe neu erstellt haben sind Sie automatisch deren Administrator. Sie können neue Mitglieder direkt hinzufügen oder auch per E-Mail einladen, der Gruppe beizutreten. Bitte beachten Sie, dass jedes neu hinzugefügte oder eingeladene Mitglied die entsprechende Benutzerrolle erhält.

Mitglieder direkt hinzufügen

1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick in der linken Spalte die neue Gruppe.

2. Gehen Sie in der Toolbox in der rechten Spalte auf den Eintrag „Mitglieder“.

3. Wählen Sie nun im Themenmenü die Übersicht aller Ihrer Kontakte aus.

4. Ziehen Sie nun per Drag & Drop einen oder mehrere Kontakte auf die entsprechende Benutzerrolle unter „Mitglieder“.

Die Kontakte sind nun direkt Mitglieder Ihrer neu erstellten Gruppe.

Mitglieder per E-Mail einladen

1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick in der linken Spalte die neue Gruppe.

2. Wählen Sie in der Toolbox „Mitglieder“ und dann „Senden an“ und schliesslich „Einladen“ aus.

3. Im nun geöffneten Dialogfenster können Sie den Vor- und Nachnamen und die E-Mail Adresse der Person eingeben, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten.

4. Wählen Sie die Gruppe und die Benutzerrolle aus.

Die angegebene Person bekommt nun eine E-Mail mit einer Einladungs-PIN. Die ermöglicht der Person der Gruppe beizutreten.

How to Video „Neue Gruppe erstellen im AMAGNO Dokumentenmanagement“