11. September 2017
Mittelstand liegt beim Thema DMS und ECM weit zurück
Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender Bitkom-Kompetenzbereich ECM, stellte am 07. September die neue Studie „Auf dem Weg zum Digital Office – ECM im Mittelstand“ vor. Nur 11% der befragten Mittelständler setzen ein zentrales ECM ein.
Digital Workplace wird hipp!
Zuerst einmal die guten Nachrichten: Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Diesen Trend kann AMAGNO durch den Anstieg des Interesses an Digital Workplace Lösungen in diesem Jahr durchaus bestätigen. Trotzdem ist dies weit abgeschlagen von Großunternehmen, die bereits mit 90% eine sehr hohe Abdeckung erreichen und den Nutzwert einer solchen Lösung für Unternehmen damit eindrucksvoll bestätigen.
Ein Chefproblem?
Der Mittelstand ist demnach noch eine „grüne Wiese“ der Digitalisierung. Durch die Studie lässt sich auch ein Kernproblem darstellen. Während Buchhaltung, Controlling und Finanzen sowie der Vertrieb bereits im hohen Maße ECM Technologien zur Verbesserung der tägliche Arbeit einsetzen, wird diese bei der Geschäftsführung aber nur zu einem geringen Prozentwert eingesetzt – wobei die Studie gleichermaßen zeigt, dass im Mittelstand die Entscheidung über ein ECM von der Geschäftsführung direkt gefällt wird. Fazit: Wenn die Geschäftsführung den Mehrwert eines Digital Workplace nicht sieht, warum sollte sie sich für eine solche Lösung entscheiden? Dies könnte ein Grund des geringen Einsatz von ECM im Mittelstand sein.
Die fehlende Wertigkeit zeigt sich auch in der Betreuung des ECM Systems: 80% der Unternehmen stellen nur einen Mitarbeiter zur Pflege eines ECM zur Verfügung. Als AMAGNO müssen wir dies bestätigen. Kaum ein Mittelständler hat noch die Kompetenz, eine IT Infrastruktur zu warten und investiert auch nicht ausreichend in externe Dienstleister. Spannend wäre die Frage, wie viele für eine ebenso technologisch komplexe ERP Lösung bereitgestellt werden?
Einmal On Premise mit einmaligem Lizenzkauf, bitte.
Die Studie unterstützt leider auch die eigenen Erkenntnisse im deutschen Mittelstand. Nur 5% der Unternehmen setzen ein ECM in der Cloud ein, obwohl fast alle Argumente für den Einsatz von ECM der Cloud sprechen (siehe fehlende Administration). Der Mittelstand setzt hauptsächlich auf On Premise Lösungen im Unternehmen oder auf gemieteten Servern in Rechenzentren.
Im Lizenzmodell ist sich der Mittelstand einig: Nur 5% nutzen moderne Lizenzformen (Miete, Cloud). 81% der Unternehmen setzen auf das klassische Kostenmodell mit einem Lizenzkauf. Da die Mittelständler keine Kosten/Nutzenanalyse verwenden (ROI), steht man sich bei hohen Lizenzkosten selbst im Weg und verzichtet eher komplett auf die Einführung und arbeiten auf Papier und Netzlaufwerken mit hohem Sicherheits- und Rechtsrisiko weiter. Dabei rechnet sich ein ECM in kurzer Zeit. Der Wechseln vom Pferd zum Auto ist im Bereich Digital Office nicht nur sinnbildlich, sondern der enorme produktive Effekt ist nachweislich vorhanden.
Sicher, verbunden und schön!
Die Trends im Digital Office sind keine Überraschungen: Für 92% ist die Sicherheit der relevanteste Trend (eine Kerndisziplin von ECM), gefolgt mit 86% von der Connectivity, also der Anbindung und Integration in andere IT Systeme (Finanzbuchhaltung, ERP, etc).
Mit 81% nimmt die Usability einen wesentlichen Entscheidungspunkt für eine Digital Workplace Lösung ein. Es ist davon auszugehen, dass insbesondere dieser Aspekt zeigt, dass 18% der Unternehmen ein bereits bestehendes System ersetzen möchten.
AMAGNO sieht in der Usability die wichtigste Herausforderung, damit die Menschen in den Unternehmen ein Arbeitswerkzeug erhalten, was Spaß macht und Ihnen bei der Arbeit wirkungsvoll assistiert, z.B. mit der AMAGNO Living Documents(TM) Technology.
Und vielleicht hilft dies bei einer letzten, leider wichtigen Zahl:
68% wollen nicht.
Der Umkehrschluss von den 18% Unternehmen, die eine Digital Workplace Lösung einführen wollen, ist die Antwort auf die Frage der Studie: „Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein umfassendes DMS- bzw. ECM-System?“ – was mit 68% verneint wurde.
Die Digitalisierung und der Nutzwert eines ECM für die Zukunftsfähigkeit, Rechtssicherheit und vor allem am Spaß an der Arbeit mit digitalen Dokumenten ist noch nicht angekommen.
Digital Office macht Spaß!
Ein DMS/ECM verbessert nicht nur erheblich die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt alle Prozesse, sondern es macht auch Spaß, lieber Mittelstand. Wir haben unsere Software für euch entwickelt – schaut es euch an: Unsere Webinare.
Die ganze Studie finden Sie auf der Homepage des Bitkom über den Link https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-im-Mittelstand-2017.html
„Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein umfassendes DMS- bzw. ECM-System?“ – was mit 68% verneint wurde.“ – hier wäre es sehr interessant die Gründe zu erfahren um genau dort anzusetzen. Denn gerade das Verständnis bzgl. der Nutzungsmöglichkeiten der aktuellen ECM Plattformen ist demnach ja wohl nicht sehr ausgeprägt. Weiterhin können andere Gründe wie Komplexität, fehlendes Verständnis wie solche Plattformen die Geschäftsprozesse im eigenen Unternehmen optimieren und damit Einsparungen erzielt werden können. Oder eben auch das fehlende Verständnis um den vielfältigen Einsatz von ECM Plattformen im Unternehmen um die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens abzusichern.
Grüßle aus Burgwedel/Wismar
Yves Mollenhauer
Hallo, Herr Mollenhauer!
Um aus unserer Erfahrung klar zu antworten: „Alles trifft zu“. Da Sie ja auch im Elo Umfeld tätig sind, haben Sie sicher die gleichen Erfahrungen auch gemacht. Es fehlt im Mittelstand an allem: Bekanntheit unserer Lösungen, Geld, Zeit, Motivation, Nutzengedanke. Als Anbieter kommen wir uns oft vor, als wären wir missionarisch unterwegs. Es schmerzt, weil der Mittelstand wirklich wertvolle Wettbewerbsfähigkeit verschenkt – dabei ist er die Stütze unserer Wirtschaft. Der „Aha“ Effekt trifft erst bei einer Livepräsentation einer solchen Lösung auf. Wenn man sieht, wie genial einfach es ist, z.B. alle zusammengehörigen Dokumente Google-Like zu finden oder durch alle Dokumente durch Anklicken von Begriffen zu surfen, wie durch Webseiten. Der Weg danach wird schwieriger, da für DMS/ECM fast nie ein ROI berechnet wird. Also warum das Papier und die Netzlaufwerke loslassen? Die sind doch „eh da“ und schon bezahlt (denkt man). Und dann die Zeit aufwenden, sich über Prozesse Gedanken zu machen und eine solche Lösung auch noch einzuführen. Der Weg geht hier nur über Einfachheit und Geschwindigkeit auf allen Ebenen. Das ist unsere Verpflichtung als Anbieter gegenüber unseren Kunden. Mittelständler haben keine Zeit, ihr Unternehmen über Monate „außer Betrieb“ zu nehmen, nur für ein ECM, und die Mitarbeiter auch noch Tage- oder Wochenlang darauf zu trainieren. Wir leben persönlich und damit auch im Unternehmen in einer „Sofort“ Generation (Mhhh … Generation S? Mal ein neues Buzz-Word?). Zumindest nach unserer Erkenntnis und danach richten wir komplett unsere Strategie aus, damit unsere Mission auch wirklich ankommt.
Vg
Jens Büscher, CEO AMAGNO
Hallo Herr Büscher,
ja, da muss ich Ihnen leider ebenfalls in allen Punkten zustimmen. Jedoch sehe ich hier auch einen ganz anderen Ansatz. Ich habe schon vor Jahren gesagt, dass ECM/DMS in den Unternehmen als eine strategische Managementaufgabe zu sehen ist. Das Management hat die Aufgabe, dass eigene Unternehmen zukunftsfähig zu machen und die Wettbewerbsfähigkeit immer und immer wieder zu sichern. Also ist die Einführung und Weiterentwicklung von ECM/DMS Systemen eine „Strategische Management Aufgabe“. Und einen ROI zu errechnen, da es dann keine Papierordner, Papierablagen und Papierarchive mehr gibt, fällt selbst mir schwer – wenn man nicht gewillt ist – sich die Geschäftsprozesse anzuschauen und zu ermitteln, wie viel Zeit man sparen kann, wenn die Prozesse umgestellt werden.
Das die Systeme beim Anwender einfach zu bedienen sind und sich nahtlos auch in andere Kernsystem integrieren lassen – das ist mit Sicherheit unsere Aufgabe als Hersteller.
Grüßle
Yves Mollenhauer
„Nur 5% der Unternehmen setzen ein ECM in der Cloud ein, obwohl fast alle Argumente für den Einsatz von ECM der Cloud sprechen (siehe fehlende Administration). Der Mittelstand setzt hauptsächlich auf On Premise Lösungen im Unternehmen oder auf gemieteten Servern in Rechenzentren.“ – Dieser Zustand ist wenig verwunderlich. Cloudlösungen haben ein Vertrauensproblem gerade bei kleineren Unternehmen. Man traut den Diensten nicht. Was aber noch viel gravierender ist für Cloud Lösungen, die Verfügbarkeit. Es ist leider immer noch so, dass besonders auf dem Land es ist nicht sonderlich berauschend um Internetanschlüsse bestellt ist. Nicht nur wegen der Geschwindigkeit, sondern auch wegen immer noch auftretender Ausfälle der Verbindungen. Wir haben uns jetzt auch, wegen der aufgeführten Gründe, für eine On Premise Lösung entschieden. Mit einer 1,6 Mbit/s (meistens weniger) Leitung lassen sich unser ERP und Amagno nicht gleichzeitig mit 12 Benutzern in der Cloud betreiben. Und Standleitungen auf dem Land sind nicht erschwinglich. Eine 100Mbit/s Standleitung würde derzeit 700€ im Monat kosten. Das übersteigt nach wenigen Jahren die Investitionskosten für On Premise Lösungen.
„Spannend wäre die Frage, wie viele für eine ebenso technologisch komplexe ERP Lösung bereitgestellt werden?“ – Nach meinen Erfahrungen ist das wiederum weniger das Problem. Von ERP Systemen hat die Geschäftsführung meist einen direkten Benefit. Auch weil viele direkt damit arbeiten (Baukalkulation, Aufmaßerfassung, Rechnungsstellung…). Die Ablage der dadurch erzeugten Dokumente fällt aber selten in ihren Arbeitsbereich. Somit ist es auch nicht ihr vordringlichstes Problem daran etwas zu ändern. ERP Systeme werden bei uns und Firmen in unserer Umgebung seit Jahrzehnten eingesetzt. ECM/DMS Lösungen kommen erst in den letzten Jahren auf. Aber immer nur, wenn sie sich an die ERP Systeme andocken lassen.
Beste Grüße
Bernhard Neureiter
Hallo, Herr Neureiter!
Vielen vielen Dank für den interessanten Input, was die Situation sehr gut beleuchtet und aufklärt.
Ich stimme vor allem der üblen Infrastruktur bezüglich Cloud vollständig zu. Es liegt hier sehr stark in der Verantwortung und Priorisierung durch die Politik, hier die richtigen Weichen und Rahmenbedingungen zu setzen. Unsere Zukunft Weltweit ist Digital. Deutschland muss Vorbild sein. Mit den aktuellen Anstrengungen (wenn man das als solche bezeichnen darf), werden wir das nicht. Wir sehen das tatsächlich auch bei vielen Firmen, dass es insbesondere in neuen(!) Industriegebieten nur eine „sehr bescheidene“ Internetanbindung gibt. Man darf sich hier nicht mit einem Silicon Valley vergleichen wollen, wenn die IT Infrastruktur eher dörflichen Charakter aufweist.
Was ist interessant ist: Warum fehlt das Vertrauen in die Cloud-Dienste? Cloud-Dienste sind in der Regel verschlüsselter, expansionsfähiger und redundanter als lokale Systeme. Kaum ein Kunde führt ein eigenes Backup-System oder hat Systemadministratoren. In Hardware (schnell und redundant) wird auch kaum investiert. Die Cloud ist meines Erachtens hier sicherer für die Daten in Rechenzentren mit Zertifizierungen, Zugangskontrollen, Firewalls, USV, etc.
Der letzte Abschnitt von Ihnen ist für mich sogar noch spannender. Eigentlich Fakt für mich ist, dass ein ECM ein „Chefthema“ ist, denn nur, wenn die Geschäftsführung dieses Thema „führt“, tragen es die Mitarbeiter mit. Also quasi eine Vorbildfunktion. Ich habe vor ein paar Tagen einen Bericht gesehen, über die rasche Wandlung der Automobilindustrie. Ein Unternehmen, welches nur ein einziges Teil für Verbrennungsmotoren herstellt, wurde dazu befragt. Die Geschäftsführung verwies auf „irgendwann mal in der Zukunft und dann mal schauen“ – und in exakt der gleichen Weise reagierten die Mitarbeiter. Wie wäre es gelaufen, wenn die Geschäftsführung in das Unternehmen geht und sagt: „Die Zukunft kommt, jetzt wollen wir uns mit einem Masterplan den neuen Anforderungen stellen. Wir gehen voran. Wir werden schneller, moderner, anders und zukunftsfähig. Neue Produkte.“? Das Thema ECM (mit DMS/Archivierung aus Vorläufer) ist auch ca. 30 Jahre alt. Für mich somit fast so alt wie ERP. Aber kaum präsent. Woran kann es also liegen, dass ECM so wenig im Vergleich zum ERP eingesetzt und priorisiert wird? Fehlender Nutzen, da es die von mir beschriebene „Eh da“ Situation ist? Fehlendes Wissen über die Möglichkeiten eines ECM (Schnelle Suche, Automatisierung, etc)? Oder der fehlende direkte positive Effekt? Wie würden Sie das einschätzen?
Viele Grüße aus dem windigen Oldenburg, Jens Büscher
Hallo Herr Büscher,
da muss ich Ihnen vollkommen zustimmen, die Zukunft ist digital und Deutschland hinkt hinterher. Das Thema wird immer noch stiefmütterlich behandelt und sich auf feste Mindestgeschwindigkeit in den Ausbauplänen festzulegen wird weiterhin vermieden. Jetzt soll bis Ende 2018 flächendeckend VDSL verfügbar sein. Darüber wäre ich vielleicht vor 5-6 Jahren begeistert gewesen, aber nicht mehr heute. Auch mit dieser Geschwindigkeit wird eine Cloudanbindung weiterhin bei uns nicht in Frage kommen.
Das Vertrauen fehlt meines Errachtens aus mehreren Gründen: Die Clouds die die breite Öffentlichkeit kennt, also Dropbox, Google, Microsoft halten es halt nicht unbedingt so genau mit dem Datenschutz. Das es aber auch Unternehmen in Deutschland gibt die es richtig machen wissen viele Geschäftsführer von kleineren Firmen nicht, haben aber auch nicht das Personal und selber das Interesse sich damit auseinanderzusetzen. IT ist oftmals nicht der Kernbereich ihres Geschäfts, sondern Mittel zum Zweck. Und Mittel zum Zweck darf nicht viel kosten. Weil anderes als z.B. bei einem Bagger ist der ROI, wie Herr Mollenhauer schon sagte, nicht einfach zu bestimmen. Oft ist es auch ein generelles Misstrauen senible Daten (wozu ja Unternehmensdokumente zählen) „außer Haus“ zu geben. Die wollen gerade ältere Geschäftsführer doch lieber im Haus behalten, weil sie könnten ja „wegkommen“. Das heißt nicht das die IT Systeme im eigenen Haus wesentlich besser wären (meist eher schlechter), aber es ist halt das Gefühl die Kontrolle darüber zu haben gegeben. Es liegt sehr oft am fehlenden Wissen und Sensibiliät der Geschäftsführungen für IT Fragen und auch das Bewusstsein was es bringen könnte. Deswegen wird die flächendeckende Digitalisierung in den kleinen und mittelständischen Unternehmen auch noch seine Zeit dauern. Das es von der Geschäftsführung aus passieren muss ist unbestreitbar. In kleinen und mittleren Unternehmen gibt es selten eine Bottom-Up Kultur, sondern meistens nur Top-Down von der Geschäftsführung aus. Das viele Firmen damit auch einiges verspielen und verpassen ist oft nicht bewusst.
Ein ERP wird immer noch einen anderen Stellenwert haben, einfach weil es sichtbar Arbeit abnimmt. Z.B. anstatt Rechnungen mit der Schreibmaschine zu tippen und sie per Hand zu verbuchen (gibt es anscheinend heute immer noch, auch teilweise bei größeren Firmen), lassen sich Rechnungen anhand von Artikeln teilautomatisiert erstellen und die Buchungen werden automatisch an die Buchhaltung übergeben. Das ist sichtbar und greifbar. Ein ECM wird für viele immer eine bessere Dateiablage bleiben. Solange Dokumente auf dem Postweg reinkommen wird immer der Nutzen in Frage gestellt, weil die sind ja „Eh schon da“ und Papier in die Hand zu nehmen und Ordner in Regale zu stellen hat bei vielen eine nicht zu unterschätzende Bedeutung, egal wie schnell man die Information durch Volltextsuche finden oder erneutes Anfassen des Dokumentes durch Automatisierung vermeiden könnte. Oh, und mein absolut liebster Grund: „Das haben wir immer schon so gemacht“.
Bei uns im Haus hat es jetzt auch ein halbes Jahr Überzeugungsarbeit gedauert bis der Weg für Amagno und entsprechend redundante und revisionssichere Speicher frei war. Die Zeitersparnis war nur der kleinere Faktor bei der Überzeugungsarbeit, viel mehr war der fehlende Platz für das ganze Papierarchiv der ausschlaggebende Punkt.
Beste Grüße aus dem verregneten Fremdingen.