19. Juni 2012

Leerer Schreibtisch? Bitte – Ja!

Als ich (Jens Büscher) 1989 eine Ausbildung als Angestellter in einer Behörde begonnen hatte, umgaben mich Berge von Papier. Jeden Monat stapelten sich Berge an Papierlisten zur Abarbeitung. PCs waren lediglich moderne Schreibmaschinen. Das Ergebnis wurde ausgedruckt und in den Papierumlauf gegeben. Niemand wusste, wo sich ein Vorgang gerade befindet. Um ein Dokument zu finden, musste ich in den „Aktenraum“ (in der Regel ein Keller) laufen und den Vorgang suchen. Was für ein Aufwand! Bereits damals für mich unvorstellbar. Wozu brauche ich dann IT? Damit ich eine bessere Schreibmaschine habe?

Entwicklung seit 1989 in Unternehmen

Was hat sich seit 1989 bis heute in Unternehmen getan? Ja, es hat sich etwas getan … die E-Mails sind hinzugekommen 🙂

Wenn ich mir viele mittelständische oder sogar große Unternehmen betrachte, ist die Situation nicht besser geworden:

• Ablage von Papier in einem Papierarchiv – hohe Platzverschwendung und hohe Betriebskosten
• Geschäftsvorgänge als Papierdokumente – lange Laufzeiten, keine Nachvollziehbarkeit der Vorgänge und hoher Rechercheaufwand
• Netzlaufwerke mit Millionen Dateien – unstrukturiert, willkührlich, kaum abgesichert, teure Wiederherstellungskosten aus Backup
• Geschäftsmails liegen in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter – damit oft rechtlich falsch und für andere Kollegen nicht einsehbar

Ich mache mir hier nicht die Mühe, die ganzen Studien und Fachartikel zur Geld- und Zeitverschwendung in Unternehmen aufzuführen.

Im Schnitt kann man kalkulieren, dass pro Tag mindestens die Investition von 3 von 10 Mitarbeitern durch die genannten Arbeitsweisen verschwendet wird. Nur will dies kaum ein Geschäftsführer hören. Es ging ja schon immer so, gelle?! 🙂

Digitale Informationslogistik mit Dokumentenmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Kapazität von 3 von 10 Mitarbeitern wieder zurückgewinnen? Mit einem vehältnismäßig geringen Investitionsaufwand verbessern Sie die Auskunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit für Ihr gesamtes Unternehmen. Mitarbeiter können schneller ihre Arbeit erledigen und mehr Arbeit schaffen.

Als Hersteller eines Dokumentenmanagement lieben und leben wir unsere Lösung. Für die alltägliche Arbeit haben wir kein Papier auf unseren Schreibtischen liegen. Lediglich für kreative Konzepte verwenden wir noch unser Whiteboard und Papier.

Wie gehen wir also mit unseren Dokumenten um? Einige Beispiele:

• Jegliche Dokumente werden sofort eingescannt und laden via Kurztaste auf dem Scanner direkt in der richtigen Gruppe
• Rechnungen via Post werden als PDF/A eingescannt und landen automatisch in einer Gruppe, auf welche unser Steuerberatungsbüro zugreift und nach einer Freigabe durch uns direkt verbucht werden. Die Buchhalterin nutzt dafür ein iPad. Sollte ich einmal unterwegs sein, gebe ich Rechnungen via Smartphone frei.
• Während wir unsere Kundenkontakte in unserem CRM (CleverCRM) vorhalten, befinden sich unsere Angebote, Rechnungen und andere Kundendokumente in amagno. Über unsere Suche finden wir aus dem CRM sofort alle Dateien zu dem Kunden wieder. Auch via Smartphone und Tablet. Jeder unserer Mitarbeiter, egal ob in Oldenburg oder Lübeck, ist in der Lage, sofort und vollständig Auskunft zu geben und Entscheidungen zu treffen.
• Wir organisieren unsere Dateiablagen in amagno Gruppen, auf welche nur die jeweiligen Mitarbeiter Zugriff haben. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern organisieren wir über Gruppen und laden dort dann einfach neue Kontakte ein.
• Unsere Pressemitteilungen organisieren wir mit unserer PR Agentur. Sobald wir eine neue PR Meldung haben, greift die PR Agentur via amagno darauf zu und legt uns dort die überarbeiteten Meldungen vor. Via Versionsvergleich sehen wir die Änderungen. Via digitaler Stempel geben wir die Freigabe zur Veröffentlichung.
• E-Mails werden intern kaum noch geschrieben, sondern wir verwenden das interne Messaging von amagno.

Das ist nur ein kurzer Auszug, wie wir ohne Papierdokumente effektiv und schnell, nicht nur intern, sondern auch extern zusammenarbeiten. Die Mehrwerte sind auf allen Ebenen in einem Unternehmen spürbar. Es ist genau die Arbeitsweise und der Umgang mit Dateien, Belegen und E-Mails, wie ich es mir seit 1989 wünsche.

Überfüllter Schreibtisch ist keine „Auszeichnung für viel Arbeit“

Natürlich gibt es noch psychologische Effekte: Viele Mitarbeiter zeigen durch einen vollen Schreibtisch, wie wichtig ihre Arbeit ist, und wie viel sie zu tun haben. Oft demonstrieren sie damit ihre Wichtigkeit im Unternehmen gegenüber Kollegen und Vorgesetzten. Als Mitarbeiter darf es heute keine Auszeichnung sein, möglichst viel Papier auf dem Schreibtisch liegen zu haben. Im Gegenteil – meines Erachtens wird damit demonstriert, seine Arbeit nicht im Griff zu haben. Diese Form wird sich hoffentlich bald überholen. Moderne DMS/ECM/Collaboration Lösungen bieten ausreichend Möglichkeiten, sich und seine Fähigkeiten zu präsentieren.

Ängste überdecken klare wirtschaftliche Vorteile

Es gibt auch hier viele Statistiken, wie viele Unternehmen noch keine Lösung gegen Organisations- und Kommunikationsprobleme einsetzen. Man schätzt beispielsweise, dass über 80% der kleinen und mittelständischen Unternehmen noch keine Dokumentenmanagement Lösung einsetzen. Es ist mein persönlicher Antrieb und des tollen Teams von amagno, dass diese Firmen das Thema endlich anpacken.

Im täglichen Kontakt mit Firmen und Mitarbeitern sehen wir noch ungeheure Ängste, bestehende Arbeitsweisen abzulegen. Dafür ist der bisherige Umgang mit Papier, Dateien und E-Mails zu etabliert. Es bestehen große Ängste, neue Arbeitsweisen zu akzeptieren. Diese Ängste können wir nur mit einem überzeugenden System beseitigen. Und es gelingt uns immer öfter und ich freue mich über jeden Kunden, der uns sagt: „Warum haben wir das nicht viel früher gemacht?“.

Mit unserer amagno Network bieten wir eine Möglichkeit, den Umstieg und die Akzeptanz im Unternehmen ohne Risiko zu prüfen.

Der Papierlose Schreibtisch – ein Umstieg, der sich wirklich lohnt!