27. Februar 2019

How-To: AMAGNO Advanced – Dokumente bearbeiten

How-To: AMAGNO Advanced – Dokumente bearbeiten

Text in Word-Dokumenten hinzufügen oder löschen

Nachdem Sie ein Word Dokument in AMAGNO hinzugefügt haben, möchten Sie diesem Dokument eventuell etwas hinzufügen oder etwas aus diesem Dokument löschen. Hierbei gilt es erstmal, zwei Möglichkeiten das Dokument zu öffnen, zu unterschieden.

Rechtsklicken Sie auf das Word-Dokument Ihrer Wahl und es öffnet sich ein Kontextmenü. Fahren Sie mit der Maus über das Feld Ansehen. Wählen Sie nun Original.

Das Dokument wird sich in der Zielanwendung öffnen. Wichtig zu beachten ist nun, dass wenn Sie in diesem Modus eine Änderung an dem Dokument vornehmen, diese nicht in AMAGNO übernommen wird. Diese Ansicht ermöglicht Ihnen lediglich die Formatierung und Layout in der Zielanwendung zu überprüfen.

Ich schließe die Zielanwendung nun wieder.

Um ein Dokument nachhaltig bearbeiten zu können, rechtklicken Sie auf das Word-Dokument Ihrer Wahl und wählen Sie bearbeiten. Alternativ können Sie das Dokument auch über die bearbeiten Schaltfläche in der Objektleiste in Bearbeitung nehmen. Auch hier wird sich das gewünschte Dokument in der Zielanwendung öffnen. Gleichzeitig verschiebt AMAGNO das in Bearbeitung genommene Dokument auf Ihren persönlichen Schreibtisch.

Es ist wichtig zu beachten, dass während Sie das Dokument in Bearbeitung haben, niemand sonst an diesem Dokument arbeiten kann. Das Dokument wird jedem Benutzer Ihrer Ablage mit einem kleinen Stift-Symbol angezeigt.

Nun zurück zu Ihrem sich in Bearbeitung befindenden Dokument. Hier können Sie nun nach Belieben Änderungen vornehmen. Sollten Sie beispielsweise Tippfehler ausbessern, Namen oder Daten ändern müssen, dann können Sie dies nun tun.

Nachdem Sie Ihr Dokument dann über die Speicher-Funktion innerhalb der Zielanwendung gespeichert haben, werden alle Änderungen automatisch in AMAGNO übernommen.

Kehren Sie nun zu AMAGNO zurück. Navigieren Sie auf Ihren persönlichen Schreibtisch und beenden Sie die Bearbeitung entweder über das Kontextmenü oder die Objektleiste. Damit wird das Dokument den Benutzern Ihrer Ablage wieder zur Bearbeitung frei gegeben.

 

Versionsvergleich

Sofern Sie in den Einstellungen der Ablage die Versionierung aktiviert haben, können Sie die Änderungen am Dokument nachverfolgen. Die Versionierungseinstellungen hierfür finden Sie, wenn Sie die Ablage doppelklicken und in der Objektleiste auf Einstellungen klicken. Wählen Sie hier zwischen „unbegrenzt“, „14 Bearbeitungstage“ und „keine Versionierung“.
Doch zurück zu unseren bearbeiteten Dokumenten. Nachdem Sie eine Änderung an dem aus AMAGNO heraus geöffneten Dokument vorgenommen und die Bearbeitung beendet haben, können Sie das Dokument über Ihren Dokumentenordner mit einem einfachen Klick anwählen.

Es öffnet sich am rechten Bildschirmrand die Objektleiste. Hier finden Sie oberhalb der Kurzansicht des Dokumentes unterschiedliche Reiter. Wählen Sie nun den Reiter Versionen aus. Die nun erscheinende Ansicht gibt Ihnen einen Überblick darüber wer wann eine Änderung an diesem Dokument vorgenommen hat und vor allem auch Ausschnitte der Textzeilen, in denen Änderungen vorgenommen wurden.

Diese Versionierung ermöglicht eine rechtskonforme Archivierung Ihrer Dokumente in AMAGNO.

 

Löschen und Wiederherstellen

Wenn Sie ein Dokument in AMAGNO löschen wollen, können Sie dies tun. Rechtsklicken Sie hierfür auf das zu löschende Dokument und wählen Sie löschen. Auch hier besteht natürlich die Möglichkeit die Aktion über die Objektliste auszuführen Beachten Sie hier, dass die Löschen Schaltfläche auflösungsbedingt sich hinter dem kleinen Doppelpfeil verstecken kann.

Dieses Dokument ist nun jedoch nicht vollständig aus AMAGNO gelöscht. Es befindet sich in einer Art Papierkorb, wie man ihn von Windows kennt.

Um das Dokument endgültig zu löschen oder wiederherzustellen, wählen Sie in Ihrer Themenleiste den Punkt Aufgaben. In der nebenstehenden Strukturleiste sehen Sie den Unterpunkt Vernichten. Wählen Sie diesen an und Sie sehen in der Inhaltsansicht die Dokumente, die Sie bereits gelöscht haben. Sie haben hier die Möglichkeit, sich das Dokument entweder anzusehen, gänzlich zu löschen oder wiederherzustellen.

Wählen Sie nun Wiederherstellen. Nach einigen Sekunden wird das Dokument aus dem Vernichten Ordner verschwinden und Sie können es an dem Ablageort wiederfinden, aus dem Sie es einstmals gelöscht haben. Vernichten hingegen würde das Dokument dauerhaft löschen.

Hiermit sind sie nun gerüstet für die Inbearbeitungnahme von Dokumenten.

Sina Cobi
Sina liebt multimediale Inhalte, besonders die Produktion von Videos. Neben ihrem Master Studium unterstützt sie das Marketing-Team von AMAGNO.

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