26. September 2019

HOW-TO: AMAGNO ADVANCED – Magnetisierung (Übersicht)

HOW-TO: AMAGNO ADVANCED – Magnetisierung (Übersicht)

Magnetisierung – AMAGNOs grundlegendste & wichtigste Funktion

Die Magnetisierung ist AMAGNOs grundlegendste und wichtigste Funktion. AMAGNO vermeidet es bewusst, mit klassischen Ordnerstrukturen zu arbeiten. Diese folgen keiner globalen, festgelegten Logik, sondern einzig und allein der Logik des Namensgebers. Aufgrund dieser Willkür kann es an dieser Stelle schnell zu Missverständnissen oder Verlangsamung der Workflows kommen.

So würde beispielsweise ein Mitarbeiter eine Rechnung in den Ordner mit dem Namen „Rechnungen“ einsortieren, während es für einen anderen Mitarbeiter absolut logisch erscheint, eine Rechnung in den Ordner mit dem Namen „Kunden“ einzuordnen. Diese Arbeitsweise ist hochgradig ineffizient, da es aufgrund von Missverständnissen zu zeitaufwändigen Suchen nach dem benötigten Dokument kommen kann.

All diese Probleme werden durch die Magnetisierung von AMAGNO nichtig. Die Magnetisierung erfasst Dokumente nach Ihren Vorgaben und sortiert sie automatisch in eine von Ihnen vorgegebene Struktur.

So können Sie Dokumente bestimmten Dokumententypen zuweisen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Arbeitsverträge etc. Dokumente, die regelmäßig Ihre geschäftlichen Workflows durchlaufen. Auch innerhalb der Dokumenttypen können Sie noch Verfeinerungen vornehmen. Über Merkmale, die Sie auf dem Dokument markieren, wird die Sortierung Ihrer Dokumente noch feiner. So können Sie das Datum einer Rechnung als Merkmal markieren, die Rechnungsnummer und außerdem Brutto- oder Nettobetrag. Auf anderen Dokumenttypen können Sie dementsprechend andere spezifische Merkmale dieser Dokumente festhalten, nach denen AMAGNO Ihre Dokumente in die daraus entstehende Struktur einordnet.

Der Vorteil dieser Art der Dokumentenerfassung ist, dass Sie auf unterschiedlichen Wegen zum selben Dokument gelangen. Ob Sie nun nach dem Dokumenttyp suchen, oder nach bestimmten Merkmalen, die Sie auf dem Dokument erfasst haben: AMAGNO wird sie immer zu dem gesuchten Dokument leiten.

Auch ihre Workflows bzw. Geschäftsprozesse können Sie auf diese Weise anpassen und automatisieren. So werden Rechnungen, die ab einer bestimmten Summe eine Freigabe benötigen, direkt an die freigabeberechtigte Person weitergegeben. Nach Bestätigung werden die Dokumente den Bearbeitern der Rechnung automatisch freigegeben.

Zudem können Sie einzelne Berechtigungen für bestimmte Dokumente und Personen vergeben. Ein gängiges Beispiel für eine solche Art von Berechtigung sind Lohnabrechnungen. Diese sind ausschließlich vom Adressaten zu öffnen und bedürfen demnach in digitaler Form einen berechtigten Zugang. Diesen können Sie ganz simpel in AMAGNO zuteilen, sodass ausschließlich der Adressat Zugang zu seinen persönlichen Dokumenten hat.

Auch im Datentransfer zu Schnittstellen lassen sich Dokumente mithilfe der Magnetisierung von AMAGNO automatisieren. Diese Automatisierung lässt sich sehr gut in der Finanzbuchhaltung, der Warenwirtschaft oder bei Bankingsoftware anwenden.

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Sina Cobi
Sina liebt multimediale Inhalte, besonders die Produktion von Videos. Neben ihrem Master Studium unterstützt sie das Marketing-Team von AMAGNO.

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