25. Oktober 2019

HOW-TO: AMAGNO ADVANCED – MAGNETISIERUNG (Teil 2)

HOW-TO: AMAGNO ADVANCED – MAGNETISIERUNG (Teil 2)

Merkmale dienen nicht dem Wiederfinden von Dateien, sondern sind viel eher für die Weitergabe an externe Anwendungen gedacht. Merkmale bieten Ihnen darüber hinaus außerdem eine dynamische Ansicht Ihrer Dokumente.

In Ihrem Workflow werden Sie viele unterschiedliche Dokumententypen anlegen. So beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Personalakten wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Diese Dokumententypen haben einige Merkmale gemein, andere wiederum sind sehr spezifisch für bestimmte Dokumententypen.

 

Allgemeine und spezifische Merkmale

Fast jedes Ihrer Dokumente wird ein Datumsmerkmal aufweisen, unabhängig davon, ob es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Gehaltsabrechnung handelt. Merkmale, die auf alle Dokumente zutreffen werden als „allgemeine Merkmale“ bezeichnet. Bei Rechnungen handelt es sich somit beispielsweise um das Rechnungsdatum, bei Lieferscheinen das Lieferdatum.

Andererseits gibt es aber auch Dokumentenspezifische Merkmale, wie beispielsweise Rechnungsbeträge oder Rechnungsnummern, auf Lieferscheinen die Lieferscheinnummer und so weiter.

 

Merkmalsets für verschiedene Dokumenttypen

Beispielhaft werden nun eine Rechnung, ein Lieferschein und ein Arbeitsvertrag anhand spezifischer Merkmale magnetisiert. Zunächst müssen diese Dokumente importiert werden. Sobald AMAGNO diese verarbeitet hat, landen sie automatisch in der Magnetisierungsaufgabe in ihrer Themenleiste. Navigieren Sie nun zur Magnetisierungsaufgabe und wählen Sie entweder den Magnetisieren-Button in der Objektleiste an oder doppelklicken Sie auf das Dokument. Es wird sich ein zusätzliches Fenster mit der Vollansicht des Dokuments öffnen.

Als Dokumenttyp legen Sie in diesem Fall den Typ Rechnung fest. Legen Sie dafür den Fokus in die grüne Eingabezeile, navigieren Sie zu dem Wort Rechnung auf dem Dokument und klicken Sie dieses an. AMAGNO trägt das Wort automatisch in die grüne Eingabezeile ein.

Es wird sich in der Magnetisierungsspalte automatisch die Zeile für die Merkmalserfassung öffnen. Als erstes Merkmal bietet es sich an ein Merkmal zu erfassen, das klassischer Weise immer auf einer Rechnung zu finden ist. In diesem Fall nehmen wir die Bruttosumme. Legen Sie, wie auch zuvor, den Fokus in das grüne Eingabefeld und klicken Sie auf dem Dokument die Bruttosumme an. AMAGNO wird den Wert direkt in die grüne Zeile eintragen und als Referenzbegriff das Wort vor dem Wert auslesen. In diesem Fall ist es das Wort Brutto. Statt des von AMAGNO ausgelesenen Referenzbegriffs können Sie auch einen eigenen Begriff in die lila Zeile eintragen. Beispielsweise das Wort Endsumme. AMAGNO wird sich dennoch weiterhin am Referenzbegriff Bruttosumme auf jeder Rechnung orientieren, aber den von Ihnen gewählten Referenzbegriff in die Zeile eintragen. Klicken Sie nun auf die Überschrift der Merkmalszeile Daten für Rechnung. Es wird sich eine kleine Menüzeile unterhalb der Überschrift öffnen, in der drei verschiedene Buttons zu sehen sind. Klicken Sie nun auf den linken Button, um ein weiteres Merkmalset hinzuzufügen.

 

Merkmalsets erstellen

Es wird sich ein Pop-up-Fenster öffnen, in welchem Sie einen Namen für das neue Merkmalset vergeben können. Dieses neue Merkmalset nennen wir Daten für Lieferanten. Sobald Sie mit ok bestätigt haben, ist das neue Merkmalset erstellt. Vor dem Erfassen des neuen Merkmals sollten Sie sicher gehen, dass der Fokus in der grünen Zeile des neuen Merkmals liegt. Erfassen Sie nun in der Adresszeile den Lieferantennamen. Da AMAGNO hier keinen vorstehenden Referenzbegriff auslesen kann, legen Sie mithilfe des Magnetisierungs-Symbols vor der grünen Eingabezeile fest, dass AMAGNO hier die absolute Position auslesen soll. Tragen Sie eigenständig in die lila Zeile Lieferantenname als Referenzbegriff ein.

Eröffnen Sie nun ein weiteres neues Merkmalset (wie zuvor gezeigt). Dieses nennen Sie Daten für Dokumente. Dokumentendaten sind jene Daten, die den Großteil ihrer Dokumente betreffen. Dazu gehören vor Allem Datumsmerkmale. Legen Sie den Fokus erneut in die richtige grüne Eingabezeile und markieren Sie das Rechnungsdatum. AMAGNO wird als Referenzbegriff Rechnungsdatum auslesen. Diesen Begriff ändern wir manuell zu Datum, damit das Merkmalset auf so viele unterschiedliche Dokumente wie möglich angewendet werden kann.

Bestätigen Sie die Magnetisierung mit dem grünen Haken.

Nun kennen Sie die Grundlagen für die Planung und Erstellung von Merkmalsets. Sehen Sie im Video außerdem die Planung der Merkmalsets für einen Lieferschein und einen Arbeitsvertrag.

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Sina Cobi
Sina liebt multimediale Inhalte, besonders die Produktion von Videos. Neben ihrem Master Studium unterstützt sie das Marketing-Team von AMAGNO.

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