26. Oktober 2016

Gruppe kopieren im AMAGNO Dokumentenmanagement

Die Gruppen in AMAGNO sind eine sehr praktische Möglichkeit Strukturen und Zuständigkeiten im Unternehmen abzubilden. Direkt nach der Installation können die ersten Gruppen erstellt werden. Zum Beispiel für die Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf, Projektmanagement oder für die Kundenbetreuung. Es werden in der Regel jedoch im weiteren Betrieb öfters neue Gruppen dazukommen. So kann es Sinn machen für jedes neue Projekte, neuen Kunden oder neuen Mandanten eine eigenständige Gruppe anzulegen. Damit Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen, können Gruppen im Dokumentenmanagement von AMAGNO sehr einfach kopiert werden.

Gruppe kopieren und Optionen auswählen

Hinweis: Eine Gruppe kopieren ist nur möglich, wenn Sie Administrator der jeweiligen Gruppe sind.

1. Markieren Sie die gewünschte Gruppe

2. Klicken Sie in der Toolbox auf der rechten Seite auf „Kopieren“

3. Wählen Sie im sich nun öffnenden Dialogfenster die die gewünschten Optionen:

– Inhalte kopieren

Alle Inhalte (Dateien, Dokumente) werden aus der bestehenden Gruppe kopiert und in die neue Gruppe übernommen.

– Mitglieder kopieren

Alle bestehenden Mitglieder der Gruppe kopieren. Die Rollen und Berechtigungen werden dabei auch in der neuen Gruppe beibehalten.

– E-Mail Importeinstellungen kopieren

Die Einstellungen für den E-Mail Import werden übernommen. Sofern der automatische E-Mail Import aktiviert ist, werden auch die bestehenden E-Mail Adressen übernommen.

– Weblinks neu erzeugen

Bei Weblinks werden bestehende Einstellungen übernommen, aber jeweils neue Weblinks erzeugt, da der kopierte Inhalt als Originaldatei definiert wird.

4. Bestätigen Sie das Kopieren der Gruppe mit „Eingabe bestätigen“

AMAGNO erzeugt nun eine neue Gruppe mit den gewünschten Optionen. Hierbei werden grundsätzlich alle Stempel, Magnete, Felder und Feldgruppen übernommen.

Je nach Größe der Gruppe kann das Kopieren eine Weile dauern.

Besonderheiten beim Gruppekopieren

– Archivierung

Archivierungen werden nicht in kopierte Gruppen übernommen. Bereits archivierte Dokumente sind nicht mehr archiviert. Die Einstellungen zur Archivierung werden übernommen.

– Versionierung

Unterschiedliche Versionen eines Dokumentes werden nicht übernommen. Es wird nur die neueste Version eines Dokuments kopiert. Die Einstellungen zur Versionierung werden übernommen.

-Stempel

Optische Stempel und deren Informationen werden nicht übernommen.

– Anmerkungen

Anmerkungen zu einem Dokument (Notizen, Markierungen, Kommentare) werden nicht übernommen.

– Mitteilungen

Mitteilungen jeglicher Art werden nicht übernommen.

– Persönlicher Schreibtisch

Dateien und Dokumente auf dem persönlichen Schreibtisch, die lokal abgelegt und noch nicht in AMAGNO vorhanden sind, werden nicht kopiert. Dokumente, die über Ihren persönlichen Schreibtisch bearbeitet werden, werden übernommen, jedoch eventuell erfolgte Änderungen.

Gruppen als Vorlage verwenden

Sie müssen natürlich keine aktiv genutzten Gruppen kopieren, sondern können sich auch Gruppen als Vorlage erstellen. Mit entsprechenden Stempeln, Importeinstellungen, Standarddokumenten und diese Gruppen bei Bedarf kopieren.