16. November 2016

Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Wie Sie die Versionierung einzelner Dokumente im AMAGNO Dokumentenmanagement vornehmen, haben wir bereits in einem How to Artikel beschrieben. Statt bei nur einzelnen Dokumenten die Dokumentenversionierung zu aktivieren ist es manchmal auch erforderlich, alle Dokumente in einer Gruppe zu versionieren. Beispielsweise, wenn erhöhte Anforderungen bei der Revisionssicherheit vorliegen oder generell in einer AMAGNO Gruppe nachvollzogen werden muss wer was wann geändert hat.

Dokumentenversionierung für gesamte Gruppe aktivieren

Im Prinzip funktioniert die Aktivierung der Dokumentenversionierung einer gesamten Gruppe fast genau so wie bei einem einzelnen Dokument. Wählen Sie jedoch nicht ein Dokument, sondern eine Gruppe in der linken Spalte bei AMAGNO aus.

versionierung dokumenten 221x150 - Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivierenIn der Toolbox sehen Sie nun die Eigenschaften der Gruppe. Auch dort finden Sie den Eintrag „Versionseinstellung“. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Dialogbox und können dort zwischen folgenden Einstellungen wählen:

1. Keine Versionierung

2. 14 Bearbeitungstage

3. Unbegrenzt

Punkt 1 und 3 sollten sich von selbst erklären. Bei 14 Bearbeitungstagen handelt es sich nicht um die nächsten zwei Kalenderwochen, sondern jeder Tag an dem eine neue Version erstellt wird, gilt als Bearbeitungstag. Bei dieser Einstellung werden nur die Versionen der letzten 14 Bearbeitungstage angezeigt, ältere Versionen werden gelöscht (bis auf die Originalversion, die natürlich bestehen bleibt).

Wichtiger Hinweis für die Dokumentenversionierung in Gruppen

Sollten Sie sich dazu entschließen die Versionierung von Dokumenten in einer Gruppe generell zu aktivieren, beachten Sie bitte, dass dies nur für zukünftig importierte Dokumente gilt. Bereits in der Gruppe enthaltene Dokumente sind von der Änderung nicht betroffen! War bei einem Dokument bereits eine Versionierung für die nächsten 14 Bearbeitungstage eingestellt und ist bei diesem Dokument bereits eine 2. Version vorhanden, so kann die Dauer der Versionierung lediglich höher, also auf unbegrenzt, eingestellt werden.

How to Video Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen. Er ist seit 15 Jahren nur in Ausnahmen offline gewesen und kommt ursprünglich aus Hamburg.

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