Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Im deutschen Mittelstand schreitet die Digitalisierung weiter voran. Viele wünschen sich zwar ein höheres Tempo, aber die aktuelle BITKOM Studie Digital Office Index“ (DOI) zeigt, dass bereits 46% der befragten Unternehmen vermehrt in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen investieren wollen. Es geht also vorwärts.

Investitionen in Digitalisierung zahlen sich aus.

Der Studie zufolge werden Unternehmen, die weitere Schritte Richtung Digitalisierung wagen, belohnt. Über 70% der 1.108 Unternehmen berichten von einer deutlichen Steigerung der Performance nach Einführung neuer Software für Büro- und Verwaltungsprozesse. Auch die Kundenzufriedenheit und Datensicherheit werden messbar gesteigert.

Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Dokumentenmanagementsysteme sind für mittelständische Unternehmen ein wichtiger Schritt in Sachen Digitalisierung und bieten enormes Potential Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeiter durch eine Entlastung neu zu motivieren. In der Regel lassen sich die meisten Dokumentenmanagementsysteme in vorhandene IT-Infrastruktur integrieren und sind flexibel auf die jeweilige Branche des Unternehmens anpassbar.

Dennoch gibt es bei der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware in einem mittelständischen Unternehmen einiges zu beachten. Wir haben fünf Tipps für den erfolgreichen Einstieg für Sie zusammengestellt.

1. Frühzeitige Beteiligung der Mitarbeiter sorgt für hohe Akzeptanz.

Eine neu eingeführte Technologie scheitert oft an mangelnder Akzeptanz bei Mitarbeitern. Stoßen Sie Ihre Mitarbeiter nicht vor den Kopf, sondern beziehen Sie sie frühzeitig mit ein. Fragen Sie nach Verbesserungspotentialen im täglichen Ablauf des Unternehmens und lassen Sie ihnen die Möglichkeit sich am Entscheidungsprozess einzubringen. Besonders die Usability entscheidet bei den Anwendern, ob eine Technologie angenommen wird und sich damit die Investition überhaupt lohnt.

2. Ausführlichen Vergleich von DMS Anbietern durchführen.

Führen Sie einen ausführlichen Vergleich von Anbietern für Dokumentenmanagementsysteme durch. In Deutschland gibt es rund 170 verschiedene DMS Anbieter. Das Angebot ist also vielfältig und reicht vom kostenlosen OpenSource DMS bis zur Premiumsoftware. Anforderungen an ein DMS sind jedoch so individuell wie die Unternehmen selbst.

3. Einführung in mehreren Schritten.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem in mittelständischen Unternehmen muss nicht direkt unternehmensweit, sondern kann auch schrittweise erfolgen. Beginnen Sie mit einer einzelnen Abteilung oder sogar nur einem einzelnen Geschäftsprozess. Idealerweise dort, wo auch der dringendste Handlungsbedarf besteht. Dies kann zum Beispiel die Buchhaltungsabteilung sein, um dort zukünftig auf Papierrechnungen und -belege zu verzichten.

4. DMS Einführung mit Pflichten- und Lastenheft.

Erstellen Sie selbst, oder zusammen mit einem IT-Systemhaus oder Unternehmensberater, ein Pflichtenheft für Ihr zukünftiges Dokumentenmanagementsystem. Halten Sie dort schriftlich fest, welche Anforderungen und Funktionen erfüllt werden müssen und wie zukünftig Geschäftsprozesse definiert werden. Spätestens bei Auftragsvergabe sollte ein Lastenheft des DMS Anbieters vorliegen, um so das Pflichtenheft des Unternehmens im Auftrag möglichst vollständig abbilden zu können.

5. Einführung bewerten, Maßnahmen verbessern und nicht stillstehen.

Nach der erfolgreichen Implementierung des Dokumentenmanagementsystems sollten Sie nicht stillstehen. Bewerten Sie nach einer gewissen Zeit die Einführung und bisherigen Erfahrungen mit dem DMS und beziehen Sie auch hierbei wieder Ihre Mitarbeiter mit ein. Setzen Sie sich für die nahe Zukunft Ziele, um den Einsatz des DMS weiter auszubauen, andere Abteilung einzubinden oder weitere Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Wenn Sie Fragen zum Dokumentenmanagement für den Mittelstand haben, schreiben Sie uns gerne einen Kommentar oder fordern Sie weitere Informationen an.