4. Juli 2017

Digitalisierung in der Logistikbranche mit papierlosem Büro

Digitalisierung in der Logistikbranche mit papierlosem Büro

Die Logistikbranche steht zeitlich immer unter einem enormen Zeitdruck. Ständiger Termindruck, verstärkt durch tägliche Überraschungen durch Staus und anderen Verzögerungen. Dabei stehen nicht nur die LKW-Fahrer unter Druck, sondern auch die Disposition und andere Kollegen in der Verwaltung des jeweiligen Logistikunternehmens.

Werden viele Fahrer draußen auf der Straße inzwischen von intelligenten Fahrerassistenzsystemen unterstützt, sieht das bei den Mitarbeitern in der Verwaltung leider oft noch anders aus. Hier stapeln sich innerhalb kürzester Zeit die zahlreichen Frachtbriefe und Transportbelege, Rechnungen und weitere relevante Dokumente in analoger Papierform. In nur wenigen Wochen und Monaten wächst so ein Archiv in enormen Ausmaße an. Und jeden Tag kommen neue Dokumente dazu.

Enormes Dokumentenaufkommen in der Logistikbranche

Neben dem räumlichen Ausmaß ist vor allem die schlechte Durchsuchbarkeit der analogen Dokumente ein enormes Problem. Sobald Nachweise und Auskünfte verlangt werden, müssen diese mühsam und sehr zeitaufwändig in den Papierstapeln oder Aktenschränken recherchiert werden. Das bindet wertvolle Arbeitszeit und birgt auch ein hohes Risiko durch Missverständnisse oder nicht auffindbare Belege.

Die CML Logistik & Transport GmbH stand genau vor diesem Problem. Unzählig auflaufende Papierdokumente verstopften wortwörtlich die Verwaltung und machte Auskünfte extrem zeitaufwändig. Die Anforderung war also deutlich: Die Digitalisierung aller Frachtbriefe und Transportbelegen und anschließender Archivierung in einem Dokumentenmanagement. Zusätzlich sollte die Eingangsrechnungsverarbeitung elektronisch abgewickelt werden.

Digitalisierung der Verwaltung bei CML Logistik & Transport

Seit Anfang 2017 werden daher alle zwei Wochen die Frachtbriefe und Transportbelege durch Smart-Store mit Hochleistungsscannern digitalisiert und den Logistikunternehmen im AMAGNO Dokumentenmanagement in der Smart-Cloud elektronisch bereitgestellt. Alle Nachweise sind damit auf die wirtschaftlichste und modernste Art der elektronischen Archivierung in einem deutschen zertifizierten Rechenzentrum jederzeit verfügbar. Die lückenlose Nachweisbarkeit aller Abwicklung ist hiermit gewährleistet. Ganz ohne analogen Papier- und Belegchaos.

Frachtbriefe und Transportbelege jederzeit elektronisch verfügbar

Durch eine frei definierbare Tastenkombination (Hotykey-Suche) lässt sich aus jeder beliebigen Anwendung heraus die Volltextsuche starten. Kommt z.B. per E-Mail eine Nachfrage nach einer Lieferung muss nur die Lieferschein- der Auftragsnummer in der E-Mail markiert und die Volltextsuche gestartet werden.

Das AMAGNO Dokumentenmanagement zeigt direkt die gesuchten Dokumente an. Dies steigert die Auskunftsfähigkeit bei der CML Logistik & Transport GmbH um ein Vielfaches. Statt in undurchsuchbaren Papierstapeln mühsam zu suchen, sind nun alle dringend benötigten Dokumente mit nur zwei Tastenanschlägen aufrufbar. Der Zugriff erfolgt mit dem AMAGNO Client und immer über eine verschlüsselte SSL-Verbindung.

Über den AMAGNO Mobile Explorer ist es sogar den LKW-Fahrern möglich auf die Dokumente zuzugreifen. Das funktioniert per Smartphone oder Tablet mit jedem aktuellen Browser. Auch hier natürlich per Standard mit einer SSL-Verschlüsselung.

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung spart enorme Kosten ein

Die Verwaltung des Logistikunternehmens bearbeitet auch die Eingangsrechnungen vollständig elektronisch. Dabei werden eingehende analoge Papierrechnungen selbstständig mit einem Dokumentenscanner digitalisiert. Die eingescannten Rechnungen werden automatisch dem Rechnungsworkflow im Dokumentenmanagement zugeführt. Dieser kann auf jedes Unternehmen individuell abgebildet werden und ermöglicht im Vergleich zur analogen Bearbeitung Kosteneinsparungen von bis zu elf Euro. Je eingehender Rechnung!
CML Logistik & Transport erspart sich mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung vor allem Medienumbrüche und somit eine getrennte Archivierung von analogen und elektronischen Rechnungen. Durch das ersetzende Scannen ist es möglich analog empfangene Rechnungen elektronisch zu archivieren.

Keine hohen Investitionskosten, schnelle Umsetzung und innerhalb kürzester Zeit rentabel

Durch die Digitalisierung der aktuellen Frachtbriefe und Transportbelegen konnte die CML Logistik & Transport GmbH die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens enorm erhöhen. Der digitale Arbeitsplatz in der Smart-Cloud steigert die Wettbewerbsfähigkeit in der zeitlich unter Druck stehenden Logistikbranche. Durch ein flexibles monatliches Abrechnungsmodell waren keine hohen Investitionskosten nötig und die Digitalisierung bei CML Logistik & Transport sehr schnell umgesetzt und rentierte sich nach nur wenigen Wochen.

Frank Czerwinski
Frank Czerwinski ist Inhaber und Geschäftsführer von Smart-Store. Seit über 20 Jahren digitalisiert Smart-Store große Akten- und Ordnerbestände von Unternehmen. Deutschlandweit und mit ISO-Zertifikat.

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