18. Januar 2017

Digitalisierung des Mittelstand: Es fängt in der Verwaltung an.

Digitalisierung des Mittelstand: Es fängt in der Verwaltung an.

digitalisierung des mittelstand 225x150 - Digitalisierung des Mittelstand: Es fängt in der Verwaltung an.Im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Mittelstands wird auch oft von Industrie 4.0 gesprochen. Als Visualisierung wird dann gern ein Bild einer großen Fertigungsstraße mit modern anmutenden Industrierobotern verwendet. Klar, dass sich hier eine Vielzahl von mittelständischen Unternehmen gar nicht angesprochen fühlt. Dabei beinhaltet die Digitalisierung besonders für kleine und mittlere Unternehmen enorme Chancen, kosteneffizienter wirtschaften zu können. Das hat in erster Linie aber nicht unbedingt etwas mit vernetzten und automatisierten Produktionsstraßen und dazugehörigen Robotern zu tun. Auch wenn es, zugegeben, viel beeindruckender aussieht als beispielsweise eine eingescannte Rechnung. Jedoch kann ein erster Schritt für mittelständische Unternehmen in die Digitalisierung viel einfacher als der große Rundumschlag in der Fertigung sein. Muss es sogar!

Die Digitalisierung des Mittelstand fängt in der Verwaltung an.

Die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen sollte in der Verwaltung starten. Denn die Digitalisierung beginnt in den Köpfen der Entscheider und muss von der Geschäftsführung getragen und getrieben werden. Laut einer aktuellen Studie müssen 30% des Managements interne Widerstände überwinden. In den Fachabteilungen ist der Widerstand in der Regel am größten.

Unserer Erfahrung nach hat es sich daher sehr bewährt, zu Beginn erste Geschäftsprozesse in der Verwaltung zu digitalisieren. Im Zweifelsfall sogar nur einen einzelnen Prozess. Aller Anfang ist bekanntlich schwer und um anfängliche Widerstände schnell ausräumen zu können, ist es durchaus empfehlenswert, zunächst kleinere Schritte zu machen. Die so gewonnenen Erfahrungen und eventuell aus diesen resultierende Verbesserungen können beim Ausbau neuer Technologien dann einbezogen werden.

Dabei sollten Skepsis und Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber neuen Technologien nie aus den Augen gelassen werden. Viele IT-Projekte scheitern, weil Mitarbeiter mit einer neuen Umgebung nicht zurechtkommen und so die neuen Technologie nie die erforderliche Akzeptanz erreicht.

Der Einstieg in die Digitalisierung: Der digitale Rechnungsworkflow

Ein hervorragendes Beispiel ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Kaum ein Szenario macht für die Digitalisierung des Mittelstand den Sinn einer Digitalisierung im Mittelstand so deutlich, wie das Bezahlen von Rechnungen bei gleichzeitiger Einsparung enormer Kosten. Dabei ist in der Regel die Hälfte des Weges bereits geschafft, da die wenigsten Unternehmen heute noch händisch Überweisungsträger ausfüllen und diese zur Post bringen. Die Überweisung erfolgt in der Regel elektronisch innerhalb von Buchungssystemen wie DATEV oder Sage. Hier gilt es nun schnellstens, den kompletten Prozess im Mittelstand zu digitalisieren, um unnötige Medienbrüche und rechtliche Unsicherheit zu vermeiden.

rechnungsworkflow eingangsrechnungsverarbeitung 267x150 - Digitalisierung des Mittelstand: Es fängt in der Verwaltung an.Dies zu schaffen ist ganz simpel. Analog eingehende Eingangsrechnungen werden direkt beim Empfang mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dem digitalen Rechnungsworkflow hinzugeführt. Anschließend werden bereits elektronisch empfangene Rechnungen gemeinsam mit den digitalisierten Rechnungen erfasst und klassifiziert. So können später die Belegdaten per Schnittstelle automatisch an das entsprechende Buchungssystem übertragen werden.

Man schafft also einfach einen überflüssig und veralteten Prozess ab und steigert seine Effizienz enorm. Bei einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung können Unternehmen Kosten von bis zu 11,00 Euro je Rechnung einsparen. Zusätzlich wird damit die Grundlage für das Erreichen einer Revisionssicherheit geschaffen. Denn ab dem 1. Januar 2017 ist die analoge Archivierung von elektronischen, steuerrelevanten Geschäftsdokumenten, z.B. Rechnungen die ein Unternehmen per E-Mail erhält, nicht mehr zulässig. Folglich müssen alle Unternehmen einen digitalen Rechnungsworkflow zumindest für die elektronischen Rechnungen vorhalten. Logisch, dass es da Sinn macht, sich auf einen Prozess zu konzentrieren und analoge Rechnungen in diesen Workflow mit einzubeziehen.

Digitalisierung des Mittelstand. Es ändert sich gar nicht so viel.

Laut der bereits erwähnten Studie verbinden 30% der Entscheider mit der Digitalisierung negative Gefühle. Dabei sind diese in der Regel völlig unbegründet. Es geht nicht darum, sich selbst oder seine Kollegen überflüssig zu machen sondern vielmehr darum, sich mit digitalen Prozessen überflüssiger Aufgaben zu entledigen. Das Ziel muss also sein, die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters zu erhöhen, in dem Aufwände für die Suche nach Dokumenten im Papierarchiv, unnötige Wege für Umlaufmappen oder das Chaos in undurchsichtigen Netzlaufwerken eliminiert werden.

Das AMAGNO Dokumentenmanagement schafft dabei die Grundlage. Auf der übersichtlichen Oberfläche finden sich neue Anwender schnell zurecht. Mit den digitalen Stempeln können Anwender auch weiterhin Dokumente wie gewohnt bearbeiten, nun eben digital aber dafür viel schneller. Auch lassen sich weiterhin Textstreichungen, Unterstreichungen, Anmerkungen oder Post It aufbringen.

Probieren Sie es aus!

Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen. Er ist seit 15 Jahren nur in Ausnahmen offline gewesen und kommt ursprünglich aus Hamburg.

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