Digitaler Rechnungsworkflow leicht gemacht

Workflow-Analyse

Wie in der Planung vieler Projekte und betrieblicher Prozesse, sind Analysen das A und O zum Erfolg. Schauen Sie in einem ersten Schritt, wie Ihr analoger Rechnungsworkflow zurzeit abgebildet wird. Welche Abläufe sind dabei besonders effizient, welche sind eher zeit- und kostenintensiv und haben noch Optimierungspotenzial? Aus all‘ diesen Informationen formulieren Sie darauffolgend eine Zusammenfassung, die sogenannte Ist-Analyse.

Workflow-Gestaltung

Ist der Schritt abgeschlossen, ist es empfehlenswert, aus dem Fazit der vorherigen Ist-Analyse die sogenannte Soll-Analyse zu entwickeln. Dabei schauen Sie, wie und in welchem Rahmen Sie Ihre Rechnungsprozesse zukünftig abbilden möchten. Was muss Ihr künftiger Rechnungsworkflow auf jeden Fall können, welche Lieferanten- und Kundenanforderungen sollen an eine E-Rechnung bestehen und was wären nette Zusatzfeatures? Stellen Sie sich diese Fragen, findet nicht nur eine vollständige Automatisierung Ihrer Prozesse statt, sondern Ihre Workflows werden außerdem individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst.

Workflow-Entwicklung

Der dritte Schritt beschreibt optimalerweise das „Wie“. Wie sollen die gewünschten Features der Soll-Analyse umgesetzt werden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen? Wie können die erarbeiteten Anforderungen an einen elektronischen Rechnungsworkflow optimal erreicht werden? Entweder besteht bereits ein digitales Dokumentenmanagementsystem, das die gewünschten Prozesse abbilden kann oder es muss nach einem passenden System Ausschau gehalten werden. Ist dies gefunden, empfiehlt es sich, bereits zu Beginn viele Mitarbeiter in die Planungen zu involvieren.  So überzeugen Sie Ihre Kollegen nicht nur von den Vorteilen digitaler Rechnungsprozesse und erhöhen gleichzeitig die Zufriedenheit und Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, sondern erreichen obendrein eine Optimierung der vor- und nachgelagerten Prozesse.

Workflow-Realisierung und -optimierung

Eine sukzessive Umsetzung der einzelnen Prozesse ist empfehlenswert, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern, Chaos einzudämmen und die täglichen Arbeitsprozesse nicht zu stören. Sollte eine Neuorganisation der bisherigen Geschäftsabläufe die alten ersetzen, mag dies zwar zu Beginn ungewohnt wirken, ermöglicht jedoch rückblickend viele Vorteile wie beispielsweise schnellere und schlankere Prozessabläufe, effizientere Bearbeitung, Vermeidung von Post-/Botengängen sowie Raum- und platzsparende Archivierung. Denken Sie auch daran, spätestens bei der Umsetzung des Workflows alle Mitarbeiter einzuweisen und zu motivieren. Denn sie sollen täglich mit dem Workflow arbeiten und ihnen die Arbeit erleichtern. Vergessen Sie weiterhin nicht, die rechtlichen Grundlagen sowie umsatzsteuerlichen und buchführungsrechtlichen Aspekte bei der Entwicklung Ihrer Prozesse miteinzubeziehen; denn sie sind essenziell für einen erfolgreichen und rechtskonformen Rechnungsworkflow.

Workflow-Bewertung und Optimierung

Der letzte Schritt, der fortführend weiterentwickelt werden sollte, ist die Optimierung und Anpassung des digitalen Rechnungsworkflows an die individuellen Prozesse und Begebenheiten Ihres Unternehmens. Hierzu zählen beispielsweise auch die Integration weiterer Abteilungen und Workflows. Der Fokus soll auf die Frage gerichtet sein: Haben wir die Ziele erreicht, die wir uns vorgenommen haben? Vielleicht fällt Ihnen dabei auf, dass Sie nicht alles optimal umgesetzt haben. Dann verzagen Sie nicht, denn das ist vollkommen normal. Fokussieren Sie sich neu und passen Sie Ihre Prozesse erneut an, bis die Anpassungen für alle zufriedenstellend sind.

Was es rechtlich und organisatorisch unbedingt zu beachten gilt

Viele Unternehmen begegnen dem Einsatz elektronischer Rechnungen nur mit großer Skepsis. Zu groß sind die Befürchtungen, hinsichtlich Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz, beim Wirtschaftsprüfer nicht alles richtig zu machen. Doch spätestens mit der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. Juli 2011 und der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014, wurden ernsthafte Hürden aus dem Weg geräumt. Werden die rechtlichen Anforderungen erfüllt, zahlen sich die Investitionen in die Einführung eines elektronischen Rechnungensworkflows rasch aus.

Wir möchten Ihnen einige rechtliche und organisatorische Anforderungen vorstellen, die Sie bei der Erstellung und Archivierung Ihrer Rechnungen beachten sollten, um den Ihren Rechnungsworkflow rechtskonform zu gestalten.

• Die Echtheit der Rechnungsherkunft und Unversehrtheit sowie Lesbarkeit der Rechnung muss gewährleistet
• Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung
• Die Rechnung muss zeitgerecht erfasst
• Die Rechnung muss in einem unveränderbaren Format übersandt und aufbewahrt werden. z. B. (.pdf)
• Die Rechnung muss mit der GoBD und dem Handelsrecht übereinstimmen.
• Die Aufbewahrungspflicht beträgt wie Papierrechnungen 10 Jahre.
• Eine elektronische Rechnung muss in ihrem Ursprungsformat und unveränderbar elektronisch aufbewahrt
• Eine Papierrechnung darf eingescannt werden, aber…
  • sie muss bei Wiedergabe mit dem Original übereinstimmen.
  • die Informationen des Papierbeleges dürfen nicht verloren
  • die Datei darf nach dem Scannen nicht mehr verändert
  • Sie müssen sicherstellen, dass die E-Rechnung innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar *

Ein Blick auf die Vorteile elektronischer Rechnungen verrät: Es bestehen zahlreiche Vorzüge, die Sie mit dem Umstieg von Papierrechnungen auf den digitalen Rechnungsworkflow genießen. Sie sparen nicht nur deutlich an Kosten durch die Reduktion von Papier, Toner und Porto, haben Zeitersparnisse durch den Entfall von Laufzeiten, sondern besitzen zudem mehr Lager- bzw. Raumfläche und gewährleisten außerdem die direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit von Rechnungen. Hinzu kommen Liquiditäts- und Kostenvorteile, die die schnellere Rechnungszustellung an Kunden mit sich bringen.

Entsprechen Ihre Rechnungen den rechtlichen Anforderungen und sind optimal an Ihre internen Prozesse angepasst, kann nichts mehr schief gehen.

*Die oben genannten Anforderungen sind nur ein Auszug aus der GoBD und geben keine Gewährleistung auf Vollständigkeit. Um detailliertere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen zu erhalten, sprechen Sie Ihre Rechnungsprüfer und Steuerberater an oder entnehmen Sie diese bitte den GoBD.