Digitale Archivierung von alten Akten und Belegen

Nach der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen sehr papierarm arbeiten. Eingehende Rechnungen, Belege und andere Dokumente werden mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und stehen direkt im DMS zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die Auskunftsfähigkeit im laufenden Betrieb erhöht sich enorm, denn Dokumente sind durch die OCR Erkennung und Volltextsuche in sekundenschnelle auffindbar. Die zukünftige Dokumentenarchivierung erfolgt auf Wunsch vollautomatisch. Doch wie verhält es sich mit alten analogen Dokumenten im Archiv des Unternehmens?

Analoge Archive mit enormen Kosten und Nachteilen

Geschäftsdokumente müssen jahrelang aufbewahrt werden. Daher gibt es in den meisten Unternehmen immer noch Räume voller Schränke mit alten Akten und Dokumenten. Oder noch schlimmer: Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sind mit Aktenschränken „dekoriert“ und verengen Räume und Flure. Die Archive verursachen unnötige Koste und bergen enorme Risiken. Der Zeitaufwand um ein einzelnes Dokument im Archiv zu finden ist groß, sofern es überhaupt wieder auffindbar ist. Sollte es zu einem Feuer- oder Wasserschaden kommen ist das Archiv unwiderruflich zerstört. Auch im Normalfall verursachen Archive Kosten für Raummiete, Heizung und Reinigung.

Scannen von analogen Akten, Belegen und Dokumenten

Die logische Konsequenz ist hier die komplette Digitalisierung des alten analogen Aktenbestandes und Überführung in ein digitales Archiv. Scandienstleister haben sich darauf spezialisiert, komplette Aktenbestände abzuholen, mit hochleistungsfähigen Dokumentenscannern zu digitalisieren und in verschiedenen Formaten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich kann der Kunde in der Regel wählen, ob digitalisierte Akten vernichtet oder aufbewahrt werden sollen. Entscheidet man sich für die Vernichtung, empfiehlt es sich dennoch die analogen Akten einen gewissen Zeitraum aufzubewahren um sicherzugehen, dass das digitale Archiv zur vollständigen Zufriedenheit erstellt worden ist. Sollen die Akten aufbewahrt werden, können diese dezentral und kostengünstig eingelagert werden.

Dokumentenarchivierung für Langzeitaufbewahrung

Bei der Archivierung von Geschäftsdokumenten muss sichergestellt werden, dass das Dateiformat auch zukünftig mit den dann vorhandenen Technologien lesbar sein wird. Als Dateiformate für die Archivierung haben sich hier TIFF und das PDF/A Format bewährt. Die elektronische Archivierung spart natürlich eine Menge Platz und Kosten, jedoch muss die Datensicherheit für zehn Jahre sichergestellt werden. Daher sollte die Backup Strategie eines Unternehmens das Langzeitarchiv nicht außer Acht lassen.