8. Dezember 2020

Die Digitalisierung durch Beratung aktiv gestalten

Die Digitalisierung durch Beratung aktiv gestalten

Ein Gastbeitrag von Jörg Högemann, Geschäftsführer bei der Einfach. Effizient. Treuhand-Unternehmensberatung

Eine der größten Herausforderungen der deutschen Wirtschaft stellt die Digitalisierung im Unternehmen dar. Dabei ist es möglich, mittels staatlicher Förderung von Beratungsleistungen den Grundstein für die Digitalisierung zu legen, denn:

„In den nächsten 10 Jahren werden wir an einem Punkt sein, an dem nahezu alles digitalisiert wird“

– Satya Nadella, CEO von Microsoft

Durch Unternehmensberatungen kann das benötigte Wissen zur erfolgreichen Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) eingekauft werden. Gleichzeitig zeigen die Berater Möglichkeiten der Investitionsförderung auf und beraten, wie Unternehmen investieren sollten, um sich nachhaltig digital und zukunftsorientiert aufstellen zu können. Um einen besseren Überblick über das mögliche Vorgehen bei der Beratung von Unternehmen zu geben beschreiben wir das Vorgehen anhand einer unserer Kundenprojekte bei einem mittelständischen Unternehmen.

Nach der Kontaktaufnahme zum Beratungsunternehmen erfolgt ein erstes, kostenfreies Gespräch, in dem Rahmenbedingungen, Ziele und Möglichkeiten der Beratung (zum Beispiel Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)) besprochen werden. Auch wird über passende Fördermöglichkeiten des Vorhabens gesprochen. Hierbei geht es vermehrt darum, dass der Berater und das Unternehmen sich kennenlernen, erste Vorstellungen einer möglichen Zusammenarbeit skizzieren und gemeinsame Ziele des Projektes festlegen. Daraufhin folgt ein Angebot von Unternehmensberaterseite mit den im Gespräch besprochenen Eckpunkten und Inhalten. Bei dem Beispielnternehmen kristallisierten sich in erster Linie die Themen Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen heraus. Hier stellt ein Dokumentenmanagementsystem wie Amagno eines der Kernelemente dar.

Das gesamte Vorhaben startet erst einmal mit einer Kick-Off-Veranstaltung mit den Beratern und allen beteiligten Mitarbeitern des Unternehmens. Dabei geht es darum, das Team mit ins Boot zu holen und ihm die Prinzipien, mit denen die Unternehmensberatung arbeitet, näher zu bringen, um den Prozess der Umgestaltung für alle transparent zu gestalten. Als Nächstes folgt der Digitalcheck, eine kurze Analyse zur Ermittlung des Digitalisierungsgrades und der vorhandenen IT-Struktur im Unternehmen. Gerade dies ist bei der Einführung eines DMS essenziell wichtig, um sicherzustellen, ob die aktuelle IT-Infrastruktur den Voraussetzungen entspricht. Dabei werden bereits Ansätze zur Optimierung aufgedeckt und Ansprüche an die zukünftige SOLL-Struktur des IT-Systems festgehalten. Darauffolgend wird in die Prozessanalyse gestartet: Vorhandene Prozesse und Abläufe im Unternehmen werden ermittelt, dokumentiert und analysiert.

Daraus werden Handlungsempfehlungen und ein individueller Fahrplan zur Abbildung der Prozesse im DMS für den Kunden entwickelt, in dem auch die nächsten Schritte und Handlungsfelder dargestellt sind. Dazu gehören auch die Vorstellung von Methodiken und Schritten in Form von Workshops oder Einzeltrainings. Im Beispielunternehmen sind bei der Analyse neben den Themen Digitalisierung und Prozessoptimierung auch Möglichkeiten zur Anpassung der bestehenden Prozesse an das DMS ein wichtiger Punkt. Ergänzend sind auch Themen der Führung und Kultur relevant geworden, um die Mitarbeiter in den Prozess der Umgestaltung besser integrieren zu können, aber auch darüber hinaus die Unternehmensentwicklung strategisch nachhaltig und zukunftsorientiert gestalten zu können. Danach kann über eine weitere Zusammenarbeit in der Umsetzungsbegleitung mit der Unternehmensberatung entschieden werden.

Damit das zu beratende Unternehmen die finanziellen Belastungen der Beratungsleistung nicht allein tragen muss, gibt es Förderprogramme des Bundes. Die Förderprogramme „go-digital“ und „Förderung unternehmerischen Know-hows“ unterstützen hierbei die Beratung zur Digitalisierung im Unternehmen sowie die strategische Planung der Umgestaltung. Das Beste für die Unternehmen vorweg: Die Beratungsunternehmen übernehmen hierbei die Antragsstellung. Die Bürokratie für die Unternehmen fällt somit weg.

go-Digital – Digitalisierungsberatung fördern lassen

Das Förderprogramm go-digital richtet richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen. Mit seinen drei Modulen Digitalisierte Geschäftsprozesse“, „Digitale Markterschließung“ und IT-Sicherheit“, bietet das Programm finanzielle Unterstützung bei der praxisorientierten Beratungsleistung, um Unternehmen digital auf dem neuesten Stand zu halten. Dabei stellt der steigende Sicherheitsbedarf an IT-Strukturen einen zentralen Punkt dar.

Das zu beratende Unternehmen entscheidet sich zusammen mit der Unternehmensberatung für ein Hauptmodul, dass mindestens 51 % der Beratungsleistung abdeckt. Im Hauptmodul sind bis zu 20 Tage förderbar und bei Bedarf kann aus den Nebenmodulen eine zusätzliche Beratungsleistung von bis zu 10 Tagen gefördert werden. Wählt man das Modul „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ oder „Digitale Markterschließung“ als Hauptmodul, kommen zwei Tage zum Thema „IT-Sicherheit“ obligatorisch hinzu.

Der Zuschuss beträgt maximal 16.500 € bei einer Förderquote von 50 % der Beratungsleistung. Das Unternehmen mit Hauptsitz oder Niederlassungsstelle in Deutschland darf hierbei maximal 100 Mitarbeiter sowie einen Vorjahresumsatz von 20 Mio. € nicht überschreiten. Die Beratung darf nur von einem autorisierten Berater erfolgen.

Die Kernaspekte der Module gestalten sich wie folgt:

 

IT-Sicherheit:

– Risiko- und Sicherheitsanalyse der bestehenden IT-Infrastruktur

– Maßnahmen zur Initiierung/Optimierung von betrieblichen IT-Sicherheitsmanagementsystemen

 

Digitale Markterschließung:

– Entwicklung einer Online-Marketing-Strategie

– Aufbau einer professionellen Internetpräsenz

– Einführung eines eigenen Online-Shops oder Nutzung externer Auktions-, Verkaufs- oder Dienstleistungsplattformen, auch Social-Media-Tools und dessen nachgelagerte Prozesse

 

Digitalisierte Geschäftsprozesse:

– Digitalisierung der bestehenden Prozesse

– Einführung von Lösungen zur Digitalisierung Gesamt- oder Teilprozesse des Unternehmens oder zwischen Unternehmen und Kunden bzw. Geschäftspartnern

– Digitalisierung von Arbeitsabläufen unter anderem in den Bereichen: Versand- und Retourenmanagement, Logistik, Lagerhaltung, elektronische Zahlungsverfahren

„Förderung unternehmerischen Know-hows“

Die „Förderung unternehmerischen Know-Hows“ des BAfA fördert Beratungsleistungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung und deckt somit die Themen der Optimierung des operativen Tagesgeschäftes bis hin zur Entwicklung einer auf das Unternehmen angepassten Digitalisierungsstrategie ab.

Die Förderquoten unterscheiden sich nach Art des Unternehmens und der Region: Je nachdem, ob es sich um ein Bestandsunternehmen, Jungunternehmen (weniger als 2 Jahre am Markt) oder ein Unternehmen in Schwierigkeiten handelt, steigen die Förderquoten. Auch werden Unternehmen in den neuen Bundesländern noch einmal verstärkt gefördert. Dabei variiert die Förderquote zwischen mindestens 50 % und maximal 90 % mit einer Gesamtfördersumme von 3000 € bis 4000 €.

Der genaue Förderumfang gestaltet sich wie folgt:

 

Jung- und Bestandunternehmen:

– Neue Bundesländer ohne Berlin u. Region Leipzig bis zu 80 %

– Region Lüneburg bis zu 60 %

– Alte Bundesländer mit Berlin u. Region Leipzig bis zu 50 %

Maximale Gesamtfördersumme: Jungunternehmen 4.000 €, Bestandsunternehmen 3.000 €

Unternehmen in Schwierigkeiten: Bundesweit bis 90 %, maximal 3.000 €

Landesspezifisch oder regional (z. B. landkreisbezogen) gibt es demnach weitere Programme, die zur Förderung von Beratungsleistungen und auch Investitionen von Dokumentenmanagementsystemen herangezogen werden können. Dies sollte entsprechend individuell geprüft werden.

Wichtig bei beiden Förderprogrammen: Der Beginn der Beratungsleistung darf erst nach Antragsstellung erfolgen. Die Einreichung der Unterlagen und Antragsstellung erfolgt bei beiden Förderprogrammen durch das Beratungsunternehmen. Somit entfällt ein Großteil der Bürokratie für das Unternehmen. Durch die kompetente Beratung qualifizierter Berater lässt sich nach einer spezifischen Prüfung ermitteln, welche Förderprogramme für das Vorhaben passen und wie diese idealerweise eingesetzt werden können.

Ergänzend zu den beiden oben genannten Programmen, die bundesweit gelten, wurde beim Beispielunternehmen für Schulung der Mitarbeiter das Programm „Weiterbildung in Niedersachsen“ der NBank eingesetzt, mit dem auch ca. 50 % der Trainingskosten gefördert werden können.

Landesspezifisch oder regional (z. B. landkreisbezogen) gibt es demnach weitere Programme, die zur Förderung von Beratungsleistungen herangezogen werden können. Dies sollte entsprechend individuell geprüft werden.

Welche weiteren Förderungemöglichkeiten Ihnen für Ihre Digitalisierungsvorhaben zur Verfügung stehen, finden Sie hier.

Quellen:

  • https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html
  • https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html

Über einfach.effizient. Treuhand:

Die einfach.effizient. Treuhand Unternehmensberatung berät kleine und mittelständische Unternehmen in allen Branchen von der Nutzung verschiedenster Förderprogramme bis hin zur Lösung für morgen. Neben der Beratung bieten wir maßgeschneiderte Lösungen und wirksame Umsetzungsunterstützung, damit Unternehmen neue Handlungsoptionen und mehr Freiheiten für unternehmerische Tätigkeiten erhalten.

Jörg Högemann
Jörg Högemann ist Gründer und Geschäftsführer der einfach.effizient. Treuhand Unternehmensberatung.

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