1. Juli 2015
BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen
Der digitale Austausch von Rechnungen ist seit dem 1. Juli 2011 deutlich vereinfacht worden. Die Zeiten der aufwendigen qualifizierten elektronischen Signatur oder Fokus auf das EDI-Verfahren sind vorbei – der Rechnungsaustausch jetzt Kinderleicht. Vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen mit einem Enterprise Content Management (ECM) in die digitale Zukunft bringen. Unser Artikel bietet einen kompakten Einblick und ergänzende Informationen zu den neusten Informationen des BITKOM.
Von vielen Unternehmen noch gar nicht erkannt, erhält der Umgang mit elektronischen Rechnungen seit diesem Jahr eine gleiche, wenn nicht sogar eine höhere Priorität in der Gesetzgebung als bislang (GoBD). Die Vorurteile und Ängste gegenüber der digitalen Welt stehen in keinem Verhältnis zum rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Nutzen eines ECM.
Elektronische Rechnungen sparen Kosten und Zeit
Als Absender von elektronischen Rechnungen an einen Empfänger benötigen Sie keine schriftliche Zustimmung des Empfängers. Diese kann automatisch durch die Akzeptanz der digitalen Rechnung erfolgen (stillschweigend/konkludent).
Hinweis: Durch den Versand digitaler Rechnungen sparen Unternehmen wertvolle Zeit, erhalten Rechnungsbeträge schneller und sparen Betriebskosten (Porto, Papier, etc.).
Empfehlenswert sind standardisierte Formate für die elektronische Rechnung, z.B. auf Basis des ZUGFeRD Formats mit den bereits eingebetteten Rechnungsinformationen für eine schnelle (automatisierte) Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. amagno unterstützt eingehende Rechnungen auf Basis des ZUGFeRD Standards.
Gewährleistung der Authentizität und Integrität
Das Unternehmen muss die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts prüfen. Neben der klassischen manuellen Rechnungsprüfung bieten sich Enterprise Content Management (ECM) Systeme wie amagno an. Der digitale Arbeitsplatz von amagno kann diese Prüfungen durch Schnittstellen zu relevanten (ERP) Systemen automatisiert durchführen, wenn gewünscht.
Die elektronische Rechnung muss für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Erhalten Sie digitale Rechnungen, müssen Sie als Unternehmen sicherstellen, dass diese jederzeit lesbar sind. Daher ist die Verwendung von Dateiformaten, die langfristig mit Softwarelösungen lesbar sind, sehr wichtig. So erreicht das PDF Format die höchste Verbreitung und Akzeptanz, da die Industrie sich auf die Langfristigkeit des Formats, z.B. PDF/A, geeinigt hat. Einfach ausgedrückt: Sie brauchen auch nach 10 Jahren eine Applikation, mit der Sie ein PDF betrachten können. amagno generiert automatisch von diesen Formaten Vorschaugrafiken im standardisierten PNG Format. Damit erhalten Firmen einen doppelten Schutz zur Gewährung der Lesbarkeit digitaler Rechnungen.
Hinweis: Die Qualität von elektronischen Rechnungen bleibt in der Darstellung immer perfekt, was man Papierdokumenten bereits oft nach wenigen Monaten nicht behaupten kann. Hier droht sogar ein Nachweisverlust gegenüber dem Betriebsprüfer.
Digital aufbewahren ist rechtlich und betriebswirtschaftlich relevant
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden. Eine Änderung oder Löschung während des Aufbewahrungszeitraums ist gesetzeswidrig. Digital erhaltene Rechnungen sind unkompliziert aufzubewahren und durch den Einsatz von ECM Systemen erhöht sich die rechtliche Qualität Ihrer Prozesse erheblich. ECM Systeme, wie der digitale Arbeitsplatz von amagno, erlauben keine Löschung während des Aufbewahrungszeitraums. Sie erkennen Manipulationen.
Hinweis: Digitale Systeme sind örtlich flexibler, als Tonnen Papier, wie sich mehr als oft während der schon jährlich etablierten Flutkatastrophen zeigt. Weiterhin wird eine Menge an Lagerraum gespart der anderweitig sinnvoll genutzt werden kann. Auch lassen sich Papierdokumente einfacher mutwillig vernichten, als sorgfältig abgelegte digitale Dokumente.
Wichtig ist, dass technisch (Scanner, ECM, Hardware, etc.) und organisatorisch (Verantwortlichkeiten, Geschäftsprozesse, etc.) sichergestellt ist, dass die digitalen Dokumente gemäß dem geltenden Recht verwaltet werden. Die dazu verwendete Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen anzupassen. Und auch dazu bietet sich das ECM mit einem Versionsmanagement perfekt an.
Hinweis: Während Papierdokumente digitalisiert werden dürfen (ersetzendes Scannen/GoB/GoBD), ist der Ausdruck und anschließende Vernichtung einer digital erhaltenen Rechnung rechtlich nicht korrekt.
Der größte finanzielle Nutzen: Workflows und Auskunftsfähigkeit
Die eindeutige und zeitliche Wiederauffindbarkeit von Belegen beim Einsatz eines ECM ist nicht nur rechtlich gefordert, sondern ein enormer Vorteil für ein Unternehmen. Moderne Systeme, wie amagno, verfügen über hochleistungsfähige Volltextsuchmaschinen, welche auf Basis von beliebigen Begriffen aus Millionen Belegen die gesuchten in wenigen Sekunden zurückliefern. Auch bei gescannten Dokumenten. Kein Vergleich zu einer Recherche in Aktenschränken und Archivräumen im Keller.
Das ist nicht nur für den Betriebsprüfer notwendig, denn auch Ihre Mitarbeiter werden die Zeitersparnis zu schätzen wissen. Jeder betreffende Mitarbeiter recherchiert direkt von seinem Arbeitsplatz aus alle notwendigen Dateien, Belege und Emails. Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15-20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden. Durch unsere Projekte gehen wir davon aus, dass Mitarbeitern bis zu 30% der täglichen Arbeitszeit durch die eingesparte Suchzeit via ECM für wichtigere Aufgaben zur Verfügung steht.
Noch drastischere Vorteile erleben Unternehmen in den Workflows. Oftmals braucht ein Rechnungsbeleg Tage bis sogar Wochen bis zum Eintreffen in der Buchhaltung. Genervte Lieferanten wenden sich an die Buchhaltung oder die Geschäftsführung, die nicht auskunftsfähig ist und ihre und die Zeit der Mitarbeiter für die Auskunft verbrennen. Im Rahmen des digitalen Rechnungseingangs ist diese Situation sofort beendet. Rechnungen laufen digital und in Minuten durch die Unternehmen. Jederzeit durch alle Beteiligten auffindbar.
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amagno ist Mitglied des BITKOM und beschäftigt sich im Arbeitskreis ECM Markt und Strategie mit den Zukunftsthemen des Enterprise Content Management
