28. Oktober 2013

Beweiskraft elektronischer Dokumente

„Ist amagno zertifiziert?“ – ist eine Frage, die uns sehr oft gestellt wird. amagno versteht sich als Lösung, um Datei- und Papierberge zu vermeiden. Wir verstehen selbstverständlich das Interesse der Unternehmen, sicher zu sein, Papier auch wirklich vernichten zu dürfen. Die Verantwortung dafür liegt trotzdem letztendlich immer in der Position des Geschäftsführers eines Unternehmens, wenn es um die Aufbewahrungspflicht gegenüber den Finanzbehörden geht. Eine Softwarelösung, wie amagno, ist Teil einer Lösung, um Papier bestmöglichst zu vermeiden (Lesen Sie dazu auch unsere Sonderseite zum Thema Zertifizierung).

Die Beweiskraft elektronischer Dokumente (gescannter Belege) ist trotzdem immer noch oft ein „schwammiges Thema“, durch viele Ursachen provoziert.

Einige Veröffentlichungen in Print- und Onlinemedien haben in den letzten Monaten nicht unbedingt zum Sicherheitsgefühl der Unternehmen beigetragen.

In einem Forum von Project-Consult gibt es eine lebendige Diskussion (Link zum Forumsbeitrag).

Hier möchte ich ein Zitat von Ulrich Kampffmeyer aus dem Forum wiedergeben:

„In der letzten Woche veröffentlichten einige Online-Ausgaben bekannter Medien Meldungen, die geeignet sind, eine starke Verunsicherung bezüglich der Beweiskraft gescannter Belege zu erzeugen. In den Headlines finden sich Formulierungen wie „Streitfall“, „Rechtsstreit“ oder „Finanzamt zweifelt eingescannte Rechnungen an“. Erst bei genauem Lesen wird deutlich, dass die Behauptungen von Unklarheiten lediglich Einzelmeinungen wiedergeben. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt demgegenüber fest, dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist. Die dabei einzuhaltenden Regeln sind klar definiert. Unsicherheiten bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente gibt es im Finanzverwaltungsverfahren nicht und hat es auch in der Vergangenheit nicht gegeben.“

Dazu gibt es auch ein offizielles Statement von der BITKOM: http://bit.ly/BITKOM-Beweiskraft

Update 04.11.2013

Auf der Webseite von Channelpartner.de gibt es jetzt weitere Informationen: http://www.channelpartner.de/channelcenter/drucken_archivieren/2549036/?r=662648324566187&lid=283457&pm_ln=37

Ein Auszug daraus:

„… Das Ergebnis: Je sorgfältiger ein Dokument eingescannt worden war, desto glaubwürdiger stufte der Richter die Dateien ein. Alexander Roßnagel rät deshalb zu digitalen Signaturen. Anhand dieser lasse sich auslesen, wer das ursprüngliche Papierdokument wann und auf welche Weise elektronisch gespeichert habe. Einfluss auf einen positiven Ausgang der simulierten Verfahren hatte auch, ob die Belege vor Manipulationen geschützt waren. … „Wurden die strittigen Belege für die Unternehmen von externen Dienstleistern, wie Steuerberatern eingescannt, hatte das Gericht so gut wie keine Zweifel an deren Echtheit“, fasste Roßnagel zusammen.“

Jens Büscher, Gründer von amagno meint dazu: „Ich finde es allerdings ein wenig befremdlich, dass damit automatisch den verantwortlichen Geschäftsführern automatisch eine Manipulation seiner Belege vorgeworfen wird, wenn durch Steuerberater eingescannte Belege einen höheren Stellenwert vor Gericht genießen. Immerhin ist der Geschäftsführer eines Unternehmens für eine ordnungsgemäße Buchhaltung verantwortlich und verpflichtet – mit drakonischen Strafen, wenn dies nicht erfüllt wird.“

Besonders wichtig für Unternehmen ist aber folgende Äußerung aus dem Artikel:

„Im Regelfall dürften aber selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen“, betonte der Vorsitzende Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg Ulrich Schwenkert.“

Jens Büscher
Jens Büscher, Gründer und CEO. Nach seiner Tätigkeit als Product Manager für die RedDot Solutions AG (Heute OpenText) gründete er 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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