1. Juni 2011

amagno veröffentlicht das magnetische Dokumentenmanagement

Seit 01.Juni 2011 ist das erste Meilenstein-Release des magnetischen Dokumentenmanagement Systems amagno verfügbar. Diese neue Softwaregeneration vereint klassisches Dokumentenmanagement mit modernen Aspekten aus sozialen Netzwerken. amagno wird wahlweise als Lösung mit Datenspeicherung in einer Internet-Cloud (NETWORK) und als skalierbare Lösung in Unternehmen (ENTERPRISE) angeboten. Die Internet-Lösung ist kostenfrei.
„Wir haben uns gefragt: Was bringen uns soziale Netzwerke, wenn wir für unsere Kontakte Dateien und Kommentare weiterhin aufwendig via E-Mail tauschen? Und im Ergebnis Dateien und E-Mails auch noch im Speicher-Chaos des Unternehmens verschwinden. Wir wünschten uns das automatische Sammeln von Inhalten zu bestimmten Themen ohne Ordnermeer und Redundanzen. Wir wollten eine ganz neue Art der Zusammenarbeit. Bodenständig, schnell, einfach und trotzdem modern. Das war der Startschuss für das soziale Dokumentenmanagement amagno.“, so Jens Büscher, Gründer des Start-Ups amagno.

„Wir glauben, dass moderne Zusammenarbeit in Unternehmen einfacher, motivierender und anders sein muss. Dateien lassen sich durch unsere Magnet-Technologie als Ordnerersatz schneller speichern, als in Netzlaufwerken. Zudem kann ein Großteil der üblichen E-Mail Kommunikation eingespart werden. Die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg wird erheblich einfacher und kontrollierter. Dateien werden in Sekunden aus jeder Anwendung heraus wiedergefunden. Das Feedback zu unseren Online-Webinaren ist fantastisch. Ich denke, wir haben genau in’s Schwarze getroffen.“

Magnete statt Ordner

Der Clou an amagno sind Magnete. amagno verzichtet auf die klassische Ordner-Ablage und ersetzt diese durch Magnete. Die Regeln der Magnete sorgen für eine automatische Zuordnung von Dateien, E-Mails und Belegen zu frei definierbaren Themen, wie Aktenzeichen, Dokumentart, Status, Begriffe und vielem mehr. Eine Datei wird einmalig abgelegt, kann aber vielen Magneten gleichzeitig zugewiesen sein. Ändern sich der Inhalt oder Zusatzinformationen zur Datei, wird sich die Zuweisung der Magnete automatisch ändern.

Recherchestrukturen lassen sich ohne Risiko neu organisieren. Mühsames Verschieben von Dateien entfällt. Ebenso ist die Suche nach einem Speicherort für eine neue Datei nicht mehr notwendig. Große Dateimengen lassen sich problemlos importieren und durch die Magnete automatisch klassifizieren. Fehlablagen und Redundanzen werden verhindert.

Gruppen und Benachrichtigungen

Das erste Meilenstein-Release von amagno umfasst das Vernetzen von Personen in Kontextbezogenen Gruppen für beispielsweise Projekte, Akten, Abteilungen. Personen lassen sich einfach via E-Mail in Gruppen einladen. Durch den kostenfreien Client wird die Akzeptanz für den Einsatz erhöht.

amagno nutzt für Gruppen die von sozialen Netzwerken bereits bekannten Mitteilungssysteme. So kann jeder Beteiligte schnell Informationen mitteilen, beantworten oder kommentieren, ohne E-Mails zu versenden. Das Dokumentenmanagement selbst veröffentlicht automatisch Meldungen, beispielsweise über den Bearbeitungsstatus von Dateien. Um die Menge an Mitteilungen zu strukturieren, wurde ein neuartiges Ordnungssystem für Mitteilungen integriert. Damit wird eine Informationsüberflutung für die Benutzer verhindert und erlaubt die Konzentration auf das Wesentliche.

Dokumentenmanagement und Hot-Key Suche

amagno umfasst eine zentrale Speicherung von Dateien in den Gruppen und automatischer Strukturierung durch die Magneten. Der Papierkorb ermöglicht den Zugriff auf versehentlich gelöschte Inhalte; auch im Netzwerk. Dateien lassen sich via Doppelklick direkt aufrufen. Die Toolbox von amagno zeigt ergänzend die Meta-Informationen zur Datei und ermöglicht den Zugriff auf Änderungshistorien, Mitteilungen und vielem mehr.

Auf teure Integrationen in ERP, CRM oder Fachanwendungen möchte amagno möglichst verzichten. Dazu liefert der amagno Client eine Hot-Key Suche. Diese erlaubt es, über eine zentrale Tastenkombination aus jeder Anwendung heraus, die Suche im amagno innerhalb Sekunden durchzuführen. Dabei werden vorher markierte Werte für die Suche übernommen. Mitarbeiter sind dadurch nicht gezwungen, die Anwendung mühsam zu wechseln, um eine schnelle Suche durchzuführen. Die Toolbox zeigt zu jeder gefundenen Datei an, in welchem Text-Kontext der gesuchte Begriff gefunden wurde. Dateien lassen sich aus der Suche via Drag & Drop oder der Zwischenablage wieder in andere Systeme oder E-Mails übertragen.

Sicherheit

In allen Branchen ist die Sicherheit der Daten das höchste Gut. Die Sicherheitsdefizite bekannter sozialer Netzwerke sollen mit amagno nicht auftreten. Die Kommunikation zwischen der amagno Client Anwendung und der amagno Eco Cloud wird verschlüsselt und komprimiert durchgeführt. Dadurch lassen sich große Dateien sehr schnell, auch über langsame Internetverbindungen, übertragen. Ergänzend sichert amagno die Datenkonsistenz durch interne Echtheitszertifikate.

Meilenstein-Releases für viele weitere Funktionen

In den nächsten Monaten werden weitere Meilenstein-Releases von amagno veröffentlicht und über die automatischen, kostenfreien Updates ausgeliefert. Dazu gehört das umfassende Versionsmanagement, E-Mail und Langzeitarchivierung, Volltextsuche und Vorschaugrafiken Hunderter Dateiformate, Offline-Fähigkeit, mobiler Datenzugriff, frei definierbare Meta-Informationen, Workflows und vieles mehr.

amagno sofort kostenfrei einsetzen

Die Internet-Lösung amagno NETWORK steht unter http://amagno.me kostenfrei zum Download zur Verfügung. Die Menge an zusammenarbeitenden Benutzern ist nicht limitiert.

Dies gilt auch für die Unternehmenslösung amagno ENTERPRISE, in der die Menge der Benutzer unlimitiert ist. Mit amagno ENTERPRISE installieren Unternehmen amagno im Hause als On-Premise Lösung mit lokaler Datenspeicherung. Dies erlaubt die eigene Skalierung und zahlreiche individuelle Konfigurationsmöglichkeiten. Informationen dazu finden interessierte Unternehmen unter www.amagno.de

Janine Büscher
Als Professional Services Talent ist Janine bei AMAGNO verantwortlich für Alles rund ums Thema Support und Service, ob Training, Workshop oder Dokumentation.

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