22. Januar 2017

5 Dinge, die der Mittelstand für die Digitalisierung 2017 anpacken muss

Die meisten guten Neujahrsvorsätze dürften sich inzwischen schon wieder in Luft aufgelöst haben. Wir haben hier dennoch fünf gute Vorsätze für das Jahr 2017 aufgeschrieben. Ein wenig spät zwar, aber wir können es auch einen verfrühten Frühjahrsputz nennen.

1. Endlich das veraltete und unbrauchbare Netzlaufwerk ablösen.

Dokumente sind zwar in digitaler Form in einem Netzlaufwerk verfügbar, jedoch völlig ineffektiv. Mitarbeiter verschwenden täglich bis zu 30 Minuten Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, selbst wenn der Speicherort grundsätzlich bekannt ist. Entweder ist das Dokument dennoch nicht dort abgelegt oder in verschiedenen Versionen, so dass erst manuell geprüft werden muss, welche Version die gerade aktuellste ist.

Da jeder Mitarbeiter eine andere Sicht auf einen Vorgang hat, bauen sich oft parallele Ablagestrukturen auf. Das verursacht Wildwuchs, Chaos und viele Redundanzen auf dem Netzlaufwerk. Entsprechend hoch sind die Kosten für Speicherplatz und BackUp-Lösungen und entsprechend hoch ist auch die Gefahr von Verwechslungen verschiedener Versionen.

Mit AMAGNO wird das Netzlaufwerk überflüssig.

Die digitalen Magnete von AMAGNO ziehen Dokumente ihren Regeln entsprechend an. Damit kann ein einziges Dokument unter einer Vielzahl von Magneten wiedergefunden werden. Es handelt sich aber dennoch immer um dasselbe Dokument. Dabei ist es vollkommen unerheblich, wie es benannt wird. AMAGNO analysiert automatisch jedes importierte Dokument mit einer OCR-Texterkennung und macht es dort verfügbar, wo es hingehört.

2. Digitalisierung des alten staubigen Papierarchivs.

Auch das alte analoge Papierarchiv ist im Jahre 2017 dringend abzuschaffen. Selbst wenn ein Mitarbeiter keine wertvolle Arbeitszeit damit verschwendet, ein Dokument in Aktenschränken, Ordnern und Zettelchaos zu suchen, kostet es Unternehmen bares Geld. Für jeden Quadratmeter der mit alten Papierdokumente zugestellt ist, muss ein Unternehmen Miete, Nebenkosten und Instandhaltung bezahlen. Auch Archive direkt in den Büros der Mitarbeiter nehmen wertvollen Platz weg und wirken erdrückend. Und unsicher ist die Lagerung zusätzlich. In einem Brandfall kann das alte Archiv durch das Feuer selbst oder von Löschwasser komplett vernichtet werden.

AMAGNO macht das alte Papierarchiv überall verfügbar. In Sekundenschnelle.

Die Digitalisierung des alten Papierarchivs birgt enorme Vorteile und ist schnell gemacht. Dienstleister scannen Unmengen alter Aktenordner und können diese anschließend automatisch im AMAGNO Dokumentenmanagement bereitstellen. So sparen Unternehmen zukünftig nicht nur viel Geld für Miete und Nebenkosten oder verwenden den gewonnenen Platz für sinnvollere Dinge, sondern sind auskunftsfähiger als jemals zuvor. Bei Rückfragen zu Aufträgen, die Jahrzehnte zurückliegen, findet AMAGNO selbst in Millionen von digitalisierten Akten das gewünschte Dokument innerhalb von wenigen Sekunden.

Dabei kann das komplette Archiv nicht nur für jeden Standort in der (Private) Cloud verfügbar gemacht werden. Durch eine sichere Digitalisierung ist das Archiv auch zukünftig dauerhaft verfügbar und eine Backup-Lösung schützt vor Datenverlust. Auch im Brandfall.

3. Mitarbeiter bei der Digitalisierung des Mittelstands mit einbeziehen.

Die Digitalisierung kostet Jobs. Das ist zumindest eine oft verbreitete Meinung. Hinzu kommt bei Mitarbeitern in der Regel die Angst vor Veränderungen. Es geht bei der Digitalisierung zwar um Veränderungen, ziemlich massive sogar, aber eben nicht um den Abbau von Jobs. Vielmehr ermöglicht es die Digitalisierung gerade mittelständischen Unternehmen, sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren.

Die Mitarbeiter mitzunehmen und frühzeitig in Veränderungen mit einzubeziehen ist sehr wichtig. Wie wir das früher schon betont haben, funktioniert eine erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie nur mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Ansonsten werden neue Prozesse und Werkzeuge nicht angenommen und die eigentlich positiven Veränderungen drohen zu scheitern.

AMAGNO ist intuitiv und bietet bewährte Werkzeuge.

Bei der Entwicklung von AMAGNO wird stets sehr viel Wert auf eine übersichtliche und intuitive Bedienung gelegt, so dass sich neue Anwender schnell zurechtfinden. Funktionsbuttons werden nur dann automatisch eingeblendet, wenn diese auch wirklich benötigt werden.
Die Anwender finden Werkzeuge vor, die sie auch vor der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse verwendet haben. Zum Beispiel beim Versehen einer Rechnung mit einem Posteingangsstempel. Oder bei der Ergänzung eines Dokuments mit Anmerkungen, Post-It oder Schwärzungen. Das funktioniert mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement genauso wie vorher, nur eben digital und für jeden jederzeit nachvollziehbar.

4. Den Server in ein zertifiziertes Rechenzentrum auslagern.

Es gilt ernsthaft zu prüfen, ob es sinnvoll ist, einen eigenen Server Inhouse, das heißt innerhalb des Unternehmens, zu betreiben. In aller Regel ist dies deutlich kostenintensiver, als einen Server im Rechenzentrum zu hosten. Hierbei geht es nicht um eine Shared Cloud, also das Teilen eines Servers mit weiteren Unternehmen zu teilen, sondern schlicht seinen eigenen Server im Rechenzentrum zu betreiben. Die enormen Kosten für Betrieb, Wartung und Ausfallsicherheit des Rechenzentrums werden jedoch geteilt. Dies ermöglicht auch jederzeit einen bequemen und sicheren Zugriff mehrerer Standorte oder Außendienstmitarbeiter auf die Geschäftsdokumente und Dateien.

Ein AMAGNO Server ist hochverfügbar und komplett verschlüsselt.

Durch den Betrieb des AMAGNO Servers in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum sind die Dokumente und Dateien eines Unternehmens jederzeit verfügbar und zudem extrem sicher. Alle abgelegten Dateien sind verschlüsselt und auch die Verbindung zwischen dem AMAGNO Client und dem AMAGNO Server findet komplett verschlüsselt statt. Der redundante Betrieb von zwei Servern ermöglicht auch im unwahrscheinlichen Störfall eine ständige Verfügbarkeit der Daten. Die externe Lagerung von BackUps stellt sicher, dass keinerlei Daten verloren gehen können. Selbst bei einem Stromausfall in der Region des Rechenzentrums betrifft dies in der Regel nicht dessen Betrieb, da leistungsstarke Dieselgeneratoren die Server weiterhin mit der benötigten Energie versorgen. Ist dies auch bei einem Inhouse-Betrieb möglich?

Grundsätzlich ja, aber nicht mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand.

5. Angst vor dem Scheitern aufgeben. Unternehmen müssen 2017 noch agiler werden.

Immer wieder werden in Unternehmen IT-Projekte gestartet, die den gesamten Tätigkeitsbereich umfassen und eine monatelange Projektplanung erfordern. Oft auch ohne vollständige Gewissheit, ob die Veränderung den gewünschten Erfolg bringt. Natürlich sind Insellösungen zu vermeiden, doch statt monatelange theoretische Vorbereitungen zu treffen, müssen Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung im Denken und Handeln viel agiler werden.

Ein ganz wichtiger Punkt ist hierbei, die Angst vor dem Scheitern abzulegen. Ohne dabei kopflos zu handeln, müssen Unternehmen in der Lage sein, Veränderungen mutig anzugehen. Und das kurzfristig, um im globalen Wettbewerb bestehen zu können.

Wenn Unternehmen zehn Ideen zur Verbesserungen Ihrer Prozesse ausprobieren, scheitern in der Regel neun davon. Dennoch ist mit der einen verbleibenden Idee mehr gewonnen, als man durch die anderen neun verliert. Die Alternative ist, sich aus den zehn Ideen eine herauszupicken und diese nach monatelanger Planung umzusetzen. Nur, um schließlich festzustellen, dass diese eigentlich vielversprechende Idee doch eine der neun ist, die letztendlich scheitern.

Den Mittelstand für die Digitalisierung fit machen: AMAGNO testen.

Probieren Sie die Einführung eines Dokumentenmanagements einfach aus. Wir bieten Interessenten jederzeit die Möglichkeit, eine Testumgebung in unserer AMAGNO Business Cloud zu erhalten, um so die Vorteile einer digitalen Kundenverwaltung oder eines digitalen Rechnungsworkflows zu erleben. Von Anfang an haben Interessenten die Möglichkeit, direkt produktiv im AMAGNO Dokumentenmanagement zu arbeiten und ihre eigenen Anforderungen umzusetzen.