Geschäftsprozesse mit amagno
Das amagno DMS vereint als Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) modernste Technologie, wie Archiv, Workflow, Scanning, Social Networking, Enterprise Search, Volltextsuche, Versionsverwaltung in einer DMS Unternehmenslösung und einer kostenlosen DMS Freeware
"Magnetische" Akten
Erzeugen Sie mandantenfähige digitale Akten mit Dateien, Belegen und E-Mails,
so einfach, wie nie zuvor. Amagno sammelt Ihre Inhalte automatisch.
Magnete sorgen für die automatische mehrfache Zuordnung von Inhalten
zu verschiedenen Begriffen oder Themen.
Versionsmanagement
amagno bietet verschiedene Optionen für ein Versionsmanagement.
Angefangen von keiner über zeitlich limitierte bis rechtskonformer Versionierung.
Vergleichen Sie Versionen inkl. optischer Darstellung der Versionsunterschiede.
Stellen Sie vorherige Versionen wieder her. Verwenden Sie unseren "Zeitsprung", um
sich Ihre gesamte Ablage zu einem vergangenen Zeitpunkt anzusehen.
Zusatzinformationen
amagno erkennt, neben den Dateiinhalten selbst, auch zahlreiche Zusatzinformationen
(Meta-Infos) zu Daten. Beispielsweise Bildauflösungen oder Beschreibungen. Dazu lassen
sich problemlos weitere Informationsfelder hinzufügen, z.B. Schlagworte. Mit Stempeln
können Sie Sets an Informationsfeldern hinzufügen. Dies sogar für mehrere Inhalte gleichzeitig.
Kombinierte Dokumente
In vielen Bereichen verweisen wichtige Dateien auf andere Dateien,
beispielsweise im Konstruktionsbereich. In amagno können Sie Dateien
hierarchisch kombinieren, so dass Sie auf Ihrem Arbeitsplatz, aber auch
Unterwegs, stets alle notwendigen Dateien lesen und bearbeiten können (ab Q2 2012)
Volltextsuche
amagno extraiert aus Hunderten Dateiformaten den Textinhalt.
Er ist die Basis zur sehr schnellen Suche - auch bei Millionen
Inhalten. Sie erhalten die Ergebnisse innerhalb von wenigen Sekunden.
Dazu sucht findet amagno auch über Ihre selbst definierbaren Zusatzinformationen.
Hotkey Suche
Starten Sie die Suche aus jeder Windows Anwendung heraus über
eine Tastenkombination. Vorher markierte Begriffe werden automatisch
in die selbstständig startende Suche übernommen. Dazu sucht amagno im
Dokumentinhalt (Volltext) ebenso wie in den Meta-Informationen. Teure
Integrationen sind damit nicht mehr notwendig.
Unterwegs arbeiten
Der Arbeitsplatz hilft Ihnen auch bei der Arbeit Unterwegs. Setzen
Sie sich auf den Status „Unterwegs“, können Sie ohne Netzwerkverbindung
mit Ihren Dateien auf dem amagno Arbeitsplatz arbeiten. Mögliche Kollisionen
mit der Bearbeitung anderer Mitarbeiter werden behoben (ab Q2 2012).
Mobiler Zugriff
Greifen Sie mit dem Webportal von amagno über moderne Browser, Smartphones oder
Tablets bequem auf Ihre Daten zu. Surfen Sie durch die Dateien, finden Sie Dokumente oder
führen Sie sogar Workflows durch (Q2 2012).
Dateivorschau
Für viele Dateiformate, beispielsweise Microsoft Office, erzeugen
wir Vorschaugrafiken im PNG und PDF Format. Durch das Dateivorschaufenster
können Sie schnell und einfach die Dateien betrachten, ohne dass Sie
diese vom Server laden oder in der entsprechenden Anwendung öffnen müssen.
Dazu werden die Vorschaugrafiken auch in den Übersichtslisten angezeigt.
Inhalte verwenden
Aus dem Suchergebnis dürfen Sie gefundene Inhalte direkt via
Drag & Drop in andere Anwendungen übertragen. Dies ist beispielsweise ideal,
wenn Sie aus einer E-Mail Anwendung heraus eine Datei suchen und diese
dann direkt als Anlage einfügen.
Fundstellenanzeige
amagno bietet Ihnen nicht nur ein Suchergebnis innerhalb von
wenigen Sekunden, sondern zeigt Ihnen in der Toolbox von amagno
auch an, in welchem Textzusammenhang die gesuchten Begriffe im
Dokument vorgekommen sind. Inklusive farbiger Hervorhebung.
Rechte
In Abhängigkeit der Rolle eines Mitglieds einer Gruppe werden die
Möglichkeiten über Rechte gesteuert. Durch ein
simples Drag & Drop werden Sie Mitglieder und Rechte steuern.
Papierkorb
Damit Inhalte nicht versehentlich verloren gehen, steuern Rechte
die Möglichkeit der Löschung. Gelöschte Inhalte finden Sie schnell im
übergreifenden Papierkorb wieder. Stellen Sie versehentlich gelöschte
Inhalte wieder her oder löschen Sie diese endgültig.
Integration Fachanwendungen
Egal, mit welcher ERP, CRM oder Fachanwendung Sie arbeiten: Mit amagno
wollen wir auf teure Integrationen verzichten und bieten daher über unsere
Clients eine Hot-Key Suche. Diese rufen Sie aus jeder Anwendung und aus
Browser heraus auf. Vorher markierte Inhalte werden automatisch als Suchbegriff
übernommen.
Kontakte
Alle sozialen Kontakte aus Ihren Gruppen, beispielsweise Freunde,
Kollegen, externe Mitarbeiter oder Projektbeteiligte, stehen Ihnen in
der Kontaktliste bereit. Über simples Drag & Drop erzeugen Sie Ad-Hoc
neue Gruppen für die gemeinsame Dateibearbeitung, Austausch und Informationsaustausch
über die Mitteilungen. Künftig binden Sie auf Wunsch auch bekannte soziale
Netzwerke ein.
Gruppen
Der zentrale Kern von amagno sind Gruppen. Hier verwalten Sie Ihre
Inhalte, Magnete, Stempel vieles mehr. Gruppen bilden Sie für Organisationseinheiten,
Teams oder Projekte. Laden Sie Beteiligte in Gruppen via E-Mail ein
und arbeiten Sie schnell, effektiv und dezentral zusammen. Die Mitteilungen
halten alle Mitglieder der Gruppen auf dem Laufenden.
Statusmeldungen
Mit dem Status teilen Sie Ihren Kontakten mit, ob Sie sich im Büro
oder Unterwegs befinden. Ob Sie gerade ein Telefonat haben oder sich
in einem Meeting befinden. Teilen Sie Ihre Abwesenheit, z.B. Urlaub
oder Krankheit mit und definieren Sie Vertreter. Sparen Sie damit Ihren
Kontakten unnötigen Aufwand.
Nachrichten
Die Mitteilungen sind eine der interessantesten Innovationen in amagno.
Schreiben Sie in Ihren Gruppen Mitteilungen oder kommentieren und bewerten
Sie diese. Ebenso werden automatisch viele Aktionen automatisch mitgeteilt,
beispielsweise, welcher Inhalt neu hinzugefügt oder geändert wurde.
Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen lebt und wie Sie 50% Ihrer E-Mails
sparen können.
Digitale Belegverarbeitung
Scannen Sie direkt aus dem amagno Client Ihre Papierdokumente ein.
Verwenden Sie Trennblätter, die Sie mit Zusatzdaten für eine schnellere
Zuordnung anreichern können. Durch die Magnete sortieren sich Ihre
Dokumente automatisch ein.
Massenbelegverarbeitung
Für Massenbelegverarbeitung empfehlen sich professionelle
Multifunktionsgeräte sowie entsprechende Softwarelösungen im Hintergrund.
Je nach Ihren Anforderungen bieten wir oder unsere Lösungspartner
maßgeschneiderte Lösungen.
Geschäftsprozesse (Workflows)
Auf schwer erlernbare Workflow/BPM Designer wollen wir verzichten.
Die Magnete von amagno bieten die Grundlage für ein einzigartiges neues
Konzept für schnelle und effiziente Geschäftsprozesse: Die Stempel.
Die Stempel ermöglichen einfache, flexible und schnell anpassbare Abläufe (Q2 2012).
Mitarbeiterbezogene Stempel
Wie im wirklichen Leben definieren Sie, welche Mitarbeiter bestimmte
Stempel verwenden dürfen. Der Umstieg von klassischer Papierarbeit auf eine
digitale Arbeit wird den Mitarbeitern sehr schnell gelingen (Q2 2012).
Parallele Prozesse
Durch die Stempel werden Sie beispielsweise gleichzeitige Entscheidungen
für sachliche und fachliche Freigaben erreichen. Die Magnete warten,
bis mehrere Stempel für einen Inhalt angewendet werden (Q2 2012).
Automatische Bedingungen
Die Magnete in amagno sind ideal für die Auswertung von Bedingungen,
beispielsweise die Höhe von Rechnungsbeträgen oder Nummernbereiche für Zuständigkeiten (Q2 2012).
Reduzierte Durchlaufzeiten
Sobald Stempel auf Inhalte angewendet werden, wird dieser anderen
Magneten und damit auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Manuelle "Laufzeiten", Personal- und Betriebskosten entfallen. Entdecken Sie,
wie schnell die verantwortliche Arbeit im Team sein kann (Q2 2012).
Rückverfolgung
Durch das integrierte Nachrichtensystem von amagno werden die Kollegen
über gestempelte Inhalte informiert. Gleichzeitig dient das Nachrichtensystem
auch zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit von Geschäftsentscheidungen (Q2 2012).
Indexierung
amagno bietet Ihnen je nach Bedarf selbst, oder über unsere Partnerprodukte,
eine manuelle oder automatische Indexierung an. Die Indexdaten
werden ggf. mit Ihren Drittsystemen für eine Gültigkeit geprüft.
Die Indexdaten werden von amagno als Meta-Informationen übernommen.
OCR und Barcode
amagno liefert für Multipage TIFF eine eigene einfache OCR Engine mit.
Diese kann für Sie durch andere Systeme wie Abbyy oder Omnipage ersetzt werden.
Unsere Partnerprodukte erkennen problemlos gängige Barcode-Systeme für z.B.
Blatttrennung oder Indexinformationen.
Druckertreiber
Für ausgehende Belege leiten Sie den Ausdruck über spezielle Druckertreiber
um. Diese erstellen vor dem Ausdruck ein PDF/A Dokument, welches via amagno
automatisch wieder zugeordnet wird.
Unternehmensübergreifend
Ein wichtiges Element der Zusammenarbeit liegt darin, die
Unternehmensgrenzen zu überwinden. Aus diesem Grund soll amagno
die Arbeit in Gruppen auch mit Personen außerhalb des Unternehmens
ermöglichen. Daher ist die Zahl der Benutzer unlimitiert.
Langzeitarchiv / Compliance
Zur rechtssicheren Nachvollziehbarkeit wichtiger Dokumente, beispielsweise
Handelsdokumente, werden diese automatisch mit einer Zeitbefristeten
Archivierungslaufzeit belegt. Damit sichern Sie sich rechtlich gegen
Ämter oder Personen nach Innen oder Außen ab. Das Finden archivierter
Inhalte ist sehr einfach.
Mandatenfähig
Unser umfassendes Sicherheitskonzept ermöglicht es, dass alle
Kontakte auch nur die Gruppen, Dateien, Magnete und Mitteilungen
sehen können, die zusammengehören. Der Zugriff auf andere Inhalte
ist ohne explizite Einladung oder Zuweisung nicht möglich.
Datensicherheit
Ein Grund, warum wir für die Benutzer einen regulären Client bevorzugen,
ist die hohe Datensicherheit von amagno. So bald ein Inhalt von amagno
empfangen wird (bereits auf Client-Seite), wird er verschlüsselt und
komprimiert. Informationen zu unseren Sicherheitsmechanismen.
