Funktionsübersicht

Das amagno DMS vereint als Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) modernste Technologie, wie Archiv, Workflow, Scanning, Social Networking, Enterprise Search, Volltextsuche, Versionsverwaltung in einer DMS Unternehmenslösung und einer kostenlosen DMS Freeware

Magnete statt Ordner

Ordner sind starre, unflexible Speicherorte. Sie erzeugen Redundanzen. Erzeugen Sie Magnete mit Regeln. Ihre Inhalte werden dann von einem oder mehreren Magnete automatisch angezogen. Damit organisiert sich Ihre Ablage fast von selbst. Sie vermeiden Kopien und Redundanzen. Noch viel besser: Zukünftig müssen Sie beim Speichern keine großen Ordnerstrukturen mehr durchkämmen.

Persönlicher Arbeitsplatz

Ihre Sicherheitszone: Über den amagno Arbeitsplatz nehmen Sie via Drag & Drop Inhalte in Bearbeitung. Erst, wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, geben Sie die Inhalte via Drag & Drop wieder als neue Version in Ihre Gruppe. Nutzen Sie kombinierte Dokumente, werden auch alle weiteren notwendigen Dateien automatisch auf den Arbeitsplatz kopiert.

Hot-Key Suche

Sie werden über die integrierte, schnelle Suche Ihre notwendigen Inhalte problemlos wiederfinden. Beispielsweise auch im Text vieler Formate. Die Suche reagiert auf Ihrem Windows PC aber auch Systemübergreifend mit einer Tastenkombination. So starten Sie eine Suche direkt aus Ihrer täglichen Anwendung, beispielsweise ERM, CRM oder E-Mail Client.

"Speichern unter" aus Anwendungen

Sie können direkt aus Anwendung Dateien öffnen und speichern. Dazu stellt amagno Ihnen in Ihren „Eigenen Dateien“ auf dem PC ein neues Symbol zu Verfügung. Es repräsentiert Ihren Arbeitsplatz von amagno direkt im Dateisystem. Ein Speichern oder Öffnen mit jeder Anwendung ist damit kein Problem mehr. Auch nicht das Importieren von vielen Dateien, z.B. aus einfachen Scannersystemen.

Kombinierte Dokumente

In vielen Bereichen verweisen wichtige Dateien auf andere Dateien, beispielsweise im Konstruktionsbereich. In amagno können Sie Dateien hierarchisch kombinieren, so dass Sie auf Ihrem Arbeitsplatz, aber auch Unterwegs, stets alle notwendigen Dateien lesen und bearbeiten können.

Unterwegs arbeiten

Der Arbeitsplatz hilft Ihnen auch bei der Arbeit Unterwegs. Setzen Sie sich auf den Status „Unterwegs“, können Sie ohne Netzwerkverbindung mit Ihren Dateien auf dem amagno Arbeitsplatz arbeiten. Mögliche Kollisionen mit der Bearbeitung anderer Mitarbeiter werden behoben.

Dateivorschau

Für viele Dateiformate, beispielsweise Microsoft Office, erzeugen wir Vorschaugrafiken im PNG und PDF Format. Durch das Dateivorschaufenster können Sie schnell und einfach die Dateien betrachten, ohne dass Sie diese vom Server laden oder in der entsprechenden Anwendung öffnen müssen. Dazu werden die Vorschaugrafiken auch in den Übersichtslisten angezeigt.

Toolbox

Mit der Toolbox steuern Sie alle Möglichkeiten zu einem Inhalt. Sie sehen oder bearbeiten die Eigenschaften eines Inhalts, definieren die Rechte von Gruppen, bestimmten die Regeln für die Magnete und vieles mehr. Die Toolbox ist der einfache Zugang zu allen Möglichkeiten und verhindert intransparente Dialogführungen. Sie sehen alles, auf einen Blick, in der Toolbox.

Rechte

In Abhängigkeit der Rolle eines Mitglieds einer Gruppe werden die Möglichkeiten über Rechte gesteuert. amagno differenziert dabei zwischen Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Administrieren. Durch ein simples Drag & Drop werden Sie die Mitglieder und Rechte steuern.

Versionsmanagement

Über amagno steuern Sie, ob Inhalte überschrieben oder nachhaltig mit Versionen nachvollziehbar gemacht werden. Mit den Versionen überschreibt amagno keine Inhalte mehr, sondern legt die vorherige Version mit einer Versionsnummer ab. Alte Versionen können Sie nachträglich betrachten und wieder herstellen.

Papierkorb

Damit Inhalte nicht versehentlich verloren gehen, steuern Rechte die Möglichkeit der Löschung. Gelöschte Inhalte finden Sie schnell im übergreifenden Papierkorb wieder. Stellen Sie versehentlich gelöschte Inhalte wieder her oder löschen Sie diese endgültig, um wieder Festplattenkapazität freizugeben.

Langzeitarchiv / Compliance

Zur rechtssicheren Nachvollziehbarkeit wichtiger Dokumente, beispielsweise Handelsdokumente, werden diese automatisch mit einer Zeitbefristeten Archivierungslaufzeit belegt. Damit sichern Sie sich rechtlich gegen Ämter oder Personen nach Innen oder Außen ab. Das Finden archivierter Inhalte ist sehr einfach. Nur-Lese-Speicher (WORM) werden unterstützt.

Kontakte

Alle sozialen Kontakte aus Ihren Gruppen, beispielsweise Freunde, Kollegen, externe Mitarbeiter oder Projektbeteiligte, stehen Ihnen in der Kontaktliste bereit. Über simples Drag & Drop erzeugen Sie Ad-Hoc neue Gruppen für die gemeinsame Dateibearbeitung, Austausch und Informationsaustausch über die Mitteilungen. Künftig binden Sie auf Wunsch auch bekannte soziale Netzwerke ein.

Gruppen

Der zentrale Kern von amagno sind Gruppen. Hier verwalten Sie Ihre Inhalte, Magnete, Stempel vieles mehr. Gruppen bilden Sie für Organisationseinheiten, Teams oder Projekte. Laden Sie Beteiligte in Gruppen via E-Mail ein und arbeiten Sie schnell, effektiv und dezentral zusammen. Die Mitteilungen halten alle Mitglieder der Gruppen auf dem Laufenden.

Statusmeldungen

Mit dem Status teilen Sie Ihren Kontakten mit, ob Sie sich im Büro oder Unterwegs befinden. Ob Sie gerade ein Telefonat haben oder sich in einem Meeting befinden. Teilen Sie Ihre Abwesenheit, z.B. Urlaub oder Krankheit mit und definieren Sie Vertreter. Sparen Sie damit Ihren Kontakten unnötigen Aufwand.

Aktive Mitteilungen

Die Mitteilungen sind eine der interessantesten Innovationen in amagno. Schreiben Sie in Ihren Gruppen Mitteilungen oder kommentieren und bewerten Sie diese. Ebenso werden automatisch viele Aktionen automatisch mitgeteilt, beispielsweise, welcher Inhalt neu hinzugefügt oder geändert wurde. Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen lebt und wie Sie 50% Ihrer E-Mails sparen können.